Hoe u een projectaanvraagformulier opstelt (en waarom uw bedrijf er een nodig heeft)

Of u een project nu honderd keer eerder hebt afgerond of voor een nieuwe uitdaging staat, met een formeel projectaanvraagformulier voorkomt u dat de hele operatie ontaardt in een spel van verbroken telefoongesprekken en verspilde middelen.

Hoe goed de discipline van uw team ook is, als alles wat zij hebben om op af te gaan wanneer u een project aanvraagt een vage boodschap is en hun geheugen van de eisen, dan gaat u vroeg of laat een probleem hebben. Of er wordt een project gestart dat uw tijd niet waard is, of uw instructies gaan verloren in de doorsijpeling naar degenen die actie ondernemen.

Tijdens manoeuvres gaf een brigadier die het bevel voerde over een brigade in Aldershot, het volgende door aan de dichtstbijzijnde kolonel:

“Vijand rukt op vanaf de linkerflank. Stuur versterkingen.”

Tegen de tijd dat hij het einde van de rechterflank bereikte, werd het bericht ontvangen:

“Vijand rukt op met ham-shanks. Stuur drie en vier pence! – Garson O’Tool, die een echt voorbeeld geeft van een telefoonstoring in 1914

Zelfs als het algemene doel niet wordt verminkt voordat het de frontlinies bereikt, heeft het team dat de projectaanvraag ontvangt weinig tot geen kans om het grote geheel te zien, waardoor ze zich distantiëren van de voordelen die het project zou kunnen opleveren.

Dus, als u liever aan uw belangrijkste projecten werkt zonder tijd en middelen te verspillen, lees dan verder. Het is tijd om een bedrijfssysteem te creëren om uw projecten te organiseren in officiële, gestandaardiseerde verzoeken die precies laten zien wat het project is, wie eraan zal werken, wanneer het moet worden uitgevoerd, en welke middelen eraan zijn toegewezen. Het is tijd om een formeel projectaanvraagformulier op te stellen.

Wat is een projectaanvraagformulier?

Projectaanvraagformulieren leggen de kerndetails van een project vast, zodat alle betrokkenen kunnen zien wat het is, waarom het de moeite waard is om het te voltooien, hoe lang het zou moeten duren, welke middelen eraan zijn toegewezen, enzovoort. Als u iets moet vragen (of gevraagd bent) dat verder gaat dan het lenen van een pen, heeft u er baat bij een officieel aanvraagformulier op te stellen om ervoor te zorgen dat er niets verloren gaat of wordt vergeten.

Het is ook een geweldige manier om te voorkomen dat er door uw bedrijf heen gemengde berichten worden verspreid.

Denk aan aanvraagformulieren als projectvoorstellen, maar in plaats van een project voor te leggen aan uw manager, CEO of belanghebbenden, zijn zij degenen die verzoeken om het project te voltooien. Voorstellen vragen “kunnen we dit doen?”, terwijl verzoekformulieren u vertellen “we moeten dit doen”.

Dit stelt managers in staat om precies te definiëren wat een project moet zijn, hoe het te bereiken, en de voorspelde waarde te laten zien aan iedereen die eraan werkt, waardoor ze gemotiveerd raken om het werk gedaan te krijgen. Iedereen weet waar het om gaat, en zo kan het project op betrouwbare wijze (en met vertrouwen) worden gefinancierd en voltooid.

Met andere woorden, elk projectaanvraagformulier moet voldoende informatie bevatten om het hele project over te brengen aan de teams die eraan gaan werken, en ook om zonder verwarring van start te kunnen gaan. Het is onvermijdelijk dat u informatie en updates zult moeten delen naarmate de dingen vorderen, maar in het begin moet dit alles bieden wat iedereen nodig heeft om enige vooruitgang te boeken.

