Olitpa sitten juuri aloittamassa matkaa kirjanpidon automatisointiin tai etsimässä uutta teknologiaa nykyisten automatisointipyrkimystesi parantamiseksi, markkinat voivat olla hämmentävät, sillä tarjolla on monenlaisia ratkaisuja, automaatio-ohjelmistoja ja työkaluja. Tämä opas on luotu auttamaan sinua pääsemään alkuun organisaatiosi tarpeisiin parhaiten sopivan kirjanpidon automatisointiohjelmistoratkaisun tutkimisessa, arvioinnissa ja valinnassa. On tärkeää huomata, että tämä opas perustuu siihen, että on tärkeää pitää mielessä ne maksuliikeohjelmiston ominaisuudet, jotka parhaiten palvelisivat yritystäsi.
Vaihe #1: Määrittele laajuus
Voi olla aivan liian yksinkertaista ajatella projektin laajuutta tuloksena, jonka toivot saavuttavasi. Saatat ajatella: ”Etsin ratkaisua, joka auttaa nopeuttamaan ja automatisoimaan ostoreskontraprosessiamme ja tekemään elämästäni ostoreskontrassa hieman helpompaa”. Vaikka tämä on järkevä tavoite ja saavutettavissa useilla nykyaikaisilla AP-laskujen automatisointiratkaisuilla, sinun on käytettävä hieman enemmän aikaa ja ajatuksia tähän ensimmäiseen vaiheeseen, sillä se auttaa sinua määrittelemään tulevan projektisi onnistumisen.
Taustan luomiseksi tässä on lyhyt katsaus laskujen käsittelyn tärkeimpiin vaiheisiin, jotta voit määrittää, mitä osa-alueita haluat parantaa:
- Laskujen vastaanotto ja tiedonkeruu
- Laskujen työnkulku ja hyväksyntä
- Toimittajien maksaminen
Laskujenkäsittely ei ole sama asia kuin verkkolaskutus eikä myöskään tavarantoimittajaportaalit tai monimutkaiset hankintajärjestelmät. Tämäntyyppiset ratkaisut voivat auttaa sinua työskentelemään tehokkaammin joillakin tavoilla, mutta ne eivät tue ostoreskontran ydinprosessia. Jos ostoreskontra on tärkein prioriteettisi, kannattaa keskittyä ratkaisuun, joka pystyy hoitamaan nämä kolme vaihetta:
- Laskujen vastaanotto: paperi, pdf, xml… kaikki tiedot yhdessä muodossa
Miten vastaanotat toimittajien laskut nykyään? Paperisena postissa, pdf:nä sähköpostitse ja/tai verkkolaskuina? Hyvä skannaus- ja tiedonkeruuratkaisu hoitaa homman ja konsolidoi kaikki laskut muodosta riippumatta standardoiduiksi tiedoiksi, jotka voidaan syöttää digitaaliseen AP-työnkulkuun. Tämä palvelu voidaan ulkoistaa, ostaa osana AP-laskujen automatisointiratkaisua tai erillisenä järjestelmänä. Jälkimmäisessä tapauksessa on ratkaisevan tärkeää, että tallennusratkaisun ja kaikkien muiden käytössä olevien järjestelmien välillä on kiinteä yhteys.
- Laskun työnkulku: nopeuta käsittelyä poistamalla manuaaliset tehtävät
Laskun varsinaiseen käsittelyyn kuuluu erilaisia tehtäviä laskun tyypistä riippuen. Kululaskut eli ei-PO-laskut on koodattava, jaettava ja hyväksyttävä. Ostotilaukseen (PO) viittaavat laskut on yhdistettävä ostotilaukseen, niiden tiedot on sovitettava yhteen rivitasolla, ja mahdolliset tunnistetut poikkeamat on jaettava tarkistettavaksi ja hyväksyttäväksi. Nykyaikaisen AP-laskujen automatisointiratkaisun avulla jokainen näistä tehtävistä voidaan automatisoida suurelta osin. Jos harkitset tukeutuvasi pelkästään ERP- tai taloushallintojärjestelmäsi olemassa oleviin työnkulkuominaisuuksiin, muista tutkia, soveltuuko se tehokkaan ratkaisun tarjoamiseen kosketuksettomaan laskujen käsittelyyn. Ota huomioon natiivien työnkulkujen konfigurointiin ja ylläpitoon liittyvät IT-yleiskustannukset ja jatkuva tuki liiketoimintasuunnitelmassasi, ROI-analyysissäsi ja menestysmittareissasi.
