Overweeg je een baan als officemanager?

“Een officemanager is verantwoordelijk voor alles en iedereen die de kwaliteit van het leven op kantoor kan beïnvloeden,” zegt Jase Bergen, officemanager bij een entertainmentbedrijf in New York City. “Als het kapot is, kun je het maar beter repareren — geen excuses. Je doet het gewoon. En als er zes dingen tegelijk stuk gaan, moet je je hoofd koel houden en de tegenwoordigheid van geest hebben om uit te zoeken wat er eerst moet worden gerepareerd.”

Weinig rollen zijn zo integraal voor een kantoor als die van de office manager. Verantwoordelijk voor het circuleren van informatie in een organisatie, evenals het coördineren van de inspanningen van leveranciers, management en ondersteuning, office managers zorgen ervoor dat iedereen in tandem werkt aan het algehele succes van het bedrijf. Ben jij geschikt voor deze taak?

De omschrijving van een baan als office manager omvat vaak het prijzen van kantoorbenodigdheden, het beheren van de loonlijst, het controleren van de kleine kas, het toezicht houden op ondersteunend personeel en het interviewen van sollicitanten. Een officemanager moet elke dag een gezond beoordelingsvermogen uitoefenen, en elke tekortkoming kan ontslag betekenen.

Kijk naar de mensen

Apparatuur is niet het enige dat regelmatig onderhoud en ondersteuning nodig heeft in een organisatie. Een groot deel van de taak van een officemanager is het motiveren en coördineren van anderen om ervoor te zorgen dat iedereen productief samenwerkt aan een gemeenschappelijk doel.

“De truc om een goede officemanager te zijn, is om het respect van mensen te verdienen”, zegt Bergen. Dit betekent dat uw personeel en managers moeten weten dat ze op u kunnen rekenen in geval van nood om het juiste te doen voor iedereen, keer op keer. Soms betekent dit dat je opkomt voor wat je weet dat juist is, zelfs als een collega — of je baas — het niet eens is met je beslissing.

“Je reputatie is alles,” legt Bergen uit.

Immediate Gratification

Terwijl een office manager vaak onder grote druk werkt omdat haar verantwoordelijkheden zo groot zijn in omvang, is haar tevredenheidsniveau ook hoog. In een onderzoek uit 2004, uitgevoerd door de International Association of Administrative Professionals (IAAP), meldden officemanagers dat de mogelijkheid om de resultaten van hun werk onmiddellijk terug te zien in verhoogde productiviteit en kantoorefficiëntie, het leukste was aan hun baan.

De ideale officemanager

Jack Deal, een gedragspsycholoog gespecialiseerd in zakelijke aangelegenheden, stelde de volgende lijst samen van must-have vaardigheden voor de ideale officemanager.

• Top-notch computervaardigheden.
• Uitstekende telefoon houding.
• Verbale Vaardigheden: Als een officemanager niet goed kan praten, wat voor indruk maakt hij dan? In veel bedrijven is het spreken van een vreemde taal ook een pluspunt.
• Goede schriftelijke vaardigheden: Het vermogen om de juiste grammatica, zinsbouw en logica te gebruiken bij het schrijven is van cruciaal belang.
• Goede organisatorische vaardigheden: Het niet efficiënt kunnen vinden van of toegang hebben tot belangrijke informatie kan een bedrijf schaden.
• Leiderschapskwaliteiten: Office managers moeten in staat zijn toezicht te houden op anderen en bereid zijn macht te gebruiken, maar niet te misbruiken.
• Een goede werkethiek: op tijd komen en blijven tot het werk af is, is ook belangrijk.
• Teamspelvaardigheden: Het vermogen om informatie te delen waar relevant en te helpen verbeteringen aan te brengen.

Breaking In

Als je een administratief medewerker bent die geïnteresseerd is in het worden van een officemanager, controleer dan bij je personeelsafdeling of er verwante interne trainingsprogramma’s beschikbaar zijn. Volgens de IAAP bieden veel grote bedrijven trainingen en professionele ontwikkelingscursussen aan om u voor te bereiden op kantoormanagement.

De zelflerende manager

Administraties kunnen ook zelf managementvaardigheden ontwikkelen, en velen pikken deze vaardigheden op tijdens het werk, volgens Annette Dubrouillet, president en eigenaar van Continuum in Springfield, Virginia.

Een consultant, spreker en persoonlijke coach die regelmatig met administratieve professionals werkt, adviseert Dubrouillet admins om vaardigheden voor zelfempowerment te ontwikkelen. “Admins moeten verantwoordelijk zijn voor hun eigen professionele ontwikkeling, hun eigen mentale gezondheid binnen hun baan en hun eigen vaardigheden, hetzij door netwerken, educatieve seminars of het vinden van een coach,” zegt ze.

Lees meer over administratieve loopbanen.

Lees meer over zakelijke loopbanen.