Hoe beantwoord ik een e-mail op een professionele manier

Het is waar dat het correct beantwoorden van zakelijke e-mails uw slagingskans zal vergroten bij het zakendoen in de 21e eeuw. Talloze e-mails in de zakenwereld worden verzonden om informatie te ontvangen, een eis te stellen, een klacht in te dienen of een plan uit te voeren. Om deze e-mails professioneel te beantwoorden, moet u ze beantwoorden op basis van de vraag van de afzender.

Er zijn eigenaardige manieren om de e-mails die u ontvangt professioneel te beantwoorden. Let op deze tien tips om het ontvangen van een e-mail als ondernemer of individu te erkennen.

1 – Waardeer de afzender

Appreciatie is een associatie van erkenning. Als ontvanger kunt u de afzender voor u winnen door eenvoudigweg een ‘dank u’-antwoord te sturen als bevestiging van ontvangst van de e-mail. Bijvoorbeeld, uw klant stuurde een klacht e-mail. De eerste stap om zo’n klant te winnen is niet een reactie maar waardering. U kunt een e-mail als deze sturen:

Voorbeeld I – Een e-mail professioneel bevestigen

‘Bedankt, we hebben uw e-mail ontvangen.’

E-mails die een afzender waarderen, wekken zeker de indruk dat de ontvanger geen snob is.

2 – Wees recht door zee

Ben direct wanneer u een e-mail professioneel wilt bevestigen. Maak uw uitspraken duidelijk en wees specifiek. Bevestig de ontvangst van de e-mail als individu of als vertegenwoordiger van een bedrijf.

3 – Werk aan het brandpunt

Het brandpunt van de e-mail die u hebt ontvangen, moet voldoende worden uitgewerkt om te laten zien dat u de ontvangst van de e-mail daadwerkelijk erkent. U kunt de aandachtspunten aanpassen aan de aanvullende informatie die u als antwoord aan de afzender wilt toevoegen.

4 – Verstuur een tijdgebonden bericht

Een bedrijf kan zijn niveau van effectiviteit en efficiency laten zien door zijn reactie op e-mails van klanten.

In een geval waarin een klant een klachtmail stuurt, kunt u de e-mail bevestigen door een tijdslimiet te verzenden voor wanneer de aan de orde gestelde kwesties zullen worden aangepakt. U vindt een voorbeeld later in deze post.

Als u een e-mail ontvangt die u niet onmiddellijk kunt bijwonen, bevestigt u de e-mail en vertelt u de afzender wanneer de kwestie zal worden aangepakt.

5 – Beleefde presentatie

Het gezegde ‘er zijn twee kanten aan een munt’ bevestigt het feit dat omstandigheden van dingen zowel positief als negatief kunnen zijn.

Uw reactie op een e-mail moet worden gebaseerd op de informatie die de e-mail presenteert. De informatie kan zowel positief als negatief zijn. Als u erkent dat u een e-mail hebt ontvangen, mag u geen emoties van boosheid en frustratie uitstralen. Presenteer uw bevestiging van de e-mail beleefd om te laten zien dat u de standpunten van de afzender respecteert.

6 – Geef de nodige suggesties

Er zijn momenten dat een ontvanger een e-mail bevestigt omdat de kwesties niet van dien aard zijn dat ze via een e-mail kunnen worden opgelost. Geef in dergelijke gevallen de nodige suggesties om de door de afzender aan de orde gestelde problemen op te lossen. De afzender kan worden verzocht naar het bedrijf te komen of iemand te ontmoeten. Dergelijke suggesties dienen duidelijk te worden vermeld.

Exemplaar II – Een e-mail op professionele wijze bevestigen

Beste John,

Het spijt ons dat u problemen heeft ondervonden met de overboeking die wij naar uw bankrekening hebben gestuurd. Het kan zijn dat u naar uw bank moet om dit probleem op te lossen. Vraag uw account officer om ons te schrijven via onze klantenondersteuning e-mail, en hij of zij moet uw affiliate id citeren zodat wij uw identiteit kunnen verifiëren.

