Een proefbalans is een opsomming van alle rekeningsaldi uit de grootboeken van een bepaalde datum, om te zien of het totale debetsaldo gelijk is aan het totale creditsaldo. Het concept van dubbele boeking zorgt ervoor dat twee totalen, zoals de credit- en de debetsaldi op een bepaalde datum, met elkaar overeen moeten komen. Als de bedragen niet gelijk zijn, moet er een fout of vergissing in de boekhouding zijn geslopen.
Om een proefbalans op te stellen, moeten de grootboekrekeningen in evenwicht zijn, evenals het kasboek. Vervolgens worden de saldi met de creditsaldi en de debetsaldi in verschillende kolommen vermeld. Het totaal van de creditsaldi moet gelijk zijn aan de som van de debetsaldi (zie ook Een overzicht van Double Entry Accounting). De proefbalans komt overeen als het totaal gelijk is.
Beperking van een proefbalans
Zoals gezegd zou er sprake zijn van een fout in de boekhouding als het totaal van de credit- en debetsaldi (zie ook Inzicht in credit en debet in de onderneming) niet overeenkomen. Het betekent echter niet dat er geen fouten zijn, zelfs als de proefbalans overeenkomt (zie ook 5 voordelen van een goede boekhouding). Hieronder volgen zes soorten fouten die geen invloed hebben op de proefbalans.
Fouten door weglating
Een fout door weglating ontstaat wanneer een boeking in de boekhouding wordt verwaarloosd. Omdat voor de transactie geen credit- of debetsaldo is ingevoerd, zou de weglating geen gevolgen hebben voor de proefbalans, hoewel zij soms kan worden opgespoord bij de bankreconciliatie, als het een bankgerelateerde transactie betreft.
Commissiefouten
Commissiefouten doen zich voor wanneer een boekhoudkundige transactie op de onjuiste rekening wordt geboekt, maar in dezelfde klasse als de juiste rekening. Bijvoorbeeld, de betaling van de telefoonrekening wordt ten onrechte op de elektriciteitsrekening geboekt. Zowel de telefoon- als de elektriciteitsrekening vallen echter onder de uitgavenrekeningen.
Principefouten
Wanneer een verrichting ten onrechte op een rekening wordt geboekt die in een andere categorie valt dan de juiste rekening, treedt de principiële fout op. Bijvoorbeeld, de betaling voor de benzine van een voertuig moet worden geboekt op de rekening voor de bedrijfskosten van motorvoertuigen, die een uitgavenrekening is, maar wordt ten onrechte geboekt op de rekening voor motorvoertuigen, die een vaste-activarekening is.
Fouten bij oorspronkelijke boeking
Een fout bij oorspronkelijke boeking treedt op wanneer een verkeerd bedrag van een transactie wordt geboekt in het boek van de eerste boeking. Ter illustratie, een verkoopfactuur voor RM350 is in het verkoopjournaal ingevoerd als RM35.
Reverse Posting Of Transactions
Deze fout treedt op wanneer een rekening die gedebiteerd moet worden, ten onrechte als credit geboekt wordt, en de rekening die gecrediteerd moet worden, gedebiteerd wordt. Bijvoorbeeld, een betaling verkregen van een debiteur wordt weer gedebiteerd op de rekening van de debiteur (het zou moeten worden gecrediteerd) en gecrediteerd op de bankrekening (het zou moeten worden gedebiteerd).
Compenserende fouten
Bij compenserende fouten heffen twee of meer dan twee fouten elkaar op en zijn daarom moeilijk te traceren. Bijvoorbeeld, een factuur van RM1,200 in het verkoop journaal is op de rekening van de klant geboekt voor RM1,000. Tegelijkertijd wordt het totaal van het verkoop journaal verminderd met RM200. Daarom zou het credit saldo van de verkooprekening en het debet saldo op de rekening van de klant ondergewaardeerd zijn met RM200.
Als u nog steeds fouten heeft gevonden in het in evenwicht brengen van uw proefbalans, kunt u hulp zoeken bij ons accountantskantoor in Johor Bahru.