Interne controles voor crediteurenadministratie

Interne controles voor crediteurenadministratie

De controles voor crediteurenadministratie zijn bedoeld om het verliesrisico in de crediteurenadministratie te beperken. Controles op crediteuren worden onderverdeeld in drie categorieën: de verplichting om te betalen, het invoeren van de crediteurengegevens in het systeem, en het betalen van leveranciers.

Controles op de verplichting om te betalen

Goedkeuring van facturen

Met deze controle geeft de persoon die bevoegd is om de betaling goed te keuren, aan dat hij of zij de factuur van de leverancier goedkeurt. Deze controle is betrekkelijk zwak als de goedkeurder alleen de factuur van de leverancier ziet, omdat niet kan worden nagegaan of de goederen of diensten zijn ontvangen, en of de in rekening gebrachte prijzen in overeenstemming zijn met wat oorspronkelijk in het contract stond. De goedkeurder wil misschien ook weten welke grootboekrekening (GL) in rekening moet worden gebracht.

Het is beter dat de AP-medewerkers de leveranciersfactuur, de autorisatie van de inkooporder en de ontvangstdocumenten samenvoegen tot een pakket, en de factuur vervolgens voorzien van een stempel met een handtekeningblok. Ook het rekeningnummer dat in rekening moet worden gebracht moet worden vermeld, en vervolgens moet de goedkeurder de factuur controleren. Deze aanpak biedt de goedkeurder een volledige set informatie om mee te werken voor betere controles.

Inkooporder Goedkeuring

De inkoopafdeling geeft een inkooporder uit voor alle aankopen die het bedrijf doet. Door deze praktijk worden in wezen alle uitgaven goedgekeurd voordat zij zijn gedaan, waardoor kan worden voorkomen dat sommige uitgaven ooit worden gedaan. Aangezien de controle een behoorlijke hoeveelheid werk van het inkooppersoneel vergt, zullen zij het personeel waarschijnlijk vragen om artikelen aan te vragen met een formeel inkoopaanvraagformulier.

Gebruik de driewegsovereenstemmingsaanpak

Iemand van het personeel van de afdeling Crediteuren zal de factuur van de leverancier vergelijken met de inkooporder en het ontvangstbewijs voordat hij de betaling autoriseert. Bij deze aanpak is goedkeuring van de factuur niet nodig, omdat de goedkeuring gebaseerd is op de inkooporder. Het is beter dan goedkeuring alleen op basis van de inkooporder, omdat de ontvangst van goederen of diensten wordt geverifieerd. Maar dit proces kan pijnlijk traag zijn en als papierwerk ontbreekt, kan het gemakkelijk mislukken. tenzij u een elektronisch systeem hebt dat de verkopersfactuur matcht met de ontvangst van goederen tegen de inkooporder.

Duplicate Payment Search

Met een geautomatiseerd systeem wordt automatisch gezocht naar duplicaten van factuurnummers, om dubbele betalingen te voorkomen. Als u echter nog met een handmatig systeem werkt, is dit een omslachtigere en tijdrovendere taak. Een crediteurenadministrateur moet dan het leveranciersbestand en het bestand met onbetaalde facturen doorzoeken om te zien of een factuur van een leverancier al betaald is. In veel situaties wordt dit bemoeilijkt door het volume van inkomende facturen, waardoor ze afzien van dubbele factuuridentificatie, wat betekent dat dubbel betalen voor dingen een verhoogd risico wordt.

“Het gebruik van een e-procurementsysteem dat integreert met crediteurenadministratie maakt het veel eenvoudiger om controles op betalingsverplichtingen te implementeren.”

Controles bij gegevensinvoer

Er zijn vele manieren om ervoor te zorgen dat alle facturen van leveranciers in het systeem terechtkomen, hoewel elke controle een verschillende mate van succes heeft.

Registratie voorafgaand aan goedkeuring

Deze controle legt meer nadruk op het betalen van leveranciers dan op het verkrijgen van toestemming om te betalen. Bij deze methode worden alle facturen samen in het systeem ingevoerd, zodat deze het beste kan worden gebruikt wanneer inkooporders worden gebruikt om aankopen te autoriseren.

