Palvelusopimusten kirjanpito:

Viime vuosina julkaistujen monien uusien ja päivitettyjen tilinpäätösstandardien joukossa on tehty merkittäviä muutoksia siihen, miten yritykset käsittelevät palvelusopimuksia. Toisaalta uusi vuokrasopimusten kirjanpito-ohjeistus on saanut organisaatiot tarkastelemaan uudelleen palvelusopimuksia, jotka saattavat sisältää vuokrasopimuksia, mikä on monimutkaistanut näiden sopimusten tulkintaa ja raportointia. Toisaalta tietyt ohjelmistosopimusten kirjanpitoa koskevat uudet säännöt selventävät sitä, miten kirjanpitäjien tulisi suhtautua näihin sopimuksiin.

Lue lisää tietoa uusista muutoksista ja tutustu ilmaisiin työkaluihin, joiden avulla voit yksinkertaistaa säännösten noudattamista.

Palvelusopimuksiin upotettujen vuokrasopimusten kirjanpitokäsittely

Uusien vuokrasopimusten kirjanpitostandardien ASC 842, IFRS 16 ja GASB 87 mukaan organisaatioiden on tutkittava palvelusopimuksensa (kuten logistiikka-, tietoturva- ja tietovarastointisopimukset) ja arvioitava, sisältävätkö nämä sopimukset upotettuja vuokrasopimuksia.

Sisään upotettujen vuokrasopimusten tunnistamiseen ei ole olemassa oikoteitä. Palvelusopimukset sisältävät harvoin termejä ”leasing” tai ”vuokra”, mikä tekee prosessista monimutkaisen, erityisesti yrityksille, joilla on paljon arvioitavia sopimuksia. KPMG:n kyselytutkimuksessa, joka julkaistiin aikana, jolloin pörssiyhtiöt siirtyivät uuteen standardiin, vastaajat ilmoittivat, että sulautettujen vuokrasopimusten tunnistaminen oli yksi siirtymisen haastavimmista näkökohdista.

Käydäänpä läpi esimerkki, jonka avulla saadaan parempi käsitys siitä, miten vuokrasopimukset voivat olla sulautettuina sopimuksiin.

Yhtiö A:lla on vartiointipalvelusopimus ABC Securityn kanssa. ABC Security toimittaa kameroita, valvontalaitteita ja näppäimistöjä yritys A:n tiloihin. Sopimuksessa todetaan, että yritys A saa ABC Securityn valvontalaitteet täyteen käyttöönsä. Sopimuksessa luetellaan kukin tuote sekä tunnistenumero, jota käytetään tässä sopimuksessa.

Yhtiö A:lla on täysi määräysvalta valvontalaitteisiin, ja se saa olennaisilta osin kaiken turvavarusteista saatavan taloudellisen hyödyn. Tämän sopimuksen laiteosuus täyttää kaikki sulautetulta vuokrasopimukselta vaadittavat standardit:

1. Sopimuksen kohteena oleva omaisuuserä on nimenomaisesti yksilöity.
2. Yhtiö A:lla on määräysvalta sopimuksen kohteena olevaan omaisuuteen.
3. Yhtiö A saa olennaisilta osin kaiken taloudellisen hyödyn sopimuksen kohteena olevasta omaisuudesta.

Jos etsit lähtökohtaa sopimusten arvioinnissa, vartiointi-, logistiikka- ja varastointisopimukset sisältävät yleisesti sulautettuja vuokrasopimuksia.

LeaseQuery tarjoaa sulautettujen vuokrasopimusten testin, jolla voit arvioida jokaisen sopimuksesi sulautettujen vuokrasopimusten varalta:

Jos löydät sopimuksen, joka sisältää vuokrasopimuksen, käytä vuokrasopimusten omaisuuserien seurantatietojamme, jotta voit pitää yksityiskohtaista kirjaa. Meillä on myös erityisesti julkisyhteisöille tarkoitettu lease asset tracker.

