Het Accounts Receivable (AR) Aging Report (in het Fins, myyntisaamisten ikääntymisraportti) is een cruciaal onderdeel van cash flow planning. Vorderingen ontstaan wanneer er een overeenkomst is tussen de onderneming en haar klant om voor geleverde goederen of diensten te betalen gedurende een overeengekomen periode, bijvoorbeeld binnen 10, 30, 45 of 90 dagen. Als sommige klanten zich niet houden aan de contractbepalingen en de voorgeschreven betalingstermijnen die in het contract zijn gespecificeerd, ontstaan achterstallige schulden of dubieuze vorderingen.
In geval van een groot aantal onbetaalde facturen of te late betalingen kan het bedrijf te maken krijgen met een tijdelijk of permanent cashflow-probleem. Uitstaande facturen zijn niet alleen een ongemak, maar vormen een ernstig probleem voor de onderneming, omdat zij het voortbestaan van de onderneming kunnen bedreigen. In de situatie van onderbreking van de cashflow, zal het bedrijf niet het geld hebben om het bedrijf operationeel te houden. Het bedrijf zal niet in staat zijn om leveranciers, werknemers, nutsvoorzieningen, huur en andere operationele kosten te betalen.
Een debiteuren verouderingsrapport is een samenvatting van de onbetaalde facturen van klanten samengesteld volgens datum categorieën. Het idee van dit rapport is om de debiteuren te classificeren volgens hun vervaldatum. Aldus wordt het mogelijk debiteuren met een groot aandeel aan achterstallige facturen te identificeren, en bijgevolg de eigen risico’s te verminderen door de verkoop op krediet voor die klanten te verminderen of te weigeren.
De beoordeling van de waarschijnlijkheid dat bepaalde vorderingen niet zullen worden geïnd, is gewoonlijk gebaseerd op vroegere ervaringen. De algemene regel is echter dat hoe ouder de onbetaalde factuur, hoe waarschijnlijker het is dat geld niet zal worden geïnd.
Het Accounts Receivable AR Aging Report heeft geen algemeen aanvaarde vorm; het is echter meestal een tabel waarin de vorderingen worden gecategoriseerd op basis van hun betalingstermijnen, en opgesplitst in verschillende verouderingscategorieën op basis van de tijd sinds de factuur werd uitgegeven. Gewoonlijk worden achterstallige vorderingen als volgt ingedeeld:
- minder dan 10 dagen
- 10-30 dagen
- 30-60 dagen
- 60-90 dagen
- meer dan 90 dagen
Over het algemeen bevat het AR-verouderingsrapport de volgende belangrijke informatie:
- Klantennaam
- Factuurnummers
- Factuurdata
- Due dates
- Overdubbele dagen
- Factuurbedrag
- Overdubbele bedragen
- Totaal debiteurenbedrag
- enz.
Om de omvang van de dubieuze vorderingen te schatten, volstaat het het totale saldo van elke ouderdomscategorie te vermenigvuldigen met de overeenkomstige waarschijnlijkheid van niet-betaling van de schuld, d.w.z. met een geschat percentage van oninbaarheid voor die categorie. Het resulterende totaal van al deze saldi wordt beschouwd als oninbare vorderingen.
Waarom is het nuttig om AR Aging Report samen te stellen?
De belangrijkste voordelen van het opstellen van een Accounts Receivable Aging Report zijn:
- de mogelijkheid om de solvabiliteit op korte en lange termijn van de klanten van de onderneming te beoordelen;
- het management van de onderneming heeft een idee over de snelheid waarmee de debiteuren worden geïnd;
- de mogelijkheid om dubieuze debiteuren te voorspellen;
- de onderneming kan een schatting maken van de dubieuze debiteurenreserve, d.w.z. een voorziening voor dubieuze debiteuren.d.w.z. een voorziening voor dubieuze debiteuren boeken.