Geef uw gratis aanvraagformulier

Voordat we in de zware details duiken, als u op zoek bent naar een gratis formulier dat u kunt aanpassen en gebruiken om uw aanvragen te standaardiseren, zoek dan niet verder. Met het onderstaande sjabloon voor projectaanvragen kunt u projectaanvragen indienen, de juiste teamleden toewijzen, uw voortgang bijhouden en nog veel meer door te profiteren van de beste procesdocumentatiesoftware op de markt.

Waarom zijn ze belangrijk?

Projectaanvraagformulieren helpen zowel de mensen die het project aanvragen als degenen die eraan zullen werken door duidelijkheid te brengen aan beide kanten.

Het team dat aan het project werkt, kan beginnen zodra het is goedgekeurd in plaats van tijd te verspillen met extra vergaderingen, chats in Slack, en algemene verwarring. Het is een van de beste manieren waarop u duidelijk en beknopt een project kunt beschrijven en hoe het te starten.

Deze duidelijkheid, samen met de algemene informatie in het aanvraagformulier (zoals de verwachte einddatum, scope en budget), helpt ook de voortgang van het project van tevoren te plannen en kleinere deadlines te stellen, wat betekent dat het veel waarschijnlijker is om op schema te blijven.

Voor de mensen die het projectaanvraagformulier indienen, helpt het formele document ervoor te zorgen dat alle aangevraagde projecten een realistische reikwijdte hebben en daadwerkelijk de moeite waard zijn om op te richten. Het gestandaardiseerde formaat zorgt ervoor dat elke invalshoek wordt overwogen en dat de kosten zwart op wit worden afgewogen tegen de voorspelde baten, waardoor de waarde van het project en de te leveren prestaties kristalhelder worden.

Dit formulier aan het team dat verantwoordelijk is voor het project laten zien, geeft hen ook de kans om eventuele zorgen over het project kenbaar te maken voordat er tijd of middelen aan worden besteed. Als er iets niet klopt of als het tijdverspilling lijkt, kan de zaak door alle betrokkenen worden besproken en kan er een weloverwogen beslissing worden genomen over de vraag of het project moet worden voortgezet, of het aanvraagformulier moet worden aangepast, of dat het moet worden geschrapt en in plaats daarvan op iets anders moet worden gericht.

Hoe maak je een projectaanvraagformulier

Het maken van een bruikbaar projectaanvraagformulier is niet moeilijk. Het schrijven van een formulier dat consequent zal worden gebruikt en alle informatie biedt die uw team nodig heeft, samen met de motivatie om op schema te blijven en resultaten van hoge kwaliteit te produceren, is een heel andere zaak.

Gelukkig zijn er een paar eenvoudige principes die u kunt volgen om ervoor te zorgen dat u zowel een effectief aanvraagformulier maakt zonder de dingen onnodig vervelend en saai te maken. Hoofdzakelijk moet u:

• Beslis over een consistent formaat
• Kies een project om aan te vragen
• Bedek de basisdetails in uw aanvraag
• Houd de dingen eenvoudig
• Maak uw deadlines en toegewijde middelen redelijk
• Heb een vast indienings- of herinneringssysteem

Laten we elk van deze een beetje meer in detail duiken.

Beslis over een consistent formaat

Zoals bij het leren schrijven van een procedure, moet u eerst beslissen over een vast formaat dat uw projectaanvraagformulier zal volgen. Dit betekent dat projecten kunnen worden vergeleken en gecontrasteerd als u ooit niet zeker weet welke u bij een team moet aanvragen; het uniforme formaat maakt het gemakkelijk om de investering en de verwachte waarde van alle projecten te zien.

Het hebben van een digitaal formaat (of op zijn minst een digitale kopie) voor het formulier is ook een must, omdat dit een go-to resource oplevert waarnaar later in de ontwikkeling van het project gemakkelijk kan worden verwezen en die veel gemakkelijker kan worden gedeeld tussen teamleden. En dan heb ik het nog niet eens over het feit dat het veel eenvoudiger is om een enkele digitale kopie (zoals het sjabloon van eerder in dit bericht) up-to-date te houden als de aanvraag moet worden herzien, dan om alle fysieke exemplaren af te drukken en te vervangen.