Record After Approval

Dit dwingt AP-medewerkers om de goedkeuring van alle facturen te verifiëren voordat ze in het systeem worden ingevoerd.

Gebruik richtlijnen voor factuurnummering

Als een van de grootste problemen in uw organisatie dubbele betalingen is, dan is het belangrijk om ervoor te zorgen dat u een systeem gebruikt dat ervoor zorgt dat factuurnummers correct worden geregistreerd. Elektronische systemen controleren op dubbele factuurnummers om dubbele betalingen te voorkomen, maar als er inconsistentie is in de manier waarop die nummers worden geregistreerd, zoals de ene keer 0000623 gebruiken en de andere keer 623, zal het systeem dat niet als een duplicaat markeren. Dit probleem doet zich ook voor wanneer er streepjes in het factuurnummer staan, omdat 123-456 kan worden geregistreerd met het streepje, of als 123456 in het systeem.

Match to Budget in Financial Statements

Als facturen van leveranciers ten onrechte aan de verkeerde afdeling in rekening worden gebracht, is het mogelijk dat de afdelingsmanager die naar de financiële overzichten kijkt, de discrepantie tussen het in rekening gebrachte bedrag en het budget zou vinden, en dit onder de aandacht van de boekhoudafdeling zou brengen.

Betalingscontroles

Het merendeel van de hier genoemde controles is van toepassing op betalingen per cheque, aangezien dat nog steeds de meest gebruikelijke betalingsmethode is. In het geval van elektronische betalingen zijn deze controles niet zo nuttig, maar u kunt de betalingen nog steeds volgen in uw boekhoudsysteem.

Split Check Printing and Signing Duties

Met deze controle bereidt één persoon de cheques voor, en ondertekent een andere persoon ze. Deze tweede set ogen zorgt voor een kruiscontrole om ervoor te zorgen dat de fondsen er zijn voor betaling, terwijl nog steeds een adequate cash flow.

Bewaar cheques op een afgesloten locatie

Alle ongebruikte cheques moeten worden opgeslagen op een afgesloten locatie. Anders kunnen ze worden gestolen, frauduleus worden ingevuld en vervolgens worden geïnd. Alle handtekeningstempels die zijn gebruikt om de cheques te ondertekenen, moeten ook op een afgesloten plaats worden bewaard.

Track Check Number Sequence

Om er zeker van te zijn dat er geen ontbrekende cheques zijn die niet worden verantwoord, kiezen veel bedrijven ervoor om een logboek bij te houden met de reeks chequenummers die tijdens een controlerun zijn gebruikt. Dit is nuttig om te bepalen of er cheques in de opslag zijn verdwenen. Houd het logboek gescheiden van de ongebruikte cheques, om te voorkomen dat iemand het logboek steelt op hetzelfde moment dat hij de cheques steelt.

Eis handmatige ondertekening van cheques

Als bedrijf kunt u eisen dat alle cheques worden ondertekend. Hoewel het een goed idee lijkt, is het een zwakke controle, omdat weinig ondertekenaars van cheques niet in de reden duiken waarom de cheque wordt uitgegeven, en zelden de tijd nemen om de betaalde bedragen te controleren. Als uw bedrijf ervoor kiest om in plaats daarvan een handtekeningstempel of -plaatje te gebruiken, wordt het absoluut noodzakelijk om een sterk inkoopordersysteem te hebben. Dit stelt het inkooppersoneel in staat om de facto factuurgoedkeurders te worden, omdat zij inkooporders uitgeven in een vroeg stadium van het inkoop-betaalproces.

Eis extra ondertekenaars van cheques in bepaalde omstandigheden

Als een bedrag van een cheque een bepaalde vooraf bepaalde drempel overschrijdt, moet een tweede persoon de cheque ondertekenen. Deze controle geeft in theorie meerdere senior-teamleden de kans om een betaling tegen te houden. In werkelijkheid versterkt de invoering van nog een stap in het proces de controle niet.

Sterke interne controles in het hele betalingsproces zijn de eerste stap op weg naar het voorkomen van kostbare fouten die van invloed zijn op uw bottom line. Het stroomlijnen van de crediteurenadministratie is één manier om vroegbetaalkortingen vast te leggen, waardoor geld kan worden bespaard om opnieuw in het bedrijf te investeren of de winst te vergroten.