- Toimittajien maksaminen: turvalliset ja nopeat maksut parempiin toimittajasuhteisiin
Kun lasku on käsitelty ja hyväksytty AP-työnkulussa, se kirjataan toiminnanohjausjärjestelmään lopullista kirjausta ja maksua varten. Paras ostoreskontran automatisointiohjelmistoratkaisu auttaa sinua nopeuttamaan laskujen käsittelyä, jotta voit maksaa nopeammin toimittajallesi. Jos valitset ulkoisen AP-ratkaisun polun, käsittely tapahtuu ERP-järjestelmäsi ulkopuolella, joten on ratkaisevan tärkeää, että valitsemassasi ratkaisussa on saumaton ja vankka integraatio ERP-järjestelmään, jotta varmistetaan, että tiedot kulkevat saumattomasti ja turvallisesti näiden kahden järjestelmän välillä.
Projektin laajuuden tulisi perustua organisaatiosi tarpeisiin ja haasteisiin. Tärkeää on muistaa tässä yhteydessä asettaa selkeästi määritellyt tavoitteet ja pysyä projektin laajuudessa. Yksi AP-automaatio-ohjelmistoaloitteen suurimmista sudenkuopista on se, että laajuuteen lisätään alahankkeita toisiinsa liittyvillä alueilla, kuten dynaamiset alennukset, toimittajaportaalit, verkkolaskutus jne. Näitä voidaan pitää erillisinä lisäaloitteina, mutta niiden onnistuminen edellyttää, että AP-talo on ensin saatu kuntoon.
Esimerkkejä konkreettisista ja mitattavissa olevista projektitavoitteista ovat:
- Vähentää laskujen käsittelyn läpimenoaikaa X %:lla
- Saavuttaa Y %:n täysin automatisoitu – kosketuksettoman – tilauksiin perustuvien laskujen käsittely
- Vähentää viivästyneiden toimittajamaksujen aiheuttamia kovia kustannuksia Z:lla
Vaihe 2: Kartoita nykyinen ostoreskontran käsittelyprosessi tarpeiden tunnistamiseksi
Kululaskujen käsittelyprosessi koostuu yleensä kahdesta eri työnkulusta laskutyypistä riippuen: sellaisten kululaskujen käsittely, jotka eivät liity ostotilaukseen, ja sellaisten suorien kululaskujen käsittely, jotka sovitetaan yhteen ostotilauksen ja tavaran vastaanottoilmoituksen kanssa toiminnanohjausjärjestelmässä ja/tai hankintajärjestelmässä.
Tärkeintä on tarkastella nykyistä prosessiasi ja keskittyä siihen, missä kipupisteesi ovat, jotta voit varmistaa, että valitsemasi ratkaisu käsittelee näitä ratkaisevia osa-alueita eikä vähemmän ongelmallisia osioita, jotka olisivat ”kiva saada”. Aloita tämä vaihe määrittelemällä PO- ja muiden kuin PO-laskujen osuus organisaatiossasi. Kartoita sitten, miten käsittelet näitä työnkulkuja nykyään – kuinka monta ihmistä niihin osallistuu, mitkä vaiheet ovat manuaalisia ja mitkä automatisoituja ja mitkä ovat kunkin prosessin tärkeimmät kipupisteet tai pullonkaulat? Miten arkistoit tällä hetkellä laskusi niiden käsittelyn jälkeen? Tässä on luettelo yleisimmistä haasteista kussakin työnkulussa, jotta pääset alkuun.
Haasteet suorien menojen (PO) laskujen työnkulussa:
- Laskurivien täsmäyttäminen vastaaviin tietoihin ostotilauksissa ja tavarakuittien muistiinpanoissa, kun kaikki tiedot eivät ole digitaalisessa muodossa ja/tai synkronoitu yhteen järjestelmään.
- Poikkeavien laskutietojen hallinta on hyvin aikaa vievä tehtävä, joka vaatii selvitystyötä toimittajien ja ostajien kanssa.
- Jos automaattinen täsmäytysprosessi on käytössä, on usein silti haastavaa, kun tiedot eivät täsmää täydellisesti, mikä edellyttää manuaalista tarkistusta.
