Wanneer u te maken hebt met de Californische wetgeving inzake eindloon, zijn het de details die het moeilijk maken. Als een werknemer bijvoorbeeld ontslag neemt met een opzegtermijn van twee weken, hebt u normaal gesproken tot de laatste dag van de werknemer de tijd om het laatste loon uit te betalen – maar wat als u de werknemer wilt vragen om de opzegtermijn niet te werken? Wanneer moet het laatste loon worden betaald?
Hoe moet een werkgever omgaan met een situatie waarin een ontslagen werknemer van tevoren (voordat het was opgebouwd) PTO of vakantietijd heeft opgenomen en er al voor is betaald, hoewel het nog niet is verdiend? Kan het worden teruggevorderd van het laatste loon?
Dit waren het soort vragen die Michelle Flores beantwoordde tijdens een recent CER webinar. Lees verder voor deze antwoorden en meer.
Californische wetten op het eindloon: Hoeveel tijd om de laatste loonstrook te verstrekken
Q. Hoeveel tijd heb je om de werknemer te betalen zodra ze zijn beëindigd?
A.In Californië moet een werknemer die wordt beëindigd, onmiddellijk worden betaald – de dag van beëindiging.
Q. Is de wet zodanig veranderd dat werkgevers voorheen 72 uur hadden om eindbetalingen te doen, maar dat het nu onmiddellijk is? Of is het nog steeds 72 uur, maar wordt het slechts aanbevolen om onmiddellijk te betalen?
A.Labor Code sectie 201 geeft aan dat als u een werknemer beëindigt, u hem onmiddellijk bij beëindiging moet betalen. Er is een voorbehoud voor seizoensarbeiders in de conservenindustrie-werkgevers die seizoensarbeiders in de conservenindustrie beëindigen hebben wel 72 uur, maar dit is een zeer strikte uitzondering. Als een werknemer daarentegen ontslag neemt, heeft de werkgever wel 72 uur om het laatste loon uit te betalen. Maar bij ontslag is het meestal onmiddellijk verschuldigd.
Californische wetten op het eindloon: Wat als een werknemer geld verschuldigd is?
Q. In termen van leningen, kunt u alstublieft ingaan op eindloon en PTO dat werd “geleend” (verlof opgenomen dan hun opgebouwde of verdiende saldo)? Mogen we het loon terugvorderen?
A.In deze situatie staat het gelijk aan hun loon voorschieten. Vaak staat in het handboek dat voorschotten uit een eindloon kunnen worden gehaald; ik waarschuw werkgevers echter om dat niet te doen. Mijn aanbeveling is om die voorschotten tot een minimum te beperken en ze in uw voordeel te gebruiken als iemand weggaat. In sommige omstandigheden kan het uitleggen dat u het niet aftrekt (en het dus behandelt als een geschenk aan de werknemer zonder verwachting van terugbetaling) meer voordelen voor de werkgever hebben dan proberen het geld terug te verdienen, en zeker minder risico’s.
Q. In het geval van kwijtschelding van geavanceerde vakantie / PTO tijd / loon, zou je aanraden dat we vragen om een release van claims in ruil?
A.Dat hangt ervan af. In die situatie zou het afhangen van hoe goed je hebt gedocumenteerd de voorschotten, hoeveel geld is in kwestie, en de documentatie als het gaat om de kwijtschelding. De vraag is of u de nodige aandacht hebt besteed aan die kwijtschelding – wat echt afhangt van de omstandigheden. Het zou kunnen, maar dan moet het om een substantieel bedrag gaan, een substantieel bedrag in de tijd, en het moet volledig gedocumenteerd zijn. Het zou ook een aparte sign off nodig hebben (ze zouden ergens moeten hebben afgetekend dat ze erkenden dat ze dit verschuldigd zouden zijn als ze ontslag namen voordat ze het tekort terugbetaalden).
California eindloonwetten: Hoe om te gaan met variërende ontslagaanzeggingen van werknemers
Q. Als een werknemer in Californië een opzegtermijn van twee weken geeft, maar u wilt niet dat de werknemer de opzegtermijn werkt en besluit om hen in plaats daarvan vroegtijdig te ontslaan, moet u dan hun laatste cheque hebben op de dag dat u hen ontslaat – zelfs als u hen door hun opzegtermijn betaalt?
A.De veiligste route is om hen te betalen op de dag dat u besluit hen te vragen niet te werken, en de rest van hun opzegtermijn uit te betalen. Ik zou hen betalen op de dag dat u hen laat gaan, omdat hun dienstverband op die dag eindigt. En ook al hebben zij u op een andere dag van hun voornemen om ontslag te nemen in kennis gesteld, als u nee zegt, beëindigt u hun dienstverband in feite eerder dan de verwachte einddatum. Aangezien hun dienstverband op die datum eindigt, moet u hen op die datum betalen – ongeacht of u hen door hun opzeggingstermijn heen betaalt of niet.
In feite zou ik aanraden dat u door de opzeggingstermijn heen betaalt, omdat als u dat niet doet, dit niet alleen aanleiding kan geven tot werkloosheidsclaims, maar deze claims kunnen ook doorlopen tot na de ontslagdatum. Waarom het risico nemen – betaal het op de dag dat je “bedankt maar nee bedankt” zegt en betaal het door hun opzegtermijn heen. En documenteer dit alles duidelijk.
Q. Als een werknemer een lange opzegtermijn geeft, zoals een maand, maar u laat ze gaan op de dag dat ze u vertellen dat ze van plan zijn te vertrekken (omdat u weet dat ze niet langer productief zullen zijn), moet u dan de volledige opzegtermijn doorbetalen, via een standaard twee weken, of ze gewoon laten gaan zonder opzegtermijn?
A.Dit moet van geval tot geval worden bekeken. Zonder verdere details, kan het moeilijk zijn om de onmiddellijke beëindiging te rechtvaardigen. Zonder dat die persoon het gebrek aan productiviteit vertoont (d.w.z. als het in feite alleen maar een indruk is dat ze niet alles zullen geven en u alleen maar probeert om ze uit de omgeving te krijgen), raad ik u aan om hen te bedanken voor de opzegging en de hele opzegtermijn door te betalen. Ook al is dit een grote uitbetaling, zonder die uitbetaling zou er een claim voor dat loon kunnen komen. Ze kunnen bijvoorbeeld beweren dat ze dachten dat die opzeggingstermijn nodig was. Ook zouden ze werkloosheid kunnen aanvragen en dat zou u waarschijnlijk moeten betalen – en de werkloosheid zou langer kunnen duren dan die tijd.
Daarnaast geeft u de boodschap aan andere werknemers dat het geven van opzegging negatief zal worden behandeld, waardoor ze worden gestimuleerd om dat niet meer te doen. Het vermijden van dit laatste punt alleen al kan de kosten waard zijn. Zonder verdere details te kennen, zou ik het betalen.
De bovenstaande informatie is een uittreksel van het webinar “Final Pay Obligations in California: Tips voor het minimaliseren van uw juridische risico’s wanneer werknemers vertrekken.” Om u te registreren voor een toekomstig webinar, gaat u naar CER webinars.
Michelle Lee Flores is een partner in het kantoor in Los Angeles van Fisher & Phillips LLP. Zij richt haar praktijk op alle aspecten van arbeidsgeschillen, waaronder jury- en bench trials; arbitrage; bemiddeling en pre-litigation onderhandelingen; intimidatie en discriminatie op grond van geslacht, ras, religie, leeftijd en handicap; loon- en uurschendingen, waaronder class actions; en onrechtmatige beëindiging.