Accounts payable (AP) audits kunnen vaak ontmoedigend lijken. Bedrijven geven er de voorkeur aan beloningen in de toekomst te zoeken en niet bij het verleden stil te blijven staan. Maar laat uw angsten u niet tegenhouden. Een boekhoudkundige controle kan fraude, fouten en andere problemen aan het licht brengen die uw bedrijf in gevaar kunnen brengen – waardoor u op de lange termijn onschatbare tijd en geld bespaart.
Als een AP-audit goed wordt uitgevoerd, bevestigt deze niet alleen of u zich aan de regels houdt, maar laat deze ook zien hoe u uw bedrijf efficiënter kunt leiden. Vergeet niet dat het betalen van een externe accountant om dagenlang door uw papieren archief te struinen, nu tot het verleden behoort. Slimme softwareoplossingen slaan al uw gegevens op één plaats op, waardoor u een uitgebreide boekhoudkundige controle kunt uitvoeren door slechts op een knop te tikken.
AP Audits: Why They Matter
Simpel gezegd is een AP-audit een onafhankelijk en systematisch onderzoek van de crediteurenadministratie van een organisatie. Er wordt gecontroleerd of uw transacties correct zijn geregistreerd en of die registraties een nauwkeurig beeld van uw bedrijf geven. Een goed voorbereid auditrapport zal u vertellen hoe uw bedrijf het doet en waar u kunt verbeteren.
Voor veel in de VS gevestigde bedrijven zijn crediteurencontroles niet optioneel. Sinds de invoering van de Sarbanes-Oxley Act in 2002 moeten de meeste beursgenoteerde bedrijven hun administratie aan een externe audit onderwerpen. Accountants controleren of de bedrijfsadministratie voldoet aan de normen die zijn vastgelegd in de Generally Accepted Accounting Principles (GAAP). Hoewel naleving extra werk voor bedrijven oplevert, komen grootschalige bedrijfsschandalen nu veel minder vaak voor dan in het verleden.
Veel financiële professionals beschouwen AP-audits als een noodzakelijk kwaad. Boekhoudkundige audits kunnen fouten, fraude of andere zaken aan het licht brengen die werknemers in de problemen kunnen brengen. In de praktijk is er geen reden om bang te zijn, tenzij u daadwerkelijk iets te verbergen heeft. Behandel audits als een veiligheidscontrole – u wilt toch ook weten of uw remmen het bijna begeven?
AP Auditing 101: A Guide for Beginners
Er is geen vaste manier om een AP-audit uit te voeren. Accountants kiezen hun methoden op basis van de omvang en vorm van een bepaald bedrijf en de gewenste grondigheid van de audit. De implementatie van GAAP-voorschriften verschilt per staat, waarbij sommige staten openbare bedrijven toestaan om aanvullende rapporten te publiceren die de GAAP-normen niet hoeven te volgen.
Ondanks deze verschillen zullen auditors over het algemeen kijken naar de volledigheid, geldigheid en naleving van records, en kijken of het crediteurensaldo op de juiste manier werd vermeld op de eindejaarsverklaring. Samen bevestigen deze of de administratie van het bedrijf daadwerkelijk een nauwkeurig beeld van het bedrijf geeft.
Een AP-audit bestaat gewoonlijk uit vier fasen: planning, veldwerk, auditrapport, en follow-up review.
Planning voor een Accounts Payable Audit
In de planningsfase stellen auditors het bedrijf ervan op de hoogte dat er een audit gaat plaatsvinden. De volgende stap is meestal een formele vergadering waarin de reikwijdte en de doelstellingen van de evaluatie worden besproken. Op basis van deze vergadering zal de auditor een plan opstellen voor het onderzoek zelf.
Accounts Payable Audit Procedures
De veldwerkfase is wanneer auditors erin duiken. Zij zullen verscheidene dagen of weken besteden aan het doorspitten van de dossiers van het bedrijf voordat zij hun gegevens in een rapport samenvatten dat hun bevindingen en evaluatie van die bevindingen samenvat.