- Kaikki täsmäytysmoottorit eivät ole samanarvoisia, ja tämä voi vaikuttaa merkittävästi siihen, onko laskujen käsittely koskematonta vai odotettua suurempaa puuttumista.
haasteet välillisten menojen (ei-PO) laskujen työnkulussa:
- Jos toimittajien laskuja varten ei ole keskitettyä postilaatikkoa, ne lähetetään eri vastaanottajille eri muodoissa, ja vaarana on, että ne juuttuvat henkilökohtaisiin postilaatikoihin tai työpöydille hajautetuissa paikoissa, ennen kuin ne koskaan viedään AP-prosessiin.
- Manuaalinen käsittely ja lukuisat AP-prosessiin osallistuvat henkilöt lisäävät inhimillisten virheiden riskiä laskun koodauksessa, hyväksymisessä ja maksamisessa.
- Vanhanaikaiset ja kömpelöt järjestelmät viivästyttävät AP-prosessia ja lisäävät riskiä siitä, että maksut viivästyvät tai – mikä vielä pahempaa – jäävät maksamatta toimittajille.
- Jollei ratkaisua ole käytössä, on lähes mahdotonta saada tietoa laskun tilasta, lähellä eräpäivää olevista laskuista, toteutuneista menoista ja laskuista, jotka on jaksotettava.
Kun sinulla on luettelo tärkeimmistä ongelmakohdista, jotka haluat poistaa ottamalla käyttöön tai korvaamalla AP-automaatioratkaisun, sinulla on melko hyvä käsitys siitä, mitä keskeisiä ostoreskontraohjelmiston ominaisuuksia sinun pitäisi etsiä, kun tarkastelet eri toimittajia ja ratkaisuja.
Vaihe 3: Järjestelmäriippuvuuksien tunnistaminen
Yrityksen resurssisuunnittelu- (Enterprise Resource Planning, ERP-) järjestelmä tai talousjärjestelmä on tärkein riippuvuus, kun harkitset uutta AP-automaatioratkaisua. On ratkaisevan tärkeää, että uudella AP-ratkaisullasi on tehokas, vakaa ja saumaton yhteys toiminnanohjausjärjestelmään, jotta voidaan varmistaa masterdatan vaivaton synkronointi – pääkirjanpidon tileistä ja maksuehdoista ostotilauksiin ja verokoodeihin.
Kun täydellinen synkronointi on toteutettu, lasku-, hankinta- ja kirjanpitotietoja voidaan vaihtaa saumattomasti liiketoimintajärjestelmien välillä, mikä helpottaisi laskujen tietojen täsmäyttämistä ostotilauksiin, tavarakuitteihin ja sopimuksiin rivitason yksityiskohdissa. AP-osastollesi tämä tarkoittaa tarkkaa ja tehokasta laskujen käsittelyä mahdollisimman pitkälle automatisoituna.
Tässä vaiheessa tärkeimpiä toimintakohteita ovat sen selvittäminen, mitä ERP-järjestelmää (ERP-järjestelmiä) organisaatiosi käyttää sekä kaikki muut järjestelmät, jotka ovat osallisina ostovelkojen pääkirjanpidossa (pääkirjanpidoissa) ja ostotilausten käsittelyssä. Selvitä sitten sisäisesti, onko näiden järjestelmien päivittämistä tai muuttamista suunnitteilla, mikä saattaa vaikuttaa automaatioprojektisi aikatauluun. Tätä silmällä pitäen varmista, että tutkittavat toimittajat tutkitaan perusteellisesti. Pystyvätkö ne tarjoamaan vakaan ja vahvan yhteyden ERP-järjestelmäänne ja integroitumaan eri järjestelmiinne?
Vaihe #4: Kaappaa IT-vaatimukset
Monet yritykset, jotka haluavat automatisoida ostoreskontransa, törmäävät haasteeseen, kun on kyse järjestelmän integroimisesta olemassa olevaan IT-infrastruktuuriinsa, mukaan lukien käytössä oleva ERP-järjestelmä. Jos valitset paikallisen – omilla palvelimilla isännöidyn ja lukuisia mukautuksia vaativan – ratkaisun, uuden järjestelmän käyttöönotosta tulee nopeasti monimutkainen, aikaa vievä ja kallis IT-projekti.
