Het komt zelden voor dat je volgens planning over alle resources beschikt om het project te voltooien. Zelfs als je ze hebt, kan elk risico tijdens de uitvoering van het project die vrijheid wegnemen en zul je het met minder resources moeten doen.
Zelfs als je alle benodigde resources hebt, is het als projectmanager je verantwoordelijkheid om resources efficiënt te gebruiken en kosten voor het bedrijf te besparen.
Om deze doelstellingen te bereiken, maak je gebruik van technieken voor resourceoptimalisatie. Twee van dergelijke technieken voor resource-optimalisatie zijn:
- Resource Leveling
- Resource Smoothing
Met deze technieken kunt u het project met minimale belemmeringen afronden.
Resource Leveling
U gebruikt resource leveling wanneer u beperkte resources hebt en u de planning mag verlengen.
Resource leveling wordt gebruikt wanneer:
- Een kritieke resource mogelijk niet beschikbaar is voor een bepaalde duur;
- Een kritieke resource mogelijk niet beschikbaar is op een bepaald tijdstip;
- U een resource moet delen met een ander project;
- De vraag naar een resource groter is dan het aanbod.
U gebruikt deze techniek ook wanneer u een bepaald resourcegebruik op een constant niveau moet houden.
In resource leveling wordt u gevraagd de beperkte resources die u krijgt te optimaliseren. Hier ligt de planning niet vast.
Resource leveling geeft antwoord op de vraag wanneer u het project met de gegeven resources zult kunnen voltooien.
Resource leveling wordt ook wel resource constrained scheduling (RCS) genoemd. Als de middelen niet beschikbaar zijn, kan de duur van het project veranderen.
Een voorbeeld uit de echte wereld
Let op: u ontwikkelt een planning voor een project dat de bouw van een gebouw met twee verdiepingen omvat. Voor de bouw van de eerste verdieping heb je genoeg steigers, maar voor de tweede verdieping heb je extra steigers nodig.
Dus je kijkt binnen je organisatie en vindt dat je extra steigers van een ander project kunt regelen, maar een week later dan wat je nodig hebt.
Dus je vertraagt de bouwactiviteiten voor de tweede verdieping met een week.
Dit is een voorbeeld van resource leveling waarbij je de planning verlengt om de resource te krijgen.
Resource Smoothing
Je gebruikt resource smoothing wanneer je de resources moet optimaliseren en je de planning niet kunt verlengen.
Omdat je de planning niet kunt verlengen, blijven de voltooiingsdatum van het project en het kritieke pad gelijk. Hier kunnen de activiteiten niet meer worden vertraagd dan hun totale en vrije float.
Het gebruik van float in deze techniek leidt ertoe dat u wat flexibiliteit van uw pad verliest; de planning zal echter geoptimaliseerd, efficiënt en kosteneffectief zijn.
Bij resource smoothing moet u voorzichtig zijn om elke vertraging in de activiteit te vermijden, omdat dit uw kritieke pad kan beïnvloeden.
De tijd is hier de belangrijkste beperking. Je hebt een vaste planning en wordt gevraagd de resources te optimaliseren.
Resource smoothing is ook bekend als time constrained scheduling (TCS). De einddatum van het project kan niet worden gewijzigd, en u moet de resources optimaliseren binnen de float.
Een voorbeeld uit de echte wereld
Stel dat u zich wilt inschrijven voor het PMP-examen en 60 uur hebt uitgetrokken om in drie maanden te studeren. Dit komt neer op 20 uur per maand.
Tijdens het plannen van de datum voor het examen komt u er echter achter dat de enige beschikbare afspraak over vier maanden is. Nu moet u deze 60 uur over vier maanden verdelen, wat neerkomt op 15 uur per maand.
Dit is een voorbeeld van “resource smoothing”. Aangezien u genoeg tijd hebt, is het niet nodig alle 60 uur in drie maanden te gebruiken. U kunt de last van deze drie maanden verlichten en de vierde maand ook gebruiken.
Verschil tussen Resource Leveling en Resource Smoothing
Het volgende zijn enkele verschillen tussen resource leveling en resource smoothing:
- Bij resource leveling kan de einddatum van het project veranderen, terwijl deze bij smoothing niet verandert.
- Bij resource leveling verandert het kritieke pad (neemt in het algemeen toe), terwijl dit bij resource smoothing niet het geval is, en activiteiten kunnen worden uitgesteld binnen hun float.
- Over het algemeen wordt resource smoothing uitgevoerd na de resource leveling.
- Bij resource leveling zijn resources de belangrijkste beperking, terwijl bij resource smoothing de einddatum van het project een beperking is.
- Resource leveling wordt gebruikt wanneer resources te weinig of te veel zijn toegewezen. Resource smoothing wordt gebruikt wanneer resources ongelijk zijn toegewezen.
- Resource leveling kan worden toegepast op activiteiten op het kritieke pad terwijl je bij resource smoothing niet aan activiteiten op het kritieke pad komt.
Gelijkenissen tussen Resource Leveling en Resource Smoothing
Het volgende zijn enkele overeenkomsten tussen deze twee technieken:
- Ze helpen u allebei bij het optimaliseren van het resourcegebruik
- Ze helpen u allebei bij het plannen van netwerkanalyses
Resource leveling en resource smoothing zijn verschillende technieken en ze worden in verschillende situaties gebruikt. Het is niet altijd nodig om beide technieken te gebruiken; in deze blogpost heb ik gezegd dat resource smoothing meestal gebeurt na resource leveling.
Dit is niet in alle gevallen waar; je kunt een van beide of beide technieken gebruiken. Maar als je ze allebei gebruikt, wordt resource leveling meestal gevolgd door resource smoothing.
Samenvatting
Resource smoothing en resource leveling zijn twee technieken voor resource-optimalisatie die, als ze in een project worden gebruikt, de kans vergroten dat het project binnen de goedgekeurde kosten- en planningsbasislijnen wordt voltooid. Resource leveling wordt gebruikt om de vraag naar en het aanbod van resources in evenwicht te brengen en resource smoothing zorgt voor een uniforme benutting van resources. Deze technieken worden ook gebruikt omwille van wettelijke of reglementaire vereisten. Hoe dan ook, deze technieken helpen u om uw resources in uw project te optimaliseren.