Eén van de pijlers van elk project is de Work Breakdown Structure (WBS) en het bijbehorende WBS-woordenboek. Of u nu een aannemer bent die de baseline van het project presenteert of een klant die de baseline beoordeelt, de WBS en het WBS-woordenboek zijn uw sleutel tot inzicht in hoe de ongelijksoortige onderdelen van een project uiteindelijk met elkaar zullen samenhangen en uiteindelijk zullen opleveren wat u met uw project wilt bereiken.
De WBS is de hiërarchische onderverdeling van het project naar deliverables. Het is de werkelijke structuur die wij gewend zijn te zien en te gebruiken om het project te organiseren. Het stelt ons in staat de scope in beter beheersbare stukken te verdelen en biedt een rapportagestructuur die we gebruiken voor planning, het vastleggen van prestaties en actuals. De hiërarchische structuur stelt ons in staat om het project op zijn laagste niveau te bekijken, om het in zijn geheel te bekijken, of ergens daartussenin. De WBS is geweldig voor die dingen. Wat niet altijd duidelijk is als je naar de WBS kijkt, is hoe het werk zich verhoudt tot de Statement of Work (SOW), die vaak niet op dezelfde manier is gestructureerd als de WBS.
Figuur 1 – Work Breakdown Structure
Het WBS-woordenboek is niet alleen een uitbreiding op de eenvoudige éénregelige beschrijving van de WBS-elementen, maar verbindt de WBS ook met de Statement of Work (SOW). Het WBS-woordenboek is meestal een spreadsheet met een lijst van de WBS, de naam van het WBS-element, een beschrijving van het werk in dat element op zijn minst. Bovendien zal het goede woordenboek een veld hebben dat aangeeft welke SOW-paragraaf door dat WBS-element wordt gedekt. Deze mapping relateert de twee structuren aan elkaar en opent veel mogelijkheden om te begrijpen hoe het project gepland is, hoe het presteert en wat het kost. Een WBS-woordenboek kan eruit zien als het onderstaande voorbeeld:
De laatste kolom in het voorbeeld laat zien hoe de elementen op het laagste niveau van de WBS zijn gerelateerd aan de SOW. In het voorbeeld zie je dat elk element gerelateerd is aan twee verschillende paragrafen in het SOW. De eerste is gemeenschappelijk voor alle elementen; laten we zeggen dat dat de Project Management paragraaf in de SOW is. Deze koppeling laat zien dat het project zal plannen, uitvoeren en vastleggen van actuals voor project management bij elk afzonderlijk element. Elk element is ook gekoppeld aan een unieke paragraaf die specifieke vereisten kan bevatten die verband houden met de communicatie scope of work. Elk WBS-element moet worden gekoppeld aan ten minste één SOW-paragraaf, maar meestal zullen ze worden gekoppeld aan meerdere paragrafen. Als je een WBS-element hebt dat niet is gekoppeld aan een SOW-paragraaf, moet je je afvragen “waarom doen we dit?”, omdat het blijkbaar geen deel uitmaakt van het contract. Omgekeerd moet elke SOW-paragraaf gerelateerd zijn aan ten minste één WBS-element en meestal raakt het meerdere WBS-elementen.
Wat levert het je op als je deze twee structuren aan elkaar koppelt? Het stelt u in staat om naar uw project te kijken in verschillende dimensies die een heleboel rapportage en analyse mogelijkheden openen. Als u bijvoorbeeld alleen al naar een matrix kijkt van waar de twee documenten met elkaar zijn verbonden, kunt u snel zien of u alles hebt afgedekt in de SOW of dat u werk doet in een WBS-element dat niet in het contract staat.
Maar dat is nog maar het begin. Bedenk eens welke informatie in een SOW-paragraaf wordt vastgelegd. Al die informatie kan nu worden gerelateerd aan een WBS, wat betekent dat het kan worden gerelateerd aan een planning, prestaties uit een earned value-systeem, de organisatie die het werk uitvoert of actuals uit uw boekhoudsysteem.
Door te kijken naar relaties die bestaan tussen WBS-elementen in de planning, kunt u zien hoe verschillende SOW-paragrafen zijn gekoppeld en of dat zinvol is of niet. In het bovenstaande WBS-woordenboekvoorbeeld zou je verwachten dat er verbanden zijn tussen Component Testing (1.3.1) en System Testing (1.3.2). Als die verbanden er niet zijn, zou dat een rode vlag voor uw project zijn die moet worden onderzocht.
Het relatievoorbeeld is nog maar het topje van de ijsberg. Prestaties en actuals kunnen worden toegewezen aan SOW paragrafen. De koppeling is misschien niet exact, misschien moet je actuals van een WBS aan meerdere SOW paragrafen toewijzen, maar die zichtbaarheid is nog steeds waardevol. Je kunt ook in de SOW paragrafen duiken en zien hoe elementen binnen die paragrafen zich tot elkaar verhouden. Zo wordt in SOW-paragrafen meestal aangegeven welke deliverables door een SOW-paragraaf worden beïnvloed. Een eenvoudige mapping van een deliverable aan een SOW-paragraaf, teruggekoppeld via de WBS Dictionary, opent de deur om alle hierboven besproken attributen per deliverable te bekijken. Voeg vervolgens extra velden toe aan de WBS Dictionary (Contract Line Item Number, Control Account Managers, Control Account Flags, etc.) en de mogelijkheden groeien.
Bij correct gebruik wordt de WBS Dictionary veel meer dan een document dat het werk beschrijft. Het wordt een project caleidoscoop die u toelaat om te kijken naar uw project gegevens in een oneindig aantal manieren.