4.1 Monitorowanie i kontrolowanie ryzyk
Ciągłe monitorowanie i kontrolowanie ryzyk projektu zapewnia, że strategia reagowania na ryzyko oraz plan działań w zakresie leczenia ryzyka są wdrażane i postępują skutecznie. Zazwyczaj przeglądy ryzyka są włączane do regularnego programu spotkań kierownictwa projektu i stosowane na większości etapów i kamieni milowych projektu. Proces kontroli i monitorowania ryzyka obejmuje następujące narzędzia i techniki: ponowna ocena ryzyka, audyty ryzyka, pomiar wyników technicznych, analiza rezerw, spotkania statusowe. Głównym wkładem do procesu kontroli i monitorowania ryzyka jest lista obserwacyjna ryzyk o ustalonym priorytecie, które zostały zidentyfikowane dla działań związanych z reagowaniem na ryzyko i leczeniem. Lista kontrolna ryzyk jest wykorzystywana jako kryterium do przeglądu danych dotyczących wyników pracy, w tym statusu dostarczonych produktów, poniesionych kosztów i postępów w realizacji harmonogramu projektu.
Proces kontroli i monitorowania ryzyk daje pewność, że odpowiednie kontrole i procedury zarządzania ryzykami są jasno rozumiane i ściśle przestrzegane. Proces pozwala określić, czy:
- Przyjęte działania w zakresie przetwarzania doprowadziły do tego, co zostało faktycznie zaplanowane.
- Wszystkie informacje dotyczące procedur zarządzania ryzykiem były właściwe.
- Osiągnięto większą wiedzę i wykorzystano ją do określenia, jakie wnioski można wyciągnąć w zakresie pomiaru i zarządzania ryzykiem dla przyszłych projektów.
Proces kontroli i monitorowania ryzyka skutkuje wygenerowaniem korekt w rejestrze ryzyka i uzupełnieniem o nowe pozycje działań dla procesu leczenia ryzyka.
4.2 Raportowanie i komunikowanie ryzyka
Komunikowanie się z interesariuszami projektu za pomocą raportów o ryzyku projektu może być krytyczną siłą napędową, która pozwala podjąć odpowiednie zarządzanie ryzykiem i osiągnąć wyniki projektu zgodnie z oczekiwaniami. Komunikacja i raportowanie ryzyka pomaga kierownikowi projektu, właścicielowi projektu i klientowi zrozumieć istniejące ryzyka, szanse i kompromisy. Celem informowania o ryzyku i raportowania jest zapewnienie, że wszystkie strony są w pełni poinformowane o istniejących ryzykach, co pozwala uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek i nieuprawnionych działań. Kierownik projektu wraz z zespołem projektowym i właścicielem ryzyka tworzy raporty i komunikuje się z zainteresowanymi stronami w celu zachowania spójności działań w zakresie zarządzania ryzykiem i założeń leżących u jego podstaw.
Raport dotyczący ryzyka to podsumowanie ryzyk i szans związanych z projektem, najnowszy stan działań związanych z leczeniem oraz wskazanie trendów w występowaniu ryzyk. Następujące elementy służą jako podstawa do generowania raportów o stanie ryzyka projektu:
- Rejestr ryzyka i wspierający go plan działań związanych z leczeniem ryzyka
- Przeglądy danych dotyczących wydajności pracy
- Postępy w realizacji harmonogramu projektu
- Status wytworzonych produktów projektu
Raporty o ryzyku są zwykle przedkładane kierownictwu wyższego szczebla regularnie lub w razie potrzeby. Raportowanie ryzyka projektowego jest częścią standardowego raportowania w zarządzaniu projektem.