Katsotaanko ohjelmistolisenssit palvelusopimuksiksi ASC 842:n, IFRS 16:n tai GASB 87:n mukaan?

Uudet vuokrasopimusten kirjanpitosäännöt herättävät kysymyksiä ohjelmistot palveluna -maksuihin (SaaS-maksut) ja ohjelmistolisensseihin liittyvien kulujen käsittelystä. Monet ohjelmistosopimukset myöntävät asiakkaille oikeuden aineettoman hyödykkeen käyttöön. ”Käyttöoikeuden” sanamuodon vuoksi on epäselvyyttä siitä, voidaanko näitä sopimuksia pitää vuokrasopimuksina. US GAAP:n standardin ASC 842 mukaan aineettomat hyödykkeet eivät täytä vuokrasopimuksen edellytyksiä. Myös GASB 87 sulkee aineettomat hyödykkeet vuokrasopimuksen ulkopuolelle.

IFRS 16:n mukaan aineettomat hyödykkeet (ja siten ohjelmistolisenssit) voivat täyttää vuokrasopimuksen edellytykset. Näin ollen näihin lisensseihin liittyvien menojen käsittely poikkeaa US GAAP:stä. IFRS-standardien mukaisesti raportoivien yritysten on tärkeää tehdä yhteistyötä tilintarkastajien kanssa varmistaakseen, että ohjeistusta tulkitaan oikein.

Ohjelmistot palveluna -palvelusopimusten kirjanpitokäsittely – mikä on muuttunut

Pilvipohjaisten ohjelmistojen käyttö oli kasvussa jo ennen pandemiaa. COVID-19:n myötä SaaS:stä on tullut elintärkeä resurssi työssä, koulussa ja jopa viihteessä. Kun niin monet organisaatiot investoivat pilvipohjaiseen tietojenkäsittelyyn, on tärkeää perehtyä näiden sopimusten kirjanpito-ohjeistukseen.

Päivitetty ohjeistus, FASB:n alaotsikko ASC 350-40, Asiakkaan kirjanpitokäsittely pilvipohjaisessa tietojenkäsittelyjärjestelyssä, joka on palvelukontakti (ASC 350-40), astui voimaan 1.1.2020 julkisesti noteeratuissa yhtiöissä. Muiden kuin julkisten yhteisöjen on noudatettava uutta ohjeistusta kaikilla 15.12.2020 jälkeen alkavilla tilikausilla.

Ennen ASC 350-40:n julkaisemista ohjelmistosopimuksiin sovellettiin kahta erilaista kirjanpitokäsittelytapaa:

1. Ohjelmistolisenssin sisältävät sopimukset: Organisaatiot saattoivat aktivoida ohjelmistolisenssin hankintamenon ja siihen liittyvät käyttöönottomenot.
2. Pelkkää palvelua sisältävät ohjelmistosopimukset: ohjeistus oli hieman epäselvempi.

Pilvipalvelusopimuksissa ostaja ostaa usein palvelun eikä lisenssiä. Ohjeistuksen epäselvyyden vuoksi oli yleistä, että kaikkia näihin sopimuksiin liittyviä kuluja käsiteltiin syntyneinä kuluina, mikä johti siihen, että organisaatiot jättivät käyttämättä mahdollisuuden aktivoida tiettyjä maksuja.

Tämän seurauksena paikallisen ohjelmiston ostaminen näytti houkuttelevammalta päätökseltä yrityksen tuloksen kannalta. SaaS-tuotteen ostamisella voi kuitenkin olla kauaskantoisia etuja, jotka jättävät tuloslaskelmaan liittyvät huolet varjoonsa. FASB julkaisi ASC 350-40 -standardin osittain sen vuoksi, että standardin epäselvyys vaikutti epäoikeudenmukaisesti näihin ostopäätöksiin. Uusi ohjeistus selventää pilvipalvelujärjestelyjen – ohjelmistolisenssejä sisältävien ja sisältämättömien – käsittelyä. Lue blogimme, jossa on syvällisempi selostus uudesta ohjeistuksesta sekä vaiheittainen esimerkki palvelusopimusten kirjanpidosta, mukaan lukien päiväkirjamerkinnät.