Als dit het probleem niet oplost, laat het ons dan weten zodat wij verdere stappen kunnen ondernemen. Dank u.

Regards,

7 – Beantwoord de vragen

Er zijn e-mails die vol staan met vragen. U kunt de ontvangst van dergelijke e-mails bevestigen door antwoord te geven op die vragen, zonder een uitzondering te maken. Als u die vragen niet onmiddellijk kunt beantwoorden, geef dan een termijn waarbinnen de antwoorden zullen worden toegezonden.

Soms zijn er vragen die dringend een antwoord behoeven. Op dit soort vragen moet onverwijld worden geantwoord.

8 – Betrek de afzender

Er zijn e-mailberichten waarbij u de afzender moet betrekken. De afzender heeft immers een positieve bijdrage aan u geleverd en u wilt de ontvangst van zijn positieve bijdrage bevestigen. U kunt de afzender er ook bij betrekken door hem de mogelijkheid te bieden in volgende e-mails vragen te stellen of verzoeken te doen.

U kunt de afzender er ook bij betrekken door hem te laten weten dat hij zijn opmerkingen over de activiteiten waaraan hij heeft bijgedragen, kan sturen via de e-mail die u hebt ontvangen.

Voorbeeld III – Een e-mail op professionele wijze bevestigen

Hi James,

Dank u voor uw snelle reactie. Ik ben blij dat je de web app erg nuttig vond. Je zult zeker meer functionaliteit ontdekken in de komende dagen.

Voel je vrij om contact met me op te nemen voor een functieverzoek, suggestie of klacht op elk gewenst moment. Ik zal zeer blij zijn om te helpen in any way.

Best regards,

9 – Highlight the Uniqueness of Your Sender

U kunt een e-mail ontvangen die de capaciteiten van de afzender laat zien, bijvoorbeeld een e-mail die gaat over een sollicitatie met het cv van de afzender als bijlage. In uw bevestiging van een dergelijke e-mail moet u de professionele prestaties van de afzender vermelden om aan te geven dat het cv van de afzender is gecontroleerd en dat het bedrijf de prestaties van de afzender respecteert.

Voorbeeld III – Een e-mail op professionele wijze bevestigen

Dear Ruth,

We zijn blij dat u geïnteresseerd bent in een samenwerking met ons bedrijf. Het verheugt ons dat u uw MBA op zo’n jonge leeftijd hebt afgerond.

Uw cv is doorgegeven aan onze personeelsafdeling. U kunt contact met ons opnemen als u binnen de komende vijf werkdagen geen bericht van hen ontvangt.

Wij wensen u het beste met uw sollicitatie.

Regards,

10 – Gedetailleerde informatie

Gedetailleerde informatie moet worden verstrekt in de ontvangstbevestiging om verwarring te voorkomen. U moet de e-mail van de afzender bevestigen door enkele gedetailleerde gegevens te verstrekken, zoals data waarop de noodzakelijke procedures zullen worden uitgevoerd.

Bijvoorbeeld, een bevestiging voor een sollicitatiegesprek moet gedetailleerde informatie geven over de datum van het gesprek, de tijd en de plaats.

Nadat een bedrijf e-mails naar hun klanten heeft gestuurd waarin wordt gevraagd naar de mate van tevredenheid van hun klanten over hun goederen en diensten, kan een klant een bevestigingse-mail sturen om de diensten van het bedrijf te waarderen. De klant moet adequate informatie verstrekken, zoals specifieke producten die maken dat de diensten van het bedrijf de waarderingse-mail verdienen.

Conclusie

In conclusie, houd in gedachten dat het belang van het professioneel bevestigen van e-mails niet genoeg kan worden benadrukt. Door dit steeds te doen, onderscheidt u zich van de concurrentie en blijven uw klanten terugkomen.