Hyviä uutisia: on olemassa toinenkin tapa. Nykyään monet AP-automaatioratkaisut ovat saatavilla vakiona pilvipalveluna. Standardisoitu sovellus tarkoittaa, että saat käyttöösi täyden toiminnallisuuden, joka voidaan konfiguroida yrityksesi tarpeisiin ja prosesseihin sujuvassa ja nopeassa käyttöönottoprojektissa. Jatkuvista konfiguraatiopäivityksistä vastaavat IT-resurssien sijaan liiketoiminnan ylläpitäjät, sillä he tietävät, miten organisaatiosi käy kauppaa toimittajien kanssa ja miten nämä toimittajat laskuttavat sinua. Toinen pilviratkaisun etu on se, että tuotepäivitykset tulevat saataville automaattisesti säännöllisesti, joten IT-tiimiä ei tarvitse sitouttaa tai ulkoisia konsultteja päivityshankkeisiin.
Tämän vaiheen toiminnallisina tarkistuspisteinä varmista, että otat IT-tiimisi mukaan varmistaaksesi, että he voivat tukea hanketta tarvittavilla resursseilla. He voivat myös auttaa sinua tekemään päätöksen paikallisen tai skaalautuvamman pilviratkaisun välillä. Muista myös kysyä IT-tiimiltäsi järjestelmän turvallisuuteen, isännöintiin ja ylläpitoon liittyviä erityisvaatimuksia.
Vaihe #5: Tutki, auditoi ja vertaile ratkaisuja
Nyt kun sinulla on melko hyvä käsitys siitä, millaista ratkaisua tarvitset ja millaisia haasteita haluat ratkaista, on aika alkaa etsiä ratkaisua, joka vastaa parhaiten tunnistamiasi tarpeita. Siihen, että tämä vaihe on luettelon lopussa, on syynsä: jos aloitat ratkaisujen tutkimisen ennen kuin sinulla on selkeä näkemys tarpeistasi, saatat joutua vietellyksi johonkin, joka näyttää upealta hienolla verkkosivustolla tai kiiltävässä markkinointiesitteessä, mutta ei todellisuudessa tee tarvitsemaasi työtä.
Aivan kuten silloin, kun suunnittelet uuden auton ostamista tai seuraavan lomamatkan varaamista, varmista, että teet perusteellista tutkimusta eri informaatiokanavia käyttäen:
- Aloita Googlen avulla mahdollisten ehdokkaiden ratkaisujen löytämiseksi, selaa ja merkitse kirjanmerkkeihin niiden verkkosivut.
- Käy LinkedInissä osallistumassa keskusteluihin asiaankuuluvissa ryhmissä, kysy ryhmän jäseniltä heidän kokemuksiaan uuden AP-automaatioratkaisun valinnasta ja käyttöönotosta.
- Kysy kollegoiltasi tai ystäviltäsi, jotka ovat samankaltaisissa tehtävissä ja/tai samankaltaisissa yrityksissä, palautetta ja suosituksia heidän käyttämästään ratkaisusta.
Kun olet löytänyt karsitun luettelon toimittajista, pyydä heiltä tapaustutkimuksia ja referenssejä sekä live-demoja. Ristiintaulukoi sitten kärkiluettelosi yhteen vertailulomakkeeseen ja arvioi, miten hyvin kukin ratkaisu vastaa vaiheissa 1-4 korostamiasi vaatimuksia.
Vaihe #6: Rakenna liiketoiminta-asiasi
Jos olet suorittanut tämän ostajan oppaan edelliset vaiheet, olet jo tehnyt suurimman osan liiketoiminta-asiassa tarvittavasta tutkimuksesta ja tiedonkeruusta. Nyt on aika tehdä yhteenveto tuloksista ja varmistaa, että esität olennaiset tiedot oikeille sidosryhmille ja päätöksentekijöille.
Miten myydä IT-sidosryhmille
Tietotekniikan sidosryhmien on tiedettävä, millaisia vaikutuksia uudella ratkaisulla on heidän organisaatiolleen sekä käyttöönoton, mukaan lukien integrointi olemassa olevaan IT-infrastruktuuriin, että jatkuvan ylläpidon osalta. Saadakseen IT:n hyväksynnän heidän on siis tiedettävä:
- Mitä resursseja IT-tiimiltä vaaditaan käyttöönoton aikana?
