W przypadku lat planowania świadczeń rozpoczynających się w 2016 r., stosowni duzi pracodawcy (ALE) mogą podlegać karze podatkowej na mocy sekcji 4980H Internal Revenue Code (IRC), jeśli: 1) pracownik pełnoetatowy otrzymuje ulgę podatkową na składkę lub dotację na pokrycie kosztów poprzez Marketplace i 2) firma nie zaoferowała minimalnego niezbędnego pokrycia opieki zdrowotnej (spełniającego wymagania ACA dotyczące minimalnej wartości i przystępności) dla co najmniej 95% swoich pracowników pełnoetatowych i ich dzieci na utrzymaniu do 26 roku życia. Próg oferty pokrycia wynosił 70% pracowników pełnoetatowych dla lat planu świadczeń rozpoczynających się przed 2016 r.
W celu uniknięcia potencjalnych kar, ważne jest, aby ALE zrozumieli, jak określić, którzy pracownicy są „pełnoetatowi” zgodnie z ACA i powinni kwalifikować się do świadczeń.
Pracownik pełnoetatowy
Pracownik pełnoetatowy to osoba fizyczna, od której można rozsądnie oczekiwać, że będzie pracować co najmniej 30 godzin tygodniowo. Dla tego celu, „godziny” obejmują każdą godzinę, za którą pracownik jest opłacany lub uprawniony do zapłaty za wykonywanie obowiązków dla pracodawcy lub uprawniony do zapłaty nawet jeśli nie wykonuje pracy (np. urlop, wakacje lub czas choroby).
Pracownicy ze zmiennymi godzinami pracy mogą być również uznani za pracowników pełnoetatowych, uprawnionych do świadczeń, jeśli pracują średnio 30 lub więcej godzin tygodniowo podczas okresu pomiaru retrospektywnego. Tymczasowi (krótkoterminowi) pracownicy i pracownicy sezonowi mogą być również uznani za pełnoetatowych.
Pracownicy o zmiennych godzinach
ACA definiuje pracownika jako pracownika o zmiennych godzinach, jeśli w oparciu o fakty i okoliczności w dniu rozpoczęcia pracy przez pracownika, pracodawca nie może określić, czy pracownik jest racjonalnie oczekiwany do pracy średnio co najmniej 30 godzin tygodniowo w początkowym okresie pomiaru, ponieważ godziny pracownika są zmienne lub niepewne.
Istnieje szereg czynników, które należy rozważyć przy ocenie, czy zasadne jest ustalenie, że nowy pracownik jest pracownikiem o zmiennym wymiarze godzin, w tym, ale nie tylko:
- Czy pracownik zastępuje pracownika, który był lub nie był pracownikiem pełnoetatowym,
- Zakres, w jakim pracownicy na takich samych lub porównywalnych stanowiskach są lub nie są pracownikami pełnoetatowymi, oraz
- Czy praca została ogłoszona, zakomunikowana nowozatrudnionemu lub w inny sposób udokumentowana (na przykład poprzez umowę lub opis stanowiska pracy), jako wymagająca godzin pracy, które będą wynosiły średnio 30 lub więcej godzin pracy tygodniowo lub mniej niż 30 godzin pracy tygodniowo.
Żaden pojedynczy czynnik nie jest decydujący i inne czynniki mogą być brane pod uwagę.
ALE identyfikują, którzy pracownicy zatrudnieni na godziny zmienne powinni być traktowani jako „pełnoetatowi” i kwalifikujący się do świadczeń przez:
- Obliczanie średniej tygodniowej liczby godzin przepracowanych podczas określonego okresu miesięcy (np. 6 lub 12 miesięcy), który jest określany jako okres pomiaru.
- Zablokowanie statusu pracownika („pełnoetatowy” kwalifikujący się do świadczeń lub niekwalifikujący się do świadczeń) podczas kolejnego określonego okresu miesięcy następującego po okresie pomiaru, który jest okresem stabilności. Status pracownika kwalifikującego się do otrzymywania świadczeń jest oparty na obliczeniach z okresu pomiaru i jest zablokowany na cały czas trwania okresu stabilności, niezależnie od liczby godzin faktycznie przepracowanych przez pracownika w okresie stabilności.*
*Chociaż godziny przepracowane w okresie stabilności nie wpłyną na status pracownika, gdy jest on zablokowany w okresie stabilności, godziny te będą liczone jako część następnego okresu pomiaru. Zmiany w średniej tygodniowej liczbie godzin przepracowanych podczas przyszłych okresów pomiaru mogą zmienić status pracownika w zakresie uprawnień do świadczeń podczas kolejnych okresów stabilności.
Pracownicy sezonowi
Podług ostatecznych przepisów wydanych przez IRS i Departament Skarbu w lutym 2014 r., nowi pracownicy sezonowi są traktowani tak samo jak nowi pracownicy zatrudnieni na godziny zmienne w ramach metody okresu pomiaru look-back. Aby pracownik został uznany za sezonowego, musi zostać zatrudniony na stanowisku, dla którego zwyczajowe roczne zatrudnienie wynosi sześć miesięcy lub mniej. „Zwyczajowe” oznacza, że:
- Z uwagi na charakter stanowiska pracownik zazwyczaj pracuje przez okres sześciu miesięcy lub krócej, oraz
- Okres zatrudnienia powinien rozpoczynać się każdego roku kalendarzowego w przybliżeniu w tej samej części roku, np. latem lub zimą.