Accounts Payable Audit Reporting
Wanneer het veldwerk is voltooid, worden de bevindingen in het definitieve auditrapport gezet.
Accounts Payable Audit Follow-Up Review
Het feit dat het rapport is voltooid, betekent niet dat het werk voorbij is. De laatste stap is dat de accountant na een jaar een follow-up review uitvoert om te controleren of de gewenste resultaten zijn bereikt.
Hoe maak je van je audit een makkie
Hoe ver we ook in het digitale tijdperk zijn, veel boekhoudkundige audits worden nog steeds met de hand gedaan. Als u er niet tegen kunt dat een accountant op zoek gaat naar een factuurnaald in een papieren hooiberg, bent u niet de enige. Gelukkig is er nu een efficiëntere manier om audits uit te voeren. Elektronische facturering en elektronische betalingen maken het een fluitje van een cent.
Door over te stappen op AP automatiseringssoftware bent u verzekerd van snellere, goedkopere en eenvoudigere accountantscontroles omdat uw administratie gemakkelijker te vinden zal zijn. Door auditors read-only toegang tot uw administratie te geven, kan hun werk worden gedaan in slechts twee of drie uur, in tegenstelling tot de dagen of weken die ze in uw kantoor zouden doorbrengen door de boekhouding op de traditionele manier te controleren.
Nog steeds huiverig om uw papieren administratie los te laten? Houd in gedachten dat alleen papier een illusie van controle biedt. Records kunnen worden misplaatst, per ongeluk versnipperd, of gewoon verloren. Papier is in feite de antithese van efficiëntie: Het maakt het factuur- en betalingsproces minder zichtbaar, en daardoor moeilijker te volgen.
Hoe fraude op te sporen bij een AP-audit
Als u er nog steeds niet van overtuigd bent dat een geautomatiseerde crediteurenadministratie de juiste oplossing voor u is, overweeg dan een van de hoofddoelen van audits: fraudedetectie. AP-afdelingen zijn bijzonder kwetsbaar voor fraude omdat zij een groot aantal transacties verwerken. De Association of Certified Fraud Examiners schat dat een gemiddelde organisatie 5% van haar jaarlijkse inkomsten aan fraude verliest.
De meest alledaagse vorm van fraude is het knoeien met facturen. Als een factuur is behandeld met correctievloeistof of als belangrijke informatie ontbreekt, moeten de alarmbellen afgaan. Hetzelfde geldt voor dubbele of gefotokopieerde facturen. De implementatie van een geautomatiseerde oplossing voor elektronische facturering is de eenvoudigste manier om dit soort fraude tot het verleden te laten behoren.
Andere vormen van fraude kunnen moeilijker te detecteren zijn. Fraudeurs weten dat controleurs geen tijd hebben om elke factuur te controleren, wat mogelijkheden biedt voor succesvolle manipulatie van informatie. Ook hier kan automatisering voor extra veiligheid zorgen. Geautomatiseerde procedures creëren een onmiddellijk controlespoor en maken het gemakkelijker om te zoeken naar veel voorkomende indicatoren van fraude, zoals facturen die net onder de goedkeuringsbedragen liggen, facturen met afgeronde bedragen en leveranciers met postbusadressen. Geen enkel systeem is volledig fraudebestendig, maar digitale oplossingen maken het wel eenvoudiger om fraude op te sporen en te voorkomen.
Met een sterke AP-afdeling hoeft u niet langer bang te zijn voor de boekhoudkundige controleprocedures. Door digitaal te gaan, wordt het controleren sneller, eenvoudiger en goedkoper. Het belangrijkste is dat het een koud kunstje wordt om bij de les te blijven en dat u meer tijd overhoudt om vooruitstrevende strategieën uit te voeren, zoals het plannen van de financiële toekomst van uw bedrijf.