- Tarvitseeko ratkaisu jatkuvaa tukea IT:ltä ylläpidon ja säännöllisten päivitysten osalta?
- Miten ratkaisu tukee liiketoiminnan tai IT-infrastruktuurin tulevia muutoksia?
Vaiheessa 4 käsitellyn mukaisesti, jos valitset pilvipohjaisen ratkaisun, voit rastittaa monet IT-tiimin valintaruuduista, koska se tarjoaa helpon integroinnin, ei sisäistä ylläpitoa ja automaattisia tuotepäivityksiä. Itse asiassa autat todennäköisesti IT-päällikköäsi vapauttamaan aikaa ydinliiketoimintahankkeisiin korvaamalla vanhat, paikalliset ratkaisut pilvipalvelulla.
Miten myydä taloushallinnon sidosryhmille
Taloushallinnon sidosryhmille kyse on enimmäkseen laskelmien tekemisestä ja sen varmistamisesta, että pystyt esittämään nopean ja uskottavan sijoitetun pääoman tuoton. Rahoituspäälliköt haluavat kuitenkin myös vakuuttua siitä, että kyseessä on vähäriskinen hanke, joten luottamuksen rakentaminen ja todistetusti toimivan ratkaisun esittäminen on erittäin tärkeää. Tässä yhteydessä sinun tulisi varmistaa, että sinulla on tapaustutkimuksia tai referenssipuheluita sellaisten yritysten kanssa, jotka jo käyttävät ratkaisua, jotta voit todistaa toimittajan ja liiketoiminta-asiasi uskottavuuden.
Nykyaikainen kirjanpidon automatisointiohjelmistoratkaisu auttaa parantamaan menojen näkyvyyttä ja tarkempaa kassavirta- ja suoriteperusteista raportointia. Ja oikeat ostoreskontraohjelmiston ominaisuudet saavat varmasti hymyn jokaisen talousjohtajan kasvoille.
Tee matematiikkaa – ROI
Kun on kyse ROI-laskelmista, sinun on kerättävä muutamia tietopisteitä:
- Ratkaisun kustannus: On ratkaisevan tärkeää, että sinulla on kokonaisvaltainen ja yksityiskohtainen kokonaiskuva, jotta voit laskea omistuksen kokonaiskustannukset. Kysy myyjältäsi:
- Maksatko lisenssikustannuksia vai kuukausitilauksen? Mihin tämä kustannus perustuu – laskujen määrään, käyttäjiin vai johonkin muuhun?
- Mitkä ovat tuotteen päivityskustannukset lähivuosina?
- Mitkä ovat käyttöönottokustannukset ja kuinka paljon sisäistä tietotekniikkahenkilöstönne tukea tarvitaan käyttöönoton aikana?
- Millaisia kustannuksia on odotettavissa jatkuvasta tuesta ja ylläpidosta?
- Kovia säästöjä, kuten:
- Päällystömäärän vähentäminen ja/tai olemassa olevan organisaation skaalautuminen suurempien vastuualueiden hallintaan.
- Vältetyt myöhästymismaksut, kadonneet tai päällekkäiset maksut ja ennenaikaisista maksualennuksista saatavat säästöt.
- Paperilaskujen käsittelykustannusten vähentäminen (skannaus, postitus, arkistointi).
- Sisäisten resurssien poistaminen vanhojen järjestelmien ylläpidosta.
- Pehmeät säästöt, kuten:
- Aikasäästöt koko organisaatiossa (esim. budjetinhaltijat tekevät toimistotöitä ja AP-henkilöstö käsittelee toimittajien eskalaatioita).
- Resurssien vapautuminen AP:ssä arvoa lisääviin tehtäviin.
- Parempi näkemys AP-prosessista, joka tuo oikea-aikaista ja tarkempaa tukea taloudelliseen ennustamiseen, kassavirtaan ja suoriteperusteiseen raportointiin.
- Paremmat toimittajasuhteet.
- Organisaation joustavuus liiketoiminnan muutosten, kuten fuusioiden, yritysostojen ja kansainvälisten laajentumisten, yhteydessä.
Pyydä myyjääsi auttamaan sinua keräämään ja vertailemaan kaikkia näitä lukuja ja laittamaan kaikki taulukkoon, jonka voit esittää sisäisille sidosryhmillesi.