Nauwkeurige gegevens in rapportage over facilitair beheer en kapitaalplanning zijn belangrijk. De manier waarop managers deze gegevens presenteren is nog belangrijker.
Bij het produceren van een rapport is het niet genoeg om alleen de informatie te presenteren, het is essentieel om uw publiek erbij te betrekken en een boeiend verhaal te vertellen over wat er is bereikt en wat uw team van plan is in de toekomst te bereiken.
Nauwkeurige rapportage is ook een middel om volgende stappen te definiëren en de noodzakelijke stappen om daar te komen. Dit is vooral belangrijk wanneer de volgende stappen betrekking hebben op het verwerven van financiële, programmatische en personele middelen.
Als facilitair manager gebruikt u elke dag een verscheidenheid aan hulpmiddelen en systemen, waaronder, fysieke apparatuur om handmatige reparaties uit te voeren en gegevenssystemen die essentieel zijn voor de werking van uw faciliteiten en fysieke activa. Het beheer van een faciliteit is een proces waarbij de juiste hulpmiddelen op het juiste moment worden gebruikt om optimale resultaten te bereiken.
Het belangrijkste hulpmiddel dat essentieel is voor het succes van uw organisatie is echter uw rapportagesysteem. Het verzamelen, beheren en opslaan van gegevens is een integraal onderdeel van de facility management-industrie. Hier bespreken we waarom nauwkeurige rapportage zo belangrijk is.
1. Maximaliseer productiviteit en efficiëntie
Maximaliseer de operationele output van uw faciliteiten en fysieke activa en minimaliseer tegelijkertijd de operationele en kapitaalkosten is de belangrijkste evenwichtsoefening voor het facilitaire team. Om dit te bereiken, is een facilitair managementsysteem met real-time rapportage en visualisatie van gegevens zeer nuttig.
Om te begrijpen hoe efficiënt uw onderhoudspraktijken zijn, is het mogelijk om de voltooide werkorders van uw team af te zetten tegen het totale aantal ingediende werkorders. Deze eenvoudige gegevensverzameling maakt duidelijk of uw onderhoudswerkzaamheden effectief zijn of dat uw team vastloopt met een te grote achterstand.
Leer hoe u uw preventieve onderhoudsprogramma kunt verbeteren >
Het kan ook duidelijk maken hoe snel deze reparaties worden uitgevoerd. Dit is een eenvoudige manier om de uitvaltijd te beheersen en de productiviteit te verbeteren. Gegevens die zijn verzameld met behulp van facilitaire beheersoftware zijn essentieel voor het snel identificeren van potentiële operationele zwakheden en het verhelpen ervan ruim voordat ze een probleem worden.
2. Zorg dat uw projecten worden gefinancierd
In het algemeen zijn facilitaire managers afhankelijk van gebouwbeheerders en financiële afdelingen om zaken als operationele budgetten of toekomstige kapitaaluitgaven te bepalen. Dit betekent dat elke facility manager een expert moet worden in het extraheren van bruikbare operationele gegevens en deze moet gebruiken om efficiëntie aan te tonen.
Het vaststellen van de juiste metrieken en het uitleggen van uw kapitaalprojecten met behulp van de juiste financiële analyse termen is van cruciaal belang om ervoor te zorgen dat uw projecten gefinancierd en goedgekeurd worden. Zonder de juiste financiële modellen kan het moeilijk zijn om aan financiële belanghebbenden uit te leggen waarom bepaalde projecten moeten worden gefinancierd.
Lees meer over asset management en kapitaalplanning met Intellis >
Om uw kapitaalverbeteringsproject met succes te verkopen, is het essentieel om een overtuigende business case te presenteren die wordt ondersteund door intelligente gegevens. Het is van cruciaal belang dat facilitymanagers niet alleen inzicht hebben in de praktische aspecten van de bedrijfsvoering, maar ook in de financiële onderbouwing.
Een facilitymanagementsysteem met robuuste gegevensverzamelingsmogelijkheden helpt u om het rendement op investeringen, het rendement op activa en het rendement op eigen vermogen van uw faciliteit aan te tonen – die allemaal worden beïnvloed door de manier waarop u uw gebouw beheert.
Met een facilitair managementsysteem als FOUNDATION.Plans is het eenvoudig om uw visie om te zetten in operationele doelstellingen en uw kapitaalprojectplan te koppelen aan individuele prestaties, strategische planning, terwijl de resultaten voor voortdurende verbetering worden belicht.
3. Toekomstbestendig met data-analyse
Bouwen en infrastructuur beginnen te verslechteren zodra ze in gebruik worden genomen. Naarmate gebouwen ouder worden, doorlopen ze een proces van achteruitgang, dat kan worden gecategoriseerd in vijf levenscyclusfasen die correleren met de vernieuwing van activa:
- Prenataal: minder dan 1 jaar
- Kindertijd: 1-16 jaar
- Adolescentie: 17-29 jaar
- Volwassenheid: 30-49 jaar
- Oderdom: 50-plus jaar
Het is belangrijk voor facility managers om te weten wanneer grotere reparatie- en onderhoudsproblemen zullen beginnen binnen elk van deze fasen. Het is mogelijk om de doeltreffendheid van uw kapitaalplanning sterk te verbeteren door gegevens te verzamelen over de levenscyclus van apparatuur, reparatieschema’s, tegen industriestandaarden en benchmarks.
Al deze factoren kunnen van invloed zijn op wanneer u geld moet hebben gespaard voor een grote renovatie of vervanging. Dit zal het planningsproces veel soepeler maken en uw afdeling helpen zich aan een schema te houden.
Data is de sleutel bij het helpen van facilitaire managers bij het bepalen van de beste aanpak voor het motiveren van supervisors en technici om op schema te blijven met een goed functionerend preventief onderhoudsprogramma.
Een van de beste kenmerken van FOUNDATION is dat het een cloud-gebaseerd gegevensverzamelingssysteem is, dat de mogelijkheid biedt om informatie over fysieke bedrijfsmiddelen in realtime of zelfs onderweg bij te werken.
Lees onze gids over mobiele technologie voor facility managers >
Mobiele gegevensverzamelingstechnologie stelt facility managers op vele manieren in staat, waaronder het beheren van werkprocesstromen, het volgen van fysieke bedrijfsmiddelen en het toezicht houden op gebouwfaciliteiten. Mobiele technologie helpt facilitair managers om efficiënter te communiceren, samen te werken en de werklast te beheren.