Tilauspohjaisten tietotekniikkajärjestelyjen kirjanpitokäsittely julkisyhteisöille

Hallishallintoyhteisöt vaihtelevat yksityisten organisaatioiden tapaan suuresti suhtautumisessaan pilvipohjaisten tietotekniikkasopimusten kirjanpitokäsittelyyn. GASB julkaisi vuonna 2020 lausunnon nro 96, Subscription-Based Information Technology Arrangements, (GASB 96), joka on ensimmäinen ohjeistus osavaltio- ja paikallishallinnon ohjelmistosopimuksia koskevaan raportointiin. Uudet säännöt ovat voimassa kaikilla 15.6.2022 jälkeen alkavilla raportointikausilla.

Ohjeistuksessa esitetään tilauspohjaisen tietotekniikkajärjestelyn (SBITA) määritelmä ”sopimukseksi, jolla siirretään määräysvalta SBITA-toimittajan tietotekniikkaohjelmiston käyttöoikeuteen yksinään tai yhdistettynä aineelliseen pääomaomaisuuteen (sen perustana olevaan tietotekniikkaomaisuuteen) sopimuksessa määritellyn ajanjakson ajaksi vaihdossa tai vaihdon kaltaisessa transaktiossa”. Voit helposti määrittää, täyttävätkö sopimuksesi määritelmän, käyttämällä ilmaista SBITA-tunnistustyökalua.

GASB 96:ssa esitetyt raportointivaatimukset vastaavat GASB 87:ää, joka on hallituksen ohjeistus leasingsopimusten raportoinnista. Julkisyhteisöjen on kirjattava käyttöoikeussopimuksen omaisuuserä ja vastaava sopimusvelka. Standardissa annetaan myös ohjeistusta käteiskuluista, kuten käyttöönottomaksuista, jotta tulevaisuudessa vältettäisiin eroavaisuudet siinä, miten julkisyhteisöt raportoivat muista kuin tilausmenoista.

IFRS-standardit ja pilvipalvelusopimukset

Toisin kuin FASB ja GASB, IASB on päättänyt olla lisäämättä uuden standardin laatimista pilvipalvelusopimuksia varten työsuunnitelmaansa. Lautakunnan tulkintakomitea katsoi, että IAS 38:n, IFRS 15:n ja IAS 1:n tarjoama nykyinen ohjeistus tarjoaa riittävät ohjeet SaaS-sopimusten käsittelyyn, mukaan lukien räätälöinti- ja konfigurointikulut. Tämä on alustava työohjelmapäätös, ja tulkintakomitea ottaa kommentteja vastaan 15.2.2021 saakka.

Katse tulevaisuuteen

FASB:n ja GASB:n pilvipalvelujärjestelyjen kirjanpitokäsittelyyn tekemien muutosten pitäisi tarjota jonkin verran helpotusta kirjanpitäjille. Koska yhä useampia ohjelmistoja isännöidään pilvipalveluissa, nämä päivitykset antavat organisaatioille mahdollisuuden tehdä tietoon perustuvia päätöksiä mahdollisista ohjelmistoinvestoinneista ilman, että hankinnan kirjanpitokäsittelyyn liittyvät epäselvyydet haittaavat niitä.

Kääntäen, sulautettujen vuokrasopimusten käsitteleminen jatkuvasti vaatii enemmän jalkatyötä. Sinun on otettava käyttöön prosesseja, joiden avulla voit arvioida uusia sopimuksia ja tunnistaa vuokrasopimukseen liittyvät ja muut kuin vuokrasopimukseen liittyvät kustannukset.

Pilvipalveluja koskevat uudet standardit tarjoavat yksinkertaisuutta ja selkeyttä, kun taas vuokrasopimuksia koskevat standardit tekevät asioista monimutkaisempia. Lautakunnat antavat vähän ja ottavat vähän.