Het kiezen van het begin van uw fiscale jaar is een van de eerste dingen die u moet doen bij het opzetten van een nieuw bedrijf. Het klinkt misschien als het gemakkelijkste om te doen, maar deze ene kleine stap heeft zeker een grote impact.
Naast andere dingen, zal uw fiscale jaar dicteren uw bedrijfsstrategie en uw inkomstenbelastingaangifte tijdschema. Het zal bepalen hoe u de financiële status van uw bedrijf volgt en hoe u dit aan uw aandeelhouders rapporteert. Een strategisch geplande fiscale periode kan ook uw activiteiten verbeteren, u helpen kosten te besparen en uw bedrijf aantrekkelijk maken voor potentiële investeerders.
Hoe besluit u wanneer u uw fiscale jaar begint?
Laten we eerst eens bekijken wat een fiscaal jaar is en kijken naar de factoren die het beïnvloeden.
Wat is een fiscaal jaar?
Een fiscaal jaar is een periode van 12 maanden waarover u de financiële situatie van uw bedrijf bijhoudt. Het begint op het punt waar u de jaarlijkse financiële administratie van uw bedrijf begint. Aan het einde van deze periode van 12 maanden hebt u een jaar aan financiële gegevens die u kunt gebruiken om uw belastingen en de financiële gezondheid van uw bedrijf te bepalen.
In tegenstelling tot een gewoon jaar, hoeft een fiscaal jaar niet te beginnen op 1 januari en eindigen op 31 december. U kunt ervoor kiezen om het op elk punt te laten beginnen, zolang het maar 12 opeenvolgende maanden omvat.
Als bedrijfseigenaar kunt u het fiscale jaar kiezen dat het meest logisch is voor uw bedrijf. Dit kan ofwel
- het kalenderjaar zijn, of
- uw eigen fiscale jaar, d.w.z. elke periode van 12 opeenvolgende maanden die niet eindigt op 31 december
Het volgen van het kalenderjaar is de eenvoudigste optie, maar zoals u zult leren, werkt dit niet voor alle bedrijven en alle industrieën. Bij het kiezen van een fiscaal jaar moet u rekening houden met verschillende factoren, waaronder de aard van uw bedrijf, fiscale doeleinden en seizoensgebonden variaties in de activiteiten van uw bedrijf.
Hoewel u het op elk gewenst moment kunt beginnen, is het gebruikelijk voor ondernemers om hun fiscale jaar aan het begin van bepaalde kwartalen af te trappen. Fiscale jaren worden echter meestal uitgedrukt in termen van een einddatum van het jaar, dus je zult mensen vaak horen praten over “het fiscale jaar dat eindigt op 31 maart” of “het fiscale jaar dat eindigt op 30 september.”
Nu we de definitie van het fiscale jaar hebben doorgenomen, laten we eens kijken naar de factoren die u moet overwegen wanneer u beslist wanneer u het fiscale jaar van uw bedrijf begint.
Fiscaal jaar en belastingen
Als u de enige eigenaar van uw bedrijf bent, vereist de wet op de inkomstenbelasting dat u het standaardbelastingjaar volgt. Hetzelfde geldt als u aandeelhouder bent in een S-vennootschap of als uw bedrijf is geregistreerd als een eenpersoonsvennootschap met beperkte aansprakelijkheid (LLC). Als het bedrijf een partnerschap is, moet het belastingjaar hetzelfde zijn als het belastingjaar van de partners.
Naast eenmanszaken, partnerschappen, S-vennootschappen en LLC’s moet ook het fiscale einde van persoonlijke dienstverleningsbedrijven het kalenderjaar volgen.
Reguliere C-vennootschappen kunnen al dan niet het kalenderjaar volgen, afhankelijk van wat voordeliger is.
Hoewel de IRS liever heeft dat kleine bedrijven het kalenderjaar volgen, zullen ze toestemming geven voor u om een fiscaal jaar te volgen als er een dwingende reden is om dat te doen. U kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een boekhoudperiode te volgen die is gebaseerd op de natuurlijke verkoopcyclus van bedrijven in uw branche.
Fiscaal jaar en verkoopcycli
Bijna elke branche heeft zijn eigen unieke verkooppatronen. Detailhandelszaken hebben bijvoorbeeld de neiging het drukst te zijn tijdens de feestdagen met Thanksgiving, Kerstmis en Nieuwjaar. De meeste dienstverlenende bedrijven hebben daarentegen het hele jaar door pieken en dalen, afhankelijk van de aard van de verleende dienst.
Als uw bedrijf in de loop van het jaar geen grote veranderingen in verkoopvolume doormaakt, zou het goed moeten werken om zich aan het standaardkalenderjaar te houden. Als uw bedrijf echter uitgesproken seizoensgebonden variaties ondergaat, kunt u kiezen voor een fiscaal jaar dat de natuurlijke verkoopcyclus van uw branche volgt.
Is uw bedrijf het type dat volgens het kalenderjaar wordt belast? Als het antwoord nee is, kunt u ervoor kiezen uw belastingjaar te baseren op het einde van de drukste periode voor uw bedrijf. Bijvoorbeeld, het natuurlijke einde van het boekjaar voor detailhandelaren is in januari, na de kerstvakantie rush en de pre-inventaris verkoop periode. Daarom beginnen detailhandelaren hun boekjaar meestal in februari.
