Czy szukasz tylko rozpocząć podróż do automatyzacji rachunków płatnych, lub jeśli jesteś badania nowej technologii, aby poprawić na istniejących wysiłków automatyzacji, to może być mylące rynku z szerokiej gamy rozwiązań, oprogramowania automatyzacji i narzędzi. Ten przewodnik został stworzony, aby pomóc Ci rozpocząć badania, ocenę i wybór najlepszego rozwiązania automatyzacji zobowiązań dla potrzeb Twojej organizacji. Ważne jest, aby zauważyć, ten przewodnik opiera się na znaczeniu utrzymywania w umyśle rachunków płatnych funkcji oprogramowania, które najlepiej służyć swojej firmie.
Krok #1: Zdefiniuj swój zakres
To może być zbyt proste, aby myśleć o zakresie projektu jako wynik masz nadzieję osiągnąć. Możesz pomyśleć: „Szukam rozwiązania, które pomoże przyspieszyć i zautomatyzować nasz proces zobowiązań i sprawi, że moje życie w AP będzie nieco łatwiejsze”. Choć jest to rozsądny cel i możliwy do osiągnięcia dzięki kilku nowoczesnym rozwiązaniom do automatyzacji faktur AP, musisz poświęcić nieco więcej czasu i przemyśleń na ten pierwszy krok, ponieważ pomoże Ci on zdefiniować sukces Twojego nadchodzącego projektu.
Aby ustawić scenę, oto szybki przegląd kluczowych etapów przetwarzania faktur, abyś mógł określić, które obszary chcesz poprawić:
- Odbiór faktur i przechwytywanie danych
- Przebieg faktur i zatwierdzanie
- Płatności dla dostawców
Przetwarzanie faktur to nie to samo, co e-fakturowanie, portale dostawców lub złożone systemy zaopatrzenia. Tego typu rozwiązania mogą pomóc Ci pracować bardziej efektywnie w niektórych aspektach, ale nie wspierają istoty procesu zobowiązań. Jeśli zobowiązania są Twoim priorytetem, powinieneś skupić swoje wysiłki na rozwiązaniu, które może obsłużyć te trzy kroki:
- Odbiór faktur: papier, pdf, xml… wszystkie dane w jednym formacie
Jak dziś otrzymujesz faktury od dostawców? Papier w poczcie, pdf przez email i/lub e-faktury? Dobre rozwiązanie do skanowania i przechwytywania danych wykona zadanie konsolidując wszystkie faktury niezależnie od ich formatu w standardowe dane, które można wprowadzić do cyfrowego obiegu dokumentów AP. Usługa ta może być zlecona na zewnątrz, zakupiona jako część rozwiązania do automatyzacji faktur AP lub jako samodzielny system. W tym ostatnim przypadku kluczowe znaczenie ma solidne połączenie między rozwiązaniem do przechwytywania danych a wszystkimi innymi systemami.
- Obieg faktur: przyspiesz przetwarzanie, usuwając zadania ręczne
Rzeczywiste przetwarzanie faktur obejmuje różne zadania, w zależności od typu faktury. Faktury kosztowe, czyli faktury nieprzekazane do zapłaty, muszą zostać zakodowane, rozesłane i zatwierdzone. Faktury, które odnoszą się do zamówienia zakupu (PO), muszą być połączone z PO, mieć dopasowane dane na poziomie wiersza, a wszelkie zidentyfikowane odchylenia muszą zostać przekazane do przeglądu i zatwierdzenia. Dzięki nowoczesnemu rozwiązaniu do automatyzacji faktur AP, każde z tych zadań można w dużym stopniu zautomatyzować. Jeśli rozważasz oparcie się wyłącznie na istniejących możliwościach przepływu pracy, pochodzących z Twojego systemu ERP/finansowego, pamiętaj, aby sprawdzić, czy jest on odpowiedni do dostarczenia skutecznego rozwiązania do bezdotykowego przetwarzania faktur. Czynnik w koszty ogólne IT i bieżące wsparcie dla konfiguracji i utrzymania rodzimych przepływów pracy w przypadku biznesowym, analizy ROI, i metryki sukcesu.
- Płatności dostawcy: bezpieczne i szybkie płatności dla lepszych relacji z dostawcami
Od momentu, gdy faktura została przetworzona i zatwierdzona w obiegu AP, i to będzie zaksięgowane w systemie ERP do ostatecznego księgowania i płatności. Najlepsze rozwiązania automatyzacji rachunków płatniczych oprogramowanie pomoże przyspieszyć przetwarzanie faktur, aby umożliwić szybsze płatności do dostawcy. Jeśli wybierzesz ścieżkę zewnętrznego rozwiązania AP, przetwarzanie odbędzie się poza ERP, więc ważne jest, że rozwiązanie, które wybierzesz ma bezproblemową i solidną integrację z ERP, aby zapewnić przepływ informacji płynnie i bezpiecznie między dwoma systemami.
Zakres projektu powinien być oparty na potrzebach organizacji i wyzwań. Ważną rzeczą do zapamiętania tutaj jest, aby ustawić jasno określone cele i pozostać w zakresie projektu. Jedną z największych pułapek inicjatywy w zakresie oprogramowania do automatyzacji AP jest dodawanie do zakresu projektu podprojektów w powiązanych obszarach, takich jak dynamiczne dyskontowanie, portale dostawców, e-fakturowanie itp. Można je traktować jako oddzielne dodatkowe inicjatywy, ale ich powodzenie zależy od tego, czy najpierw zaprowadzisz porządek w swoim domu AP.
Przykłady konkretnych i wymiernych celów projektu obejmują:
- Zmniejszenie czasu realizacji przetwarzania faktur o X%
- Osiągnięcie Y% w pełni zautomatyzowanego – bezdotykowego – przetwarzania faktur opartych na PO
- Zmniejszenie twardych kosztów generowanych przez opóźnione płatności dostawców o Z
Krok #2: Mapowanie bieżącego procesu AP w celu określenia potrzeb
Proces zobowiązań zazwyczaj składa się z dwóch różnych przepływów pracy, w zależności od typu faktury: przetwarzanie faktur kosztowych niepowiązanych z zamówieniem zakupu oraz przetwarzanie faktur wydatków bezpośrednich, które zostaną dopasowane do zamówienia zakupu i potwierdzenia odbioru towarów w systemie ERP i/lub systemie