Acadian i Interact współpracują w celu kultywowania kultury współpracy, wspierania doświadczeń społecznych i wypełniania luk pomiędzy rozproszonymi pracownikami poprzez ich intranet, 'Acadian Central’.
„Interact umożliwił nam szybkie przekazywanie informacji do wszystkich naszych pracowników w całym kraju. Pomógł mi również osobiście o wiele lepiej poznać naszych pracowników. Mogę zobaczyć ich twarze, dowiedzieć się o ich zainteresowaniach i hobby, zobaczyć ich osiągnięcia zawodowe i ogólnie czuję się o wiele bardziej związany z naszymi pracownikami. Nasza firma może być 4000-osobowa, ale czuję, że jesteśmy jedną, wielką rodziną, w dużej części dzięki temu Intranetowi.”
Richard Zuschlag, Prezes & CEO, Acadian Companies
Headquartered w Lafayette, Louisiana, Acadian Companies oferuje zróżnicowany pakiet usług mających na celu oferowanie wsparcia i edukacji w zakresie zdrowia, bezpieczeństwa i transportu. Założona jako mały ambulans w 1971 roku, organizacja składa się z sześciu oddziałów z ponad 4300 pracowników rozproszonych po całych Stanach Zjednoczonych.
Acadian’s legacy intranet został opracowany przez wewnętrznych programistów. Jako firma rosła i wymagania wobec działu IT nasiliły się, Acadian stwierdził, że ich wewnętrzny intranet legacy nie był już odpowiedni.
Swoi pracownicy, zróżnicowani zarówno w demografii i geografii, jasno wyrazili swoje opinie. W intranecie brakowało funkcji współpracy społecznej i dostosowywanej treści, co prowadziło do skarg wielu pracowników, którzy czuli się pominięci w wydarzeniach firmowych lub nie byli świadomi tego, co dzieje się w firmie. Oprócz tego centralnego aspektu marki firmy, każdy oddział ma również inne cele i zadania. Wywołało to potrzebę zwiększenia dostępności i funkcjonalności wyszukiwania.
Acadian zatrudnił Interact, aby pomóc w stworzeniu solidnego rozwiązania intranetowego, aby każdy pracownik był połączony i poinformowany, wraz z dodaniem bardzo pożądanego aspektu społecznościowego.
Narodziny Acadian Central
Aby rozpocząć swoją podróż, Acadian przeprowadził szeroko zakrojone badania z pracownikami w celu określenia, jakie funkcje były najważniejsze i w jaki sposób chcieli dzielić się informacjami. Badania ujawniły co następuje:
- Pracownicy chcieli połączenia treści biznesowych i społecznościowych.
- Możliwość dostępu do intranetu za pośrednictwem różnych platform, w tym mobilnych, była ważna.
- Ponieważ Acadian ma sześć różnych oddziałów, możliwość dostosowania treści była kluczowym elementem w utrzymaniu intranetu odpowiednim dla każdego użytkownika.
- Utrzymanie świeżych i łatwych do znalezienia informacji było kolejnym kluczowym czynnikiem.
Aby pracownicy byli podekscytowani nowym Acadian Central, zaprojektowali maskotkę o nazwie „A.C., Ekspert Acadian Central.” Postać A.C. została stworzona dla każdego oddziału jako reprezentacja każdego typu pracownika. Upewnił się, aby ubrać rolę z licznymi zmianami stroju i dopasowane nazwy.
A.C. pojawił się w całym intranecie, publikując pomocne informacje i „jak to zrobić”, aby utrzymać pracowników w pełni zorientowanych w tym, co nowa strona może zrobić. Przypomina im, aby wypełniali swoje profile, śledzili innych pracowników i byli na bieżąco z ważnymi notatkami od CEO, wiceprezesów i innych liderów firmy.
Projekt przyjazny dla urządzeń mobilnych
Opinie pracowników wymieniały dostępność jako główny problem z dotychczasowym intranetem. Aby pokonać te trudności, firma Acadian skorzystała z mobilnego projektu Interact.
Dla potrzeb mobilnych firmy Acadian, zdolność Interact do przechowywania linków i dokumentów była kopalnią złota. Aby wzmocnić tę cechę, Acadian opracował łatwe do zauważenia „przyciski” na samej górze strony głównej, łączące do wszystkich najważniejszych programów i narzędzi.
Ten pasek narzędzi sprawił, że korzystanie z intranetu stało się bardziej intuicyjne. Nastąpił przytłaczająco pozytywne opinie pracowników, którzy nie muszą już polować na linki, których potrzebują. Z częstymi prośbami o dodanie i przeniesienie tych przycisków, Acadian włączył je również do swoich podstron (strona HR & Korzyści i strona Linki).
Aby zapewnić, że pracownicy widzą informacje, których potrzebują, na nowej stronie głównej znajdują się podobne sekcje dla „wiadomości”.
Sekcja Wiadomości & Memos jest niezbędna do przekazywania kluczowych informacji, w tym aktualizacji IT i kwestii bezpieczeństwa, zmian w protokole medycznym i sprzęcie używanym przez medyków oraz wymaganych kursów doskonalenia zawodowego dla pracowników. Dostaje słowo o wydarzeniach i uroczystościach firmowych, więc rozproszeni pracownicy nie czują się pominięci.
„Posiadanie wszystkich tych dokumentów w jednym miejscu ułatwia mi skierowanie nowych pracowników na tę stronę podczas orientacji”, mówi Heidi Luquette, koordynator ds. orientacji. „To daje im jeden punkt, do którego mogą się udać, więc poruszanie się po Intranecie – wraz z nową pracą – jest mniej przerażające.”
Społeczne centrum komunikacji
Aby jednocześnie dodać element społeczny i podkreślić nowy, przyjazny dla urządzeń mobilnych design, Acadian zorganizował konkurs „Gdzie jest A.C.?”, aby podkreślić, że A.C. jest teraz zawsze z pracownikami. Rozdano również 11-calowe wycinanki z koroplastu przedstawiające postać A.C. i ogłoszono konkurs na to, gdzie nasi pracownicy mogą zabrać A.C. Pracownicy byli zachęcani do zabierania go do pracy, do domu i na wakacje. Zostali poproszeni o zrobienie zdjęcia A.C. i umieszczenie go w galerii jego podróży w intranecie.
Wprowadzenie A.C. w różnych częściach witryny pomogło w nadaniu ich intranetowi osobowości. Pokazało to pracownikom, że w przeciwieństwie do starszego intranetu, Acadian Central nie był tylko dusznym domem dla danych, ale zabawnym i społecznym centrum do łączenia się z rówieśnikami.
Aby zachęcić pracowników do wypełnienia swoich profili do końca (zdjęcie, bio, lokalizacja, zainteresowania i doświadczenie), przeprowadzono konkurs. Przez cztery tygodnie, co tydzień wybierano 25 zwycięzców spośród wszystkich pracowników, którzy w 100% wypełnili swoje profile, wykorzystując raport „Profile Completeness” w Interact Analytics. Zwycięzcy, wybrani losowo, otrzymali aluminiowy izolowany kubek „Acadian Central”. Podczas tego konkursu, kompletność profili wzrosła o prawie 650% w ciągu zaledwie czterech tygodni.
Nowy 'Acadian Central’
Acadian pierwotnie wystartował 19 kwietnia 2017 roku, wprowadzając funkcje społecznościowe i ulepszoną dostępność obok zróżnicowanej zawartości dla swoich użytkowników.
Jednakże, pomimo ulepszeń zaobserwowanych po wycofaniu swojego starszego wewnętrznego intranetu, zespół otrzymywał informacje zwrotne, że nowa strona stawała się bardziej problemem niż pomocnym narzędziem.
Zespół ds. intranetu wyruszył w celu uzyskania informacji zwrotnej poprzez badania w całej firmie. Odkryli, że pracownicy czuli, że intranet był zbyt zagracony, kiczowaty, społeczny i zbyt skomplikowany, stwarzając trudności przy próbie znalezienia potrzebnych rzeczy. Pomimo starań, aby służyć różnych działów i ich potrzeb, to było w rzeczywistości, zbudowany tylko dla jednej grupy odbiorców.
Zespół ds. Intranetu rozpoczął wprowadzanie szeregu ulepszeń do Acadian Central:
- Ustawienie bogatych w słowa kluczowe tytułów, streszczeń i tagów dla całej zawartości w celu poprawy łatwości wyszukiwania
- Wprowadzenie Best Bets w celu nadania priorytetu popularnym stronom dla poszczególnych terminów wyszukiwania
- Przeprojektowanie motywu, wprowadzenie ustalonego zewnętrznego brandingu
- Usunięcie nadmiaru funkcji społecznych, takich jak ogłoszenia ślubne i dziecięce, ze strony głównej
- Wprowadzenie lepszej metody przesyłania profili pracowników
- Usunięcie setek zduplikowanych i niepotrzebnych stron
- Przypisanie domyślnego obrazu w celu zastąpienia starej grafiki „zepsutego obrazu”
Wynikiem był czystszy, prostszy wygląd i sposób działania, który zaczął generować więcej pozytywnych opinii od pracowników.
Nagradzana strategia dla pracowników offline
Pomimo, że nowy projekt przyniósł pozytywne rezultaty, największym wyzwaniem był brak optymalizacji dla każdego pracownika. Aby sprostać tej potrzebie, zespół Acadian skupił się na stworzeniu spersonalizowanych stron głównych dla każdego oddziału, usuwając zbędne treści i linki, jednocześnie wprowadzając dopasowane treści i wiadomości, które były istotne dla użytkowników.
Zróżnicowana i rozproszona siła robocza organizacji składa się z lekarzy i personelu medycznego, pracowników biurowych korporacji, pracowników ochrony i pracowników bezpieczeństwa. Ta ostatnia grupa obejmuje szereg zdalnych, off-shore pracowników bezpieczeństwa, którzy często są odizolowani i geograficznie rozproszeni.
Tworzenie dostosowanej strony głównej dla tej grupy wymagało głębokiego zrozumienia ich unikalnych potrzeb i wyzwań. Aby im sprostać, strona główna została w znacznym stopniu dostosowana do potrzeb oddziału, dodając znajome grafiki i informacje, które pracownicy przywykli otrzymywać za pośrednictwem innych kanałów. Kanały informacyjne na stronie głównej zostały również silnie ukierunkowane, aby zapewnić, że zawartość była istotna dla oddziału.
Na koniec, zespół dodał Nagłówki Pracowników. To nie tylko pokazało wspaniałą pracę poszczególnych pracowników, ale także pomogło im poznać się nawzajem: przełamując poczucie izolacji i rozłączenia.
Ceniąc wartość i potrzebę zindywidualizowanych doświadczeń intranetu, Acadian zdobył miejsce w Interact Awards, w kategorii Best Offline Strategy.
„Acadian są doskonałym przykładem skutecznego komunikowania się z trudną do osiągnięcia publicznością. Ich pracownicy zdalni często mają problemy zarówno z czasem, jak i z odbiorem, więc dostarczenie uproszczonej strony głównej i doświadczeń opartych na tym, czego pracownicy mówią, że potrzebują, zapewnia, że ich intranet jest łatwiejszy do zrozumienia i przyjęcia.”
– Simon Dance, Interact Excellence Award Judge
Engaging results
Acadian Central był kluczowy dla operacji w Acadian Companies. Teraz mają sposób na dotarcie z informacjami do tysięcy pracowników w ciągu kilku minut.
Od czasu pełnego uruchomienia 19 kwietnia 2017 roku, nie było dnia (włączając weekendy i święta) z mniej niż 800 unikalnymi odwiedzającymi. W każdym dniu Acadian może założyć, że co najmniej 2000 unikalnych widzów ogląda treści w ich intranecie.
Zmiany wprowadzone na stronie głównej działu bezpieczeństwa Acadian, która służy inspektorom, szkoleniowcom, ratownikom, pracownikom ochrony i zdalnym ratownikom medycznym, miały znaczący i wymierny wpływ. Więcej pracowników działu bezpieczeństwa nie tylko przegląda zawartość, ale również spędza czas na czytaniu dodanych artykułów i dokumentów.
Przed podjęciem inicjatywy personalizacji dla tej szczególnie odległej części pracowników, organizacja miała również trudności nawet z zalogowaniem się pracowników do intranetu. Korzystając z raportu historii logowania Interact, zespół odnotował wzrost liczby logowań, a ponad połowa pracowników pionu bezpieczeństwa – z których wielu pracuje bez niezawodnego połączenia z Internetem – loguje się co najmniej raz w miesiącu.
Użytkownicy wykazują szczególne zainteresowanie czytaniem więcej o swoich współpracownikach, a widget Employee Spotlights i SMS Standout nadal przyciągają większość interakcji od pracowników, w tym komentarze i polubienia. Acadian Central odgrywa kluczową rolę w łączeniu tych pracowników offline ze sobą nawzajem i z całą organizacją.
„Od czasu wprowadzenia tych zmian w połowie 2018 roku zaobserwowaliśmy 550% wzrost wyświetleń strony głównej oddziału, a użytkownicy spędzają teraz półtorej minuty więcej na stronie podczas każdej sesji niż przed wprowadzeniem zmian.”
– Beth Chiasson,Intranet & Digital Marketing Strategist
.