W pewnych nietypowych przypadkach, pracownik może być uznany za pracownika sezonowego nawet jeśli zatrudnienie sezonowe jest przedłużone w danym roku ponad to, co jest zwyczajowe. Na przykład, jeśli instruktorzy golfa w kurorcie mają zwyczajowy okres rocznego zatrudnienia wynoszący sześć miesięcy, ale w danym roku są proszeni o pracę przez dodatkowy miesiąc z powodu wyjątkowo długiego sezonu, nadal będą uważani za pracowników sezonowych.
Pojęcia „pracownik sezonowy” i „pracownik sezonowy” są używane w przepisach dotyczących wspólnej odpowiedzialności pracodawcy w dwóch różnych kontekstach. Termin „pracownik sezonowy” ma znaczenie dla określenia statusu pracownika jako pracownika pełnoetatowego zgodnie z metodą pomiaru wstecz. Termin „pracownik sezonowy” jest istotny dla obliczenia ALE (proszę odnieść się do ACA Fact Sheet: ALE Calculation).
Temporary/Short-Term Employees
Pracownicy tymczasowi (określani jako pracownicy krótkoterminowi zgodnie z ACA) to pracownicy zatrudnieni na stanowisku, które trwa krócej niż 12 miesięcy. IRS potwierdził, że nie istnieje zwolnienie z kar na podstawie IRC Section 4980H dla tymczasowych, krótkoterminowych pracowników (chyba, że pracownik spełnia wszystkie wymagania dotyczące pracowników sezonowych, jak opisano powyżej).
Jeśli tymczasowi/krótkoterminowi pracownicy nie spełniają wymagań dotyczących pracowników sezonowych i oczekuje się, że będą pracować więcej niż 30 godzin tygodniowo, to zgodnie z obowiązującymi zasadami ACA powinni być klasyfikowani jako pełnoetatowi pracownicy kwalifikujący się do świadczeń.
Firmy mogą wyłączyć godziny przepracowane w ograniczonych okolicznościach:
Firmy nie są zobowiązane do liczenia lub śledzenia godzin przepracowanych w następujących ograniczonych okolicznościach:
Pracownicy-wolontariusze
Ostateczne przepisy wyłączają godziny przepracowane jako „wolontariusz w dobrej wierze”. Bona fide wolontariusze obejmują wszelkich wolontariuszy, którzy są:
A. Pracownik jednostki rządowej lub organizacji zwolnionej z podatku;
B. Którego jedynym wynagrodzeniem od tego podmiotu lub organizacji jest:
a. w formie zwrotu (lub dodatku) za uzasadnione wydatki poniesione w związku z wykonywaniem usług wolontariackich, lub
b. uzasadnione korzyści (w tym nagrody za staż pracy) i nominalne opłaty zwyczajowo płacone przez podobne podmioty w związku z usługami wolontariackimi.
Pracownicy studenccy
Przedsiębiorstwa nie są zobowiązane do liczenia godzin pracy wykonywanej przez studentów na stanowiskach subsydiowanych przez federalny program studiów lub podobne programy stanowe. Jednakże, wszystkie godziny pracy, za które pracownik studencki organizacji edukacyjnej (lub pracodawca zewnętrzny) jest opłacany lub uprawniony do zapłaty w charakterze innym niż przez federalny lub stanowy program studiów, muszą być liczone jako godziny pracy dla celów określenia kwalifikowalności świadczeń.
Nauczyciele i wykładowcy adiunkturalni
Nauczyciele i wykładowcy adiunkturalni stanowią wyzwanie, ponieważ wynagrodzenie zazwyczaj nie jest bezpośrednio związane z liczbą godzin, które przepracowują. Na przykład, wynagrodzenie często jest związane z godzinami lekcyjnymi i nie bierze pod uwagę czasu opartego na działalności pozaklasowej, takiej jak przygotowywanie lekcji, ocenianie prac i egzaminów lub doradzanie studentom.
The IRS zapewnia bezpieczną metodę śledzenia godzin dla pracowników dydaktycznych i wykładowców adjunkta do czasu wydania dalszych wytycznych. Metoda ta zalicza 2,25 godziny usług za każdą godzinę nauczania lub czas spędzony w klasie. Innymi słowy, za każdą godzinę spędzoną na nauczaniu w klasie, firma zaliczy dodatkowe 1,25 godziny na działania takie jak planowanie lekcji i ocenianie. Ponadto, firma zalicza jedną godzinę pracy za każdą dodatkową godzinę, którą członek wydziału spędza na innych obowiązkach nie związanych z klasą (takich jak godziny biurowe lub wymagane spotkania wydziału). Chociaż może to nie być jedyna rozsądna metoda śledzenia godzin dla wykładowców adiunkta, zaleca się firmom rozważenie skorzystania z tej bezpiecznej przystani do czasu wydania dalszych wytycznych.
.