Outsourcing Accounts Payable: The Pros and Cons

Het beheren van uw relaties met leveranciers en leveranciers is al uitdagend genoeg.

Wanneer er complicaties optreden in uw crediteurenadministratie, kunnen deze de groei van uw bedrijf belemmeren.

In de slechtste scenario’s kan een slecht functionerend crediteurenadministratieproces zelfs een verplichting voor uw bedrijf zijn.

Om deze redenen proberen veel bedrijven hun financiële en boekhoudkundige activiteiten te stroomlijnen door geautomatiseerde crediteurenadministratietools in te voeren en te integreren en door hun interne processen te herstructureren voor een bedrijfsomgeving van de 21e eeuw.

Volgens een studie had 78% van de best-in-class bedrijven e-factuurverwerkingstechnologie geïmplementeerd, vergeleken met slechts 38% van hun worstelende concurrenten. Uit het onderzoek bleek ook dat de best-in-class AP-afdelingen die vertrouwden op procure-to-pay (P2P) automatisering de meeste strategische waarde ontleenden.

Maar het invoeren van nieuwe technologie vormt een geheel nieuwe uitdaging op zich, vooral voor kleine en middelgrote bedrijven.

Huidige uitdagingen in Accounts Payable

Veel crediteurenafdelingen zijn nog steeds afhankelijk van dure en trage legacy-systemen zoals optische tekenherkenning (OCR). Sommige zijn nog steeds sterk afhankelijk van papieren facturen en cheques. Omscholing van hun personeel en revisie van hun interne processen is een kostbaar en belastend vooruitzicht, dus het wordt uitgesteld.

Hoewel, die bedrijven die automatisering, e-facturatie, en andere efficiency tools kunnen incorporeren zullen een voorsprong krijgen op hun concurrenten. Ze zullen zelfs veel van de problemen tenietdoen die AP-afdelingen al tientallen jaren hebben geplaagd.

Om de middelen te verwerven die nodig zijn om hun interne processen te stroomlijnen, wenden kleine en middelgrote bedrijven zich vaak tot crediteurenadministratie outsourcingbedrijven om het gat te vullen. Er zijn voor- en nadelen aan deze aanpak.

Wat is Accounts Payable Outsourcing?

Accounts payable outsourcing is de praktijk van het inhuren van een derde partij om de AP-processen van uw organisatie af te handelen. AP-providers zijn volledig uitgerust met de tools, vaardigheden en technologie om niet alleen uw bestaande crediteurenadministratie te beheren, maar ook om nieuwe mogelijkheden te integreren en u een meer gestroomlijnde omgeving te bieden.

De beste providers nemen niet alleen uw AP-taken over. Ze verbeteren en vergroten ze.

Outsourcing van crediteurenadministratie is niet voor iedereen weggelegd. Sommige bedrijven verwerken gevoelige financiële gegevens, waardoor het voor hen moeilijk of onmogelijk is om deze aan derden over te dragen. Andere bedrijven geven er de voorkeur aan om nieuwe technologie en processen intern in te voeren in plaats van de controle over hun activiteiten aan een andere organisatie over te dragen.

Hoe dan ook, crediteurenadministratie outsourcing diensten kunnen een voordeel zijn voor die bedrijven die niet de tijd, de middelen, of de mogelijkheden hebben om hun interne AP-processen te transformeren.

De voordelen van outsourcing Accounts Payable Processen

Outsourcing is niet alleen het verschuiven van handmatige taken zoals gegevensinvoer naar een uitbestede provider. Volgens de meeste casestudies gebruiken bedrijven outsourcing van processen om waarde aan hun bedrijf toe te voegen en AP drastisch te verbeteren.

Hier volgen enkele voordelen van outsourcing.

Kostenbesparingen

De meeste kostenbesparingen op de crediteurenadministratie die voortvloeien uit outsourcing zijn het resultaat van het vermijden van overheadkosten.
Het inhuren van nieuw personeel en het trainen van uw bestaande medewerkers om nieuwe methoden te volgen en nieuwe technologie te gebruiken is duur, zowel in termen van monetaire kosten als van tijd. Bovendien, onboarding nieuwe technologie, hoewel noodzakelijk, komt met een fors prijskaartje.

Verwerkingskosten kunnen ook optellen. Volgens een studie van het American Productivity and Quality Center betaalde de onderste 25% van de onderzochte organisaties $10 of meer voor elke factuur die ze verwerkten. Ondertussen kon de top 25% dezelfde taken uitvoeren voor $ 2,07 of minder.

Hoewel sommige van de verschillen met betrekking tot deze kosten zijn gebaseerd op de bedrijfstakken van de organisaties, zien organisaties die crediteurenadministratie automatisering hadden ingevoerd over het algemeen lagere kosten.

Meer middelen

Outsourced crediteurenadministrateurs hebben alle middelen die ze nodig hebben om uw proces te optimaliseren, met inbegrip van automatisering en rapportage tools. In plaats van deze tools zelf aan te schaffen, kiezen veel bedrijven voor uitbesteding om tegen een fractie van de kosten toegang te krijgen tot de voordelen ervan.