Er is geen vaste regel voor de opmaak, maar zolang u alle relevante details kunt vermelden, deze gemakkelijk kunnen worden gedeeld en bijgewerkt, en de kans klein is dat ze worden verwijderd of verloren gaan, zou u goed moeten kunnen werken.

Kies een project

U kunt pas een projectaanvraagformulier schrijven als u daadwerkelijk een project hebt gekozen. Hier loont het om een soort voorafgaande analyse van de waarde van potentiële projecten te hebben voordat u begint, omdat dat uw grootste indicator zal zijn van wat de moeite waard zal zijn om eerst aan te werken.

In geval van twijfel, heb een vergadering met degene die betrokken zal zijn bij het project en bespreek de tijd en middelen die het zal kosten in vergelijking met de voordelen die u zult ontvangen en andere informatie, zoals eventuele tijdgevoelige elementen. Als u een project hebt dat belangrijk en dringend is, een groot voordeel voor uw bedrijf zal opleveren en niet te veel tijd zal kosten om het te verwezenlijken, moet u dat project eerst aanvragen.

Begrijp de basisdetails

Nu is het tijd om de basisdetails van uw project in het aanvraagformulier op te nemen. Hoewel deze enigszins zullen veranderen afhankelijk van de aard en de omvang van het project, samen met de betrokken teams en de omvang van uw bedrijf, zijn de basisvragen die u moet beantwoorden de volgende:

• Wat is het project?
• Waarom is het belangrijk?
• Welke voorspelde voordelen zal dit opleveren?
• Waar zal het worden uitgevoerd?
• Wie zal eraan werken?
• Hoe zal het worden uitgevoerd?
• Wanneer zal het worden voltooid?
• Wat is nodig om het te voltooien?

De sleutel hier is ervoor te zorgen dat u genoeg overbrengt om iedereen aan het project te laten werken terwijl u hen overtuigt van de voordelen die het zal brengen. Als uw team het belang van hun taken begrijpt (bijvoorbeeld in relatie tot de rest van het bedrijf of zelfs hun eigen team) is de kans groter dat zij het project op tijd en met een hoge kwaliteit zullen afronden.

Dat betekent echter niet dat u het recht hebt om pagina’s lang te wauwelen…

Houd het simpel

De kus des doods voor elk gedocumenteerd proces, methode of verzoek is om het zo overdreven gedetailleerd te maken dat de persoon die het leest het volledig negeert. Mensen willen niet worden verteld wat ze moeten doen – ze willen gewoon dat het werk gedaan wordt en uit de weg.

Als zodanig, als je je aanvraagformulier niet eenvoudig houdt door alleen het high-level overzicht van het project op te nemen, zal het formulier zo lang worden dat iedereen die het gebruikt onvermijdelijk de kantjes eraf zal lopen. Zet er in plaats daarvan alles in wat ze moeten weten om vooruitgang te boeken, maar vertel ze niet wat ze al weten.

Houd het eenvoudig, houd het leesbaar en houd het bovenal nuttig.

Maak deadlines en resources redelijk

Deadlines houden het midden tussen een team tot een burn-out dwingen en hen tot lethargie manen, dus het is belangrijk om deadlines vast te stellen die net genoeg druk zetten om uw team aan te moedigen goed te werken. Hetzelfde geldt voor de middelen die u aan het project toewijst – u moet redelijk zijn in plaats van gierig of verkwistend.

Nogmaals, er is geen vaste formule om deze balans goed te krijgen, maar probeer met deadlines te streven naar een cijfer dat uw teams een beetje speelruimte geeft, maar niet zo veel dat ze zelfgenoegzaam worden. Moedig ze desnoods aan om het project op te splitsen in kleinere taken met snellere deadlines, want dat verhoogt de urgentie van het werk en helpt het project in een gestaag tempo vooruit.

