Lekcja 4: Wprowadzenie do obiektów
/pl/access2013/introduction-to-databases/content/
Wprowadzenie
Bazy danych w programie Access składają się z czterech obiektów: tabel, kwerend, formularzy i raportów. Razem obiekty te pozwalają na wprowadzanie, przechowywanie, analizowanie i kompilowanie danych w dowolny sposób.
W tej lekcji poznasz każdy z tych czterech obiektów i zrozumiesz, w jaki sposób współdziałają one ze sobą w celu utworzenia w pełni funkcjonalnej relacyjnej bazy danych.
Tabele
W tym momencie powinieneś już zrozumieć, że baza danych jest zbiorem danych zorganizowanych w wiele połączonych list. W programie Access wszystkie dane są przechowywane w tabelach, co czyni tabele sercem każdej bazy danych.
Możesz już wiedzieć, że tabele są zorganizowane w pionowe kolumny i poziome wiersze.
Wiersze i kolumny w tabeli programu Access W programie Access wiersze i kolumny są określane jako rekordy i pola. Pole jest czymś więcej niż tylko kolumną; jest to sposób organizowania informacji według typu danych. Każdy element informacji w polu jest tego samego typu. Na przykład każdy wpis w polu o nazwie Imię będzie nazwiskiem, a każdy wpis w polu o nazwie Adres ulicy będzie adresem.
Pola i nazwy pól Podobnie rekord jest czymś więcej niż tylko wierszem; jest to jednostka informacji. Każda komórka w danym wierszu jest częścią rekordu tego wiersza.
Rekord Zauważ, że każdy rekord obejmuje kilka pól. Mimo że informacje w każdym rekordzie są zorganizowane w pola, należą one do innych informacji w tym rekordzie. Zobacz numer po lewej stronie każdego wiersza? Jest to numer ID, który identyfikuje każdy rekord. Numer ID dla rekordu odnosi się do każdej informacji zawartej w tym wierszu.
Numery ID rekordów Tabele są dobre do przechowywania ściśle powiązanych informacji. Załóżmy, że jesteś właścicielem piekarni i masz bazę danych zawierającą tabelę z nazwiskami klientów i informacjami, takimi jak ich numery telefonów, adresy domowe i adresy e-mail. Ponieważ wszystkie te informacje są szczegółami dotyczącymi Twoich klientów, umieścisz je wszystkie w tej samej tabeli. Każdy klient będzie reprezentowany przez unikalny rekord, a każdy rodzaj informacji o tych klientach będzie przechowywany w osobnym polu. Jeśli zdecydowałbyś się dodać więcej informacji – na przykład datę urodzin klienta – po prostu stworzyłbyś nowe pole w tej samej tabeli.
Formularze, kwerendy i raporty
Pomimo, że tabele przechowują wszystkie dane, pozostałe trzy obiekty – formularze, kwerendy i raporty – oferują sposoby pracy z nimi. Każdy z tych obiektów współdziała z rekordami przechowywanymi w tabelach bazy danych.
Formularze
Formularze są używane do wprowadzania, modyfikowania i przeglądania rekordów. Prawdopodobnie musiałeś wypełniać formularze przy wielu okazjach, np. podczas wizyty u lekarza, ubiegania się o pracę lub zapisywania się do szkoły. Powodem, dla którego formularze są tak często używane, jest to, że są one łatwym sposobem prowadzenia ludzi w kierunku prawidłowego wprowadzania danych. Po wprowadzeniu informacji do formularza w programie Access dane trafiają dokładnie tam, gdzie chce tego projektant bazy danych: do jednej lub kilku powiązanych tabel.
Formularz Formularze ułatwiają wprowadzanie danych. Praca z obszernymi tabelami może być myląca, a w przypadku połączonych tabel może być konieczna praca z więcej niż jedną tabelą jednocześnie w celu wprowadzenia zestawu danych. Jednak dzięki formularzom możliwe jest wprowadzanie danych do wielu tabel jednocześnie, wszystko w jednym miejscu. Projektanci baz danych mogą nawet ustawić ograniczenia dla poszczególnych elementów formularzy, aby zapewnić, że wszystkie potrzebne dane są wprowadzane w odpowiednim formacie. Ogólnie rzecz biorąc, formularze pomagają utrzymać dane spójne i zorganizowane, co jest niezbędne dla dokładnej i potężnej bazy danych.
Kwerendy
Kwerendy są sposobem wyszukiwania i kompilowania danych z jednej lub więcej tabel. Uruchamianie zapytań jest jak zadawanie szczegółowych pytań do bazy danych. Kiedy budujesz zapytanie w Accessie, określasz konkretne warunki wyszukiwania, aby znaleźć dokładnie te dane, które chcesz.
