Organisatorisch Proces van Project Management | Organisatorisch Proces Activa

Projecten kunnen worden beschouwd als een “proces” in het algemeen. Zij hebben een begin, een einde en tussen deze twee verschillende data, is er een “proces” aan de gang. Het organisatorische proces van projectbeheer heeft verscheidene procesactiva. Welke activa worden beschouwd als organisatorische procesactiva? Wat is de betekenis van organisatorische procesactiva? Waarom zijn de organisatorische procesactiva belangrijk voor het projectmanagement en het hele bedrijf?

In dit artikel zullen we het organisatorische proces van projectmanagement doornemen en ook zien wat de organisatorische procesactiva zijn.

Wat is de definitie van organisatorische procesactiva in projectmanagement?

De PMBOK® Guide definieert de organisatorische procesactiva als plannen, processen, beleid, procedures en kennisbestanden. Al deze organisatorische procesactiva zijn specifiek voor de uitvoerende organisatie. Omdat deze organisatorische procesactiva de resultaten zijn van de vroegere praktijken van deze bepaalde organisatie. Dus kunnen we zeggen dat de organisatorische procesactiva van organisatie tot organisatie zullen verschillen.

Laten we deze organisatorische procesactiva van projectmanagement eens wat gedetailleerder doornemen. Al deze hierboven genoemde organisatorische procesactiva hebben één belangrijk gemeenschappelijk aspect: het zijn lessen die zijn geleerd uit het verleden. Met andere woorden, terwijl het bedrijf bezig is met verschillende projecten, verwerft het meer organisatorische procesactiva tijdens deze perioden. Een ander type van organisatorische proces activa is de geschiedenis van het bedrijf zelf.

Organizational proces activa omvatten de documentatie, dus, het fungeert als het archief of de repository van het bedrijf. Bijvoorbeeld, projectplansjabloon, veiligheidsbeleid, inkoopprocedures en kennisbank van het bedrijf zijn allemaal gecategoriseerd als organisatorische procesactiva.

Wat zijn de voordelen van organisatorische procesactiva in projectmanagement?

Nadat we hebben gesteld dat de organisatorische procesactiva bestaan uit wat het bedrijf in de loop der tijd heeft verworven, zijn ze zeer waardevol, vooral bij de planning van een project. Veel documenten, beleidslijnen of procedures vallen onder de organisatorische procesactiva. Zij worden dus gebruikt als input voor de meeste planningsprocessen. Als het bedrijf bijvoorbeeld een nieuw project wil opstarten dat veel lijkt op een project dat het in het verleden heeft afgerond, dan zal de documentatie over de lessen uit het verleden veel inzichten opleveren tijdens de planning van een nieuw project.

Een ander geval dat illustreert hoe organisatorische procesactiva voordelig en tijdbesparend kunnen zijn voor het bedrijf, is het geval van een aanwerving van een nieuwe werknemer. Als alles waarvoor hij of zij verantwoordelijk zal zijn goed gedocumenteerd is, zal het voor dit nieuwe teamlid heel gemakkelijk zijn om snel en doeltreffend aan de slag te gaan. “Wat moet de werknemer doen als zijn computer verloren gaat?” is een andere vraag die verband houdt met het informatiebeveiligingsbeleid, dus het is ook een organisatorische proces troef. Als het bedrijf een document heeft voor dit specifieke geval, zou iedereen weten wat te doen en zal deze situatie worden afgehandeld zonder grote problemen.

Wat zijn de andere algemene voordelen van organisatorische proces assets?

De corporate kennisbank wordt gebruikt voor het opslaan en opvragen van informatie uit deze kennisbank wanneer dat nodig is. Deze bedrijfskennisbank bevat veel nuttige informatie, niet alleen over de projecten, maar ook over vele andere onderwerpen, zoals hoe je een werkvisum voor een nieuw land krijgt, hoe je een defect in een software oplost, tips om efficiënter te vergaderen, enz.

Voor een bedrijf zijn de organisatorische procesmiddelen dus niet alleen van cruciaal belang voor het projectmanagement, maar ook voor het algemene management.