Integratie van boekhoudsystemen

Hoe uw huidige boekhoudsysteem er ook uitziet, de beste accounts payable outsourcingbedrijven hebben de tools om ermee te integreren. Als u genoeg hebt van uw huidige systeem, kan een provider u zelfs helpen bij het invoeren van een nieuw systeem.
Een eenvoudige integratie helpt u snel aan de slag te gaan, zodat u onmiddellijk waarde kunt zien.

Snellere resultaten

Als u geen toegang hebt tot technologieën die u AP-automatisering, workflows en andere tijdbesparende tools bieden, kan uw uitbestede provider deze tegen een fractie van de kosten leveren. Als u nog steeds afhankelijk bent van omslachtige processen en oude technologie, kan outsourcing u helpen sneller en duidelijker resultaten te zien.

Versterkte beveiliging

Naarmate de bedrijfswereld zich uitbreidt en de toeleveringsketens zich steeds verder over de wereld uitstrekken, worden betalingen aan leveranciers en andere dienstverleners nog ingewikkelder. Zelfs kleine bedrijven moeten vertrouwen op leveranciers op tal van locaties om hun producten en diensten aan klanten te leveren.

Maar zonder de juiste efficiëntie en rapportagetools, escaleert het risico van betalingsfraude en niet-naleving door leveranciers naarmate bedrijven groeien.
In feite, volgens de 2018 Payments Fraud and Control Survey van de Association for Financial Professionals (AFP), werd 78% van alle onderzochte organisaties in 2017 getroffen door betalingsfraude. Van degenen die door fraude werden getroffen, zei 92% dat de aanvallen gezamenlijk ten minste 0,5% van de jaarlijkse omzet van hun organisatie kostten.

Mid-sized bedrijven hebben vaak niet de luxe om een robuust team van beveiligingsexperts in dienst te hebben, noch hebben ze de middelen om uitgebreide audits uit te voeren en risico’s te elimineren. Om de beveiligingshulpmiddelen en -vaardigheden te krijgen die ze nodig hebben, vertrouwen veel kleine tot middelgrote bedrijven op de outsourcingdiensten van grotere en meer geavanceerde AP-experts.

In veel gevallen is outsourcing de gemakkelijkste manier om papieren facturen, cheques en kwitanties te elimineren. Papierverwerking is al lang een van de belangrijkste bronnen van problemen voor crediteurenprofessionals, vooral in termen van fraude.

Minder fouten

Er is niets erger dan het uitvoeren van een crediteurencontrole en het ontdekken van fouten. Fouten leiden niet alleen tot kosten. Afhankelijk van de regels die voor uw branche gelden, kunnen fouten zelfs leiden tot nalevingsproblemen.

Zelfs een kleine fout, zoals een onnauwkeurige betaling aan een leverancier, kan ernstige problemen veroorzaken tijdens een audit.

AP Outsourcing-bedrijven volgen niet alleen best practices bij het uitvoeren van hun werk. Ze integreren technologieën die fouten identificeren voordat ze aansprakelijkheden worden.

De nadelen van het uitbesteden van Accounts Payable-processen

Ondanks de talloze voordelen van het uitbesteden van uw AP-processen, is het misschien niet de beste keuze voor u. Misschien hebt u twijfels over het werken met een derde partij, of misschien is het geen redelijke keuze in uw bedrijfstak.

Hier volgen enkele redenen waarom u outsourcing kunt vermijden.

Het overdragen van controle

Bedrijven die gewend zijn om crediteurenadministratie intern te doen, zijn ook gewend aan een bepaald niveau van controle. Als u bijvoorbeeld toezicht houdt op de crediteurenadministratie, vindt u het misschien prettig dat u een kamer kunt binnenstappen en met uw personeel kunt spreken wanneer u maar wilt.

Wanneer u uitbesteedt, hebt u niet zoveel zicht op het proces, noch hebt u zoveel controle over hoe het proces werkt.

Privacyproblemen

Onvermijdelijk vereist uitbesteding dat u gegevens aan een derde partij overdraagt. Die gegevens worden dan opgeslagen op hun interne servers of in een datacentrum via de cloud. Afhankelijk van uw branche moet u mogelijk voldoen aan strenge privacynormen om boetes en andere straffen te voorkomen.

Voordat u AP uitbesteedt, moet u het privacybeleid en de gegevensbeveiligingsmaatregelen van uw provider doornemen om ervoor te zorgen dat ze aan uw normen voldoen. Als u gevoelige financiële gegevens, informatie over gereserveerde rechten of andere bedrijfseigen gegevens verwerkt, moet u er zeker van zijn dat uw uitbestede leverancier aan uw privacybehoeften kan voldoen.

Duplicatie-uitdagingen

Ondernemingen besteden hun crediteurenadministratie deels uit om toegang te krijgen tot betere hulpmiddelen en processen. Natuurlijk kan deze snelle verandering in processen intern problemen veroorzaken, vooral als uw medewerkers gewend zijn aan uw oude procedures.

In deze gevallen is er soms een mogelijkheid dat bepaalde boekingen dubbel zullen worden gedaan. Voordat u tot uitbesteding overgaat, is het verstandig om uw medewerkers voor te lichten over het nieuwe proces, zodat zij kunnen samenwerken met uw uitbestede leverancier.