Stakeholder Register in Project Management

Stakeholder Register in Project Management

Wat is het belang van het hebben van een goed stakeholder register voor project management? Stakeholdermanagement is een van de belangrijkste processen in de levenscyclus van een project. Het is een soort strategisch managementproces dat slimme projectmanagers volgen om steun voor hun projecten te krijgen van anderen, zowel intern als extern. Stakeholders kunnen een individu zijn, een organisatie, een gemeenschap, een groep mensen, een investeerder die de uitkomsten van een project kan beïnvloeden of er door kan worden beïnvloed, of een organisatie. Zij kunnen positieve of negatieve gevolgen hebben en zij kunnen zowel intern als extern aan de organisatie zijn. Een Stakeholder register wordt gemaakt om te documenteren wie beïnvloed wordt door het project en wie invloed en impact heeft op het project. Het bevat informatie om om te gaan met project stakeholders die verschillende niveaus van belangen en impact hebben op de doelstellingen van het project. In dit artikel bespreken we het belang van stakeholdermanagement en geven we een voorbeeld van een stakeholderregistersjabloon om u te helpen de stakeholders van uw project effectief te beheren.

Belang van stakeholdermanagement voor het succes van een project

Stakeholders kunnen positief, negatief, intern of extern aan het project of de organisatie zijn. Afdelingshoofden, projectcoördinatoren, projectteamleden, uitvoerende managers, de raad van bestuur en projectsponsors zijn het voorbeeld van interne belanghebbenden wier activiteiten het project beïnvloeden of erdoor worden beïnvloed.

Externe belanghebbenden zijn degenen die buiten de organisatie van het project staan. Verkopers, leveranciers, regelgevende instanties, de overheid, gemeenschappen en organisaties zijn voorbeelden van externe belanghebbenden.

Tevredenheid van belanghebbenden is een belangrijk succescriterium voor elk type project. Het maakt niet uit of u een geavanceerd IT-project of een klein kantoorbouwproject beheert, u moet voldoen aan de eisen van uw stakeholder. Voor succesvolle projectmanagers is het een goede gewoonte om alle positieve belanghebbenden volledig te betrekken met behulp van effectieve communicatiemiddelen en -technieken op basis van een strategie om hun steun te verkrijgen.

Stakeholdermanagement is een zich herhalend proces dat gedurende de levenscyclus van een project wordt uitgevoerd. Hoewel er veel hulpmiddelen en technieken beschikbaar zijn voor de ontwikkeling van een stakeholderstrategie, is stakeholdermanagement een uniek proces voor het project. Daarom moet het worden afgestemd op de kenmerken van het project.

Identificatie van de belangrijkste project stakeholders proces komt net na de ondertekening van het project charter. Daarna moet u de stakeholder informatie documenteren in een register. Met andere woorden, u zult het belanghebbendenregister creëren zodra het projecthandvest is ondertekend.

• Werk samen met uw sponsor om degenen op de primaire niveaus te identificeren.
• Brainstorm met uw projectteam om individuen en groepen te identificeren
• Vraag om kennis van deskundigen
• Analyseer de registers van eerdere en soortgelijke projecten.

Stakeholder Register Template

Het Stakeholder register is een van de belangrijkste project documenten die helpt bij het classificeren, identificeren en beoordelen van de stakeholders van het project. Het stakeholderregister geeft antwoord op veel vragen over de stakeholders. Hieronder volgen er enkele;

• Wat zijn de namen en contactgegevens van de stakeholders?
• Wat zijn de verwachtingen en eisen van de stakeholders?
• Wie zijn de meest kritische stakeholders?
• Wat zijn de communicatiemethoden om met de stakeholders om te gaan?
• Wat is het impactniveau van de stakeholders?

In principe wordt een stakeholderregister gemaakt in de vroege fasen, direct nadat het projecthandvest is ondertekend. Stakeholder identificatie is de eerste stap van het creëren van een stakeholder register. Stakeholders kunnen worden geïdentificeerd door verslagen van vroegere en gelijksoortige projecten te herzien, door met het projectteam te brainstormen, door met de projectsponsor te vergaderen, en door de bij het project betrokken verkopers te onderzoeken

Na de stakeholderidentificatie, komen de stakeholderanalyse, de classificatie, en de managementprocessen.

