ACH-betalingen, waarbij geld wordt opgenomen van de bankrekening van een klant via het ACH-netwerk (Automated Clearing House), bieden een aantal duidelijke voordelen ten opzichte van de verwerking van papieren cheques. Specifiek, ACH-betalingen kunnen u zowel tijd als geld besparen.
Hoewel ACH eenvoudig lijkt, zijn de onderliggende processen eigenlijk enigszins complex, waarbij een proces van zeven stappen met zes verschillende entiteiten is betrokken. Deze entiteiten omvatten de Originator – de persoon of entiteit die de transactie initieert; de Orginating en Receiving Depository Financiële instellingen (twee afzonderlijke entiteiten); ACH-operators en ontvangers.
Zoals u zich kunt voorstellen, is de communicatie en coördinatie van fondsen over zoveel partijen een ingewikkeld samenspel; maar als een bedrijf dat ACH-betalingen accepteert, kan de tijd nemen om te begrijpen hoe ACH-betalingen moeten worden opgezet, helpen het onboarding-proces te stroomlijnen en het risico van ACH-weigeringen te verlagen.
Als u op zoek bent om te beginnen met het opzetten van ACH-betalingen voor uw bedrijf, hier zijn vier cruciale dingen die u moet weten.
Wat uw bedrijf nodig heeft om ACH-betalingen te verwerken
Om ACH-betalingen te accepteren, hebt u eerst een merchant account nodig met een Payment Processor, die helpt bij het verbinden van de verschillende stukken die een ACH-transactie vormen. Terwijl het opzetten van een merchant account is niet ingewikkeld, het selecteren van de juiste Merchant Account Provider voor uw bedrijf kan lijken op die manier, als gevolg van het aantal opties beschikbaar. Van provider tot provider, zijn er tal van variabelen die uw ervaring kan beïnvloeden. Om te beginnen, de meerderheid van de Merchant Account Providers vergrendelen hun klanten in contracten die kunnen variëren van twee tot zes jaar, en vaak zijn er boetes voor vroegtijdige beëindiging. Echter, sommige bieden maand-tot-maand-diensten. Niet alleen heeft dit type provider kunt u wijzigingen aanbrengen zonder boetes, maar u kunt ook vinden dat een provider die heeft om uw voortdurende loyaliteit te verdienen kan gaan de extra mijl om u tevreden.
Zoals met credit card verwerking en andere betalingsvormen, vindt u ook dat vergoedingen en andere kosten, alsmede uitbetaling schema’s kunnen variëren, dat is de reden waarom je zou willen doen wat vergelijking shopping.
U zult ook een manier nodig om betalingen via het ACH-netwerk te verwerken. Deze omvatten dingen zoals cheque scanners evenals Virtual Terminals, die veilig opslaan accountgegevens en ook kunt u automatische betalingen voor abonnementen en andere lopende kosten in te stellen.
Welke informatie u nodig hebt van klanten die met ACH willen betalen
Om betalingen te kunnen verwerken, hebt u ook enkele belangrijke gegevens van uw klanten nodig:
- Voor- en achternaam van de rekeninghouder
- Routing- en rekeningnummer
- Accounttype (betaal- of spaarrekening)
U dient toestemming te verkrijgen om de bankrekening van een klant te belasten of terug te betalen. Naast de bovenstaande informatie moet een dergelijke machtiging ook het bedrag van de transactie vermelden, of het een eenmalige of periodieke betaling is, en als het een periodieke betaling is, de begindatum en de frequentie. Dergelijke autorisatie is ook belangrijk omdat het een belangrijke manier is om uw bedrijf te beschermen in het geval van een geschil.
Common Reasons ACH Transactions Are Rejected
Wanneer ACH-betalingen worden geweigerd, vertraagt dit uw vermogen om betaald te worden, onderbreekt het uw cashflow en loopt het zelfs het risico om NOC (Notification of Change)-kosten te maken. Twee van de meest voorkomende redenen voor ACH-afwijzingen hebben betrekking op onjuiste bankrekeningnummers of onjuiste transit-/routingnummers. In sommige gevallen is een klant van bank veranderd en vergeten u op de hoogte te brengen; in andere gevallen kan een bank haar routingsysteem hebben gewijzigd. Elk van deze scenario’s brengt u in gevaar voor kosten.
U kunt het risico van meerdere NOC-kosten verminderen door te zoeken naar een oplossing zoals de Virtuele terminal van PayJunction, die in staat is om sommige bankgegevens automatisch te corrigeren, zodat de afwijzing zich niet opnieuw voordoet bij volgende transacties. Misschien wilt u ook een kostenbeleid invoeren dat klanten stimuleert om hun rekeninginformatie onmiddellijk bij te werken door weigeringen te bestraffen, zoals u misschien kosten voor onvoldoende saldo voor papieren cheques moet betalen. Zorg ervoor dat u transparant bent, zodat klanten niet worden verrast als ze een vergoeding moeten betalen.
Hoe terugkerende transacties in te stellen
Een van de vele voordelen die ACH kan bieden ten opzichte van papieren cheques is dat het enkele van de belangrijkste pijnpunten van het beheer van terugkerende betalingen kan verminderen. Het innen van betalingen op een doorlopende basis kan veel handmatig werk met zich meebrengen – u moet bijhouden wat verschuldigd is en wanneer, ervoor zorgen dat de cheque op tijd is ontvangen, en dan naar de bank gaan om een storting te doen – elke keer weer. Maar u kunt al die rompslomp elimineren door terugkerende transacties in te stellen. Dit betekent dat u een transactie eenmaal kunt instellen, en er zeker van kunt zijn dat deze automatisch wordt verwerkt op het schema van uw keuze – vergeet alleen niet ervoor te zorgen dat uw klant terugkerende ACH-transacties autoriseert en niet een eenmalige betaling.
Lees meer over terugkerende ACH-betalingen.
Heeft u ACH-betalingen voor uw bedrijf ingesteld? Was het eenvoudiger, moeilijker of precies zoals u had verwacht? Deel uw ervaring hieronder.