Als het gaat om middelen, alles is of iets wat je nodig hebt of investering versus beloning. Als het nodig is, ga dan niet voor een vervanger. Als u bijvoorbeeld een freelancer moet inhuren voor werk waarvoor u geen talent hebt, zorg er dan voor dat u een goede freelancer inhuurt in plaats van te beknibbelen op de prijs omwille van het (je krijgt waar je voor betaalt).

Als er optionele middelen zijn die de snelheid van het project of de uiteindelijke kwaliteit kunnen verbeteren, weeg ze dan af tegen de investering die ze zouden vergen. Bijvoorbeeld, als een bepaald hulpmiddel een taak sneller en gemakkelijker zou maken, weeg dat voordeel dan af tegen de kosten van het hulpmiddel, samen met eventuele blijvende voordelen van het hebben van toegang tot het hulpmiddel. Als het de moeite waard is, zorg dan voor toegang en vermeld de inloggegevens in het projectaanvraagformulier.

Zet een indienings- of herinneringssysteem op

Zoals bij elk gedocumenteerd proces, heeft het geen zin een aanvraagformulier op te stellen als iedereen het alleen maar negeert. U moet er dus voor zorgen dat het zichtbaar is en dat het project (of liever de deadlines) niet worden vergeten. De manier waarop u dit doet, hangt grotendeels af van uw projectbeheerprogramma, maar u en alle andere betrokkenen zouden op zijn minst waarschuwingen moeten instellen om u eraan te herinneren voor de deadline.

Laten we zeggen dat u, net als wij hier bij Process Street, een soort agendasysteem gebruikt om uw taken te beheren (voor ons is dat Trello). In dit geval zou u de informatie in het projectaanvraagformulier willen gebruiken om het project op te splitsen in deadlines in uw agenda, met als hoogtepunt de einddatum op het formulier.

Zelfs als u Google Calendar gebruikt in plaats van een fancy betaalde app, zou u in staat moeten zijn om gebeurtenissen en herinneringen in te stellen voor uw verschillende deadlines. Met de natuurlijke lay-out van de agenda kunt u eenvoudig controleren welke taken moeten worden gedaan, en wanneer ze moeten worden gedaan door.

Automatisch genereren van uw perfecte projectaanvraagformulier

Zoals elk document met een standaardindeling, kunt u uw projectaanvraagformulieren automatisch maken met behulp van Zapier. Aangezien het enige dat tussen elk formulier verandert de informatie is (en niet het algemene formaat), kunt u de informatie over uw project invoeren in een sjabloon, vragenlijst of iets anders dat de relevante details kan opslaan, en vervolgens Zapier dit alles in uw standaardformuliersjabloon laten verzenden.

Bedenk het als het hebben van een factuurgenerator – Zapier kan informatie detecteren zoals wat het project is en wanneer het verschuldigd is van wat u ook gebruikt om het op te slaan, en vervolgens zelf een geformatteerd document maken. U kunt zelfs een link naar het eindproduct laten e-mailen, zodat u het niet zelf hoeft te zoeken.

De eenvoudigste manier om deze procesautomatisering op te zetten, is om de informatie over uw project te noteren met behulp van het sjabloon voor het projectaanvraagformulier dat eerder in dit bericht is geleverd. U kunt vervolgens een gratis account op Zapier gebruiken om de in Process Street ingevoerde informatie te detecteren en naar een formuliercreatie-app van uw keuze te verzenden.

Om meer te weten te komen, bekijk ons gratis ebook over bedrijfsprocesautomatisering.

Soms kunnen de kleinste veranderingen een enorm verschil maken in uw bedrijf. Het hebben van een formeel projectaanvraagformulier is misschien niet het meest glamoureuze aspect van uw bedrijf, maar het is een van de vitale manieren waarop uw bedrijf consistent kan blijven en verspilling van middelen kan voorkomen terwijl u blijft groeien.