De PMBOK Gids beveelt de onderstaande hulpmiddelen aan voor stakeholderclassificatie;

1. Macht/belang raster
2. Macht/invloed raster
3. Invloed/impact raster
4. Salience model

Stakeholders worden geclassificeerd op basis van hun macht, invloed, impact, en belang op een project. Ook kunnen ze worden ingedeeld naar urgentie en legitimiteit.

Voorbeeld van een stakeholdersregister

Typisch omvat een stakeholdersregister de onderstaande informatie;

– Naam,
– Afdeling
– Titel
– Rol in project
– Verwachtingen
– Invloed (Laag/Hoog)
– Impact (Laag/Hoog)
– Categorie

Een stakeholderregister bevat kolommen die ingaan op specifieke vragen. Het kan worden aangepast aan de eisen van het project. Onderstaande afbeelding geeft een voorbeeld van een stakeholderregister.

Merk op dat het stakeholderregister een levend document is dat tijdens de levenscyclus van het project moet worden bijgewerkt. Het bevat informatie over alle belangrijke projectstakeholders en hun kenmerken.

Stakeholderregisters zijn belangrijke projectmanagementdocumenten die gedurende de gehele projectlevenscyclus moeten worden bijgewerkt. Het is een levend document dat het projectteam helpt om alle projectstakeholders te indexeren. Naarmate het project vordert, veranderen de stakeholders en hun invloeden op het project. Er komen nieuwe stakeholders bij en sommige stakeholders verliezen hun aandacht voor het project. Ook hun macht en impact op het project verandert. Bovendien moet het stakeholderregister een vertrouwelijk document zijn, omdat het zoveel informatie bevat over verschillende mensen en organisaties.

Voor succesvol projectmanagement kan het belang van een stakeholderregister nooit worden ontkend.

Voordelen van Stakeholderregister

Als projectmanager moet je je bewust zijn van dit feit: Stakeholders kunnen alles zowel moeilijk als gemakkelijk maken. En alles heeft de neiging te veranderen in een project omdat projecten dynamisch van aard zijn. Een individu of groep kan in het begin geïnteresseerd zijn in uw project, maar kan na verloop van tijd zijn interesse verliezen. Of misschien wil een groep niet dat u een project realiseert dat u hebt ondernomen.

Hoe kunnen we al deze factoren beheersen? Het antwoord is eenvoudig: gebruik de stakeholder om te komen tot. Tijdens het managen van een project, kan het classificeren, identificeren en beoordelen van stakeholder requirements studies u redden. Het maken van een register is eenvoudig, het is gewoon iets op een computerscherm schrijven. Het hebben van een compleet register helpt bij het succesvol managen van onze beperkte tijd bij het omgaan met een aantal kwesties in projecten.

Samenvatting

Stakeholdermanagement speelt een sleutelrol in het succes van een project. Verkeerd management van projectstakeholders die veel macht en belangen hebben, kan bijdragen aan het falen van het project. Daarom moeten projectteams tijdig en zorgvuldig stakeholderanalyse, -classificatie en -prioritering uitvoeren, rekening houdend met de mogelijkheden van de stakeholder om het project te beïnvloeden.

Het is een goede gewoonte om het register zo vroeg mogelijk op te stellen. Er zijn verschillende voorbeelden en sjablonen beschikbaar op het internet. Je kunt ze downloaden, aanpassen aan de eisen van je project, kolommen toevoegen indien nodig, en ze gebruiken voor je project om de stakeholder informatie te indexeren. Het voorgestelde sjabloon in dit artikel, dat laat zien hoe het stakeholder register eruit zou kunnen zien, is ook nuttig voor je.

In dit artikel bespreken we het belang van stakeholder management en geven we een voorbeeld van een sjabloon voor een stakeholder register. Merk op dat dit een belangrijk onderwerp is dat bekend zou moeten zijn vanuit het oogpunt van het PMP Certificeringsexamen. U kunt alles wat u wilt toevoegen of delen door gebruik te maken van het commentaarvak hieronder.

Zie ook

Salience Model

Externe Referenties

pmi.org

Tags: PMBOK Guide pmbok stakeholderregister projectmanagement stakeholderregister stakeholderregister stakeholderregister in projectmanagement stakeholdersregister wat is een stakeholderregister