Als u een bedrijf hebt in woningverbetering of landschapsarchitectuur, hebt u waarschijnlijk niet veel activiteit tijdens de wintermaanden, met minder klanten die hun gazons onderhouden of de tijd hebben om renovatieprojecten uit te voeren. In dit geval is een boekjaar dat begint in maart of april gunstig, omdat het uw meest winstgevende maanden in de eerste helft van het jaar plaatst.
Front-loading uw boekjaar laat u uw beste beentje voor zetten financieel en is een enorme hulp bij het aanvragen van leningen of proberen investeerders aan te trekken.
Om dezelfde reden kunnen bedrijven die een opleving in de verkoop ervaren tijdens de zomer gaan met een 30 september fiscaal jaareinde. Evenzo hebben sportscholen en fitnessclubs er baat bij hun boekhoudperiode te beginnen tijdens de feestdagen, wanneer gezondheidsgerelateerde voornemens voor het nieuwe jaar bovenaan het netvlies staan.
Fiscaal jaar en boekhouding
Beheert een accountant uw financiële overzichten? Als u ja hebt geantwoord, dan kunt u wat geld besparen door een boekjaar te volgen dat niet overeenkomt met het kalenderjaar.
Boekhoudkantoren zijn ook seizoensgebonden bedrijven. Dit type bedrijf piekt meestal aan het einde van het standaard kalenderjaar, wanneer de meeste bedrijven traditioneel hun boeken sluiten. Dit betekent dat als u ervoor kiest om uw financiële jaar op een ander moment af te ronden, u mogelijk gebruik kunt maken van het laagseizoentarief van uw accountant en wat geld kunt besparen.
Accountants hebben ook meestal drukke seizoenen aan het einde van elk kwartaal, dus u wilt die periodes misschien ook vermijden.
Andere factoren
Naast de belangrijkste die hierboven zijn genoemd, kunnen bedrijfseigenaren ook op basis van deze factoren besluiten tot een boekjaar.
- Operationeel gemak: Om de boekhouding, bankafstemmingen en inventarisatie wat vlotter te laten verlopen, hebben veel bedrijven een boekjaar dat samenvalt met de laatste dag van de maand.
- Belastingafdracht: Veel bedrijfseigenaren plannen hun fiscale jaar om ervoor te zorgen dat ze in staat zullen zijn om hun schuld te vereffenen. Dit wordt gewoonlijk gedaan door de uiterste datum voor de belastingaangifte van het bedrijf te laten samenvallen met een periode van goede cashflow, d.w.z. na het hoogseizoen van het bedrijf.
- Financiële verslaglegging: De meeste ondernemingen hebben een boekjaar dat ver verwijderd is van de datum van oprichting. Als een bedrijf bijvoorbeeld op 1 februari is opgericht, kunnen de directeuren van het bedrijf 31 januari als einde van het boekjaar nemen. Dit wordt gedaan zodat het bedrijf financiële gegevens heeft voor een volledig jaar van activiteiten voordat het eerste fiscale jaar eindigt.
Het wijzigen van uw fiscale jaar
U kunt uw huidige fiscale jaar om een aantal redenen wijzigen. Maar als u dat doet, moet u ook uw belastingjaar veranderen. En hier wordt het lastig.
Om uw belastingjaar te wijzigen, moet u toestemming krijgen van de IRS. Dit betekent dat u IRS-formulier 1128 (Application to Adopt, Change, or Retain a Tax Year) moet invullen. Voor persoonlijke dienstverlenende bedrijven, S-bedrijven en partnerschappen kan het nodig zijn IRS-formulier 8716 in te dienen, zodat zij een ander belastingjaar dan het kalenderjaar kunnen gebruiken.
Als u dit voor de eerste keer doet, wilt u misschien de hulp van een belastingadvocaat inroepen. De vragen zijn talrijk en ingewikkeld en u zult er zeker van willen zijn dat u alles correct beantwoordt. Om goedkeuring te krijgen, moet u de richtlijnen van de IRS volgen en een legitieme zakelijke reden hebben om de wijziging aan te vragen.
In plaats van uw fiscale jaar ergens in de toekomst te moeten wijzigen, vermijdt u de rompslomp door van meet af aan een goed geïnformeerde beslissing te nemen. Dit betekent dat u het nodige onderzoek moet doen en een boekhouder of belastingdeskundige moet raadplegen voordat u een beslissing neemt.
Vragen om te stellen
Samengevat zijn dit een paar vragen die u kunt stellen bij het kiezen van een boekjaar voor uw bedrijf.
- Hoe is uw bedrijf georganiseerd?
- Volgens de richtlijnen van de IRS, welk type belastingjaar zou u moeten volgen?
- Heeft uw bedrijf goed gedefinieerde seizoenen van hoge en lage omzet?
- Wat is het beste kwartaal van uw bedrijf voor het genereren van inkomsten?
- Welk boekjaar volgen andere bedrijven in uw branche?
- Voelt u zich comfortabel met een boekhoudperiode die niet het kalenderjaar volgt?
De manier waarop u uw boekjaar instelt, heeft invloed op elk onderdeel van uw bedrijf – van uw financiële strategie tot uw belastingen, van uw administratie tot uw zakelijke groei. Maar laat u niet afschrikken. Houd de bovenstaande vragen in gedachten bij het uitzoeken van het beste fiscale jaar voor uw bedrijf en u zult goed op weg zijn.