Kwerendy są o wiele bardziej potężne niż proste wyszukiwania, które możesz przeprowadzić w obrębie tabeli. Podczas gdy wyszukiwanie może pomóc Ci znaleźć nazwisko jednego klienta w Twojej firmie, możesz uruchomić zapytanie, aby znaleźć nazwisko i numer telefonu każdego klienta, który dokonał zakupu w ciągu ostatniego tygodnia. Dobrze zaprojektowane zapytanie może dostarczyć informacji, których nie byłbyś w stanie znaleźć, przeglądając dane w tabelach.
Projektowanie zapytania Raporty
Raporty oferują możliwość przedstawienia danych w formie drukowanej. Jeśli kiedykolwiek otrzymałeś komputerowy wydruk planu zajęć lub wydrukowaną fakturę zakupu, widziałeś raport bazy danych. Raporty są przydatne, ponieważ pozwalają na przedstawienie elementów bazy danych w łatwym do odczytania formacie. Można nawet dostosować wygląd raportu, aby był on atrakcyjny wizualnie. Program Access oferuje możliwość utworzenia raportu z dowolnej tabeli lub zapytania.
Raport Połączenie wszystkiego razem
Nawet jeśli masz dobre pojęcie o tym, jak można użyć każdego obiektu, początkowo może być trudno zrozumieć, jak one wszystkie razem działają. Pomaga pamiętać, że wszystkie one pracują z tymi samymi danymi. Każdy element danych, z którego korzysta zapytanie, formularz lub raport, jest przechowywany w jednej z tabel bazy danych.
Cztery obiekty Access Formularze umożliwiają zarówno dodawanie danych do tabel, jak i przeglądanie danych, które już istnieją. Raporty prezentują dane z tabel, a także z zapytań, które następnie wyszukują i analizują dane w obrębie tych samych tabel.
Zależności te brzmią skomplikowanie, ale w rzeczywistości współpracują ze sobą tak dobrze i naturalnie, że często nawet nie zauważamy, kiedy używamy połączonych obiektów bazy danych. Czy kiedykolwiek używałeś elektronicznego katalogu kartkowego, aby wyszukać książkę w bibliotece? Szanse są takie, że wpisałeś swoje wyszukiwanie w coś, co wygląda tak:
Elektroniczny katalog kart Podczas wyszukiwania, wpisywałeś swoje warunki wyszukiwania do formularza, który następnie tworzył i uruchamiał zapytanie oparte na twoim żądaniu. Gdy kwerenda zakończyła przeszukiwanie tabel bazy danych w poszukiwaniu rekordów pasujących do wyszukiwania, wyświetlany był raport, który czerpał informacje z kwerendy i powiązanych tabel – w tym przypadku była to lista książek pasujących do wyszukiwanych terminów. Możesz przedstawić połączenia między obiektami w następujący sposób:
Wyszukiwanie książki. Dane podane w formularzu są wykorzystywane w zapytaniu do bazy danych, która pobiera dane z odpowiednich tabel. Wyniki kwerendy są prezentowane w raporcie.
Powiedzmy, że zamiast korzystać z tych narzędzi trzeba było szukać w olbrzymiej tabeli zawierającej każdą książkę w systemie bibliotecznym. Odpowiednie rekordy byłyby prawdopodobnie rozproszone w wielu tabelach: tabela z tytułami i opisami książek, tabela zawierająca informacje o tym, które książki są sprawdzane i wymeldowywane oraz tabela z każdym oddziałem biblioteki, by wymienić tylko kilka.
Musiałbyś przeszukać co najmniej trzy tabele tylko po to, by znaleźć książkę, poznać jej lokalizację i sprawdzić, czy jest sprawdzana! Łatwo sobie wyobrazić, jak trudne mogłoby się stać znalezienie właściwej książki. Gdybyś nie był ostrożny, mógłbyś nawet coś zepsuć, przypadkowo usuwając lub edytując jakiś rekord. Łatwo zauważyć, jak obiekty bazy danych czynią to wyszukiwanie znacznie łatwiejszym do opanowania.
W naszej lekcji Wprowadzenie do baz danych omówiliśmy koncepcję relacyjnej bazy danych, która jest bazą danych zdolną do zrozumienia, jak różne zestawy danych odnoszą się do siebie. Sytuacje takie jak powyższy przykład są dokładnie tym, dlaczego ludzie uważają relacyjne bazy danych za tak użyteczne. Bez relacyjnej bazy danych to, co powinno być prostym zadaniem – szukanie książki i sprawdzanie, czy i gdzie jest zameldowana – staje się niewiarygodnie skomplikowane i czasochłonne. Wiedza o tym, jak używać czterech obiektów Access, może sprawić, że nawet skomplikowane zadania staną się przyjazne dla użytkownika.
/pl/access2013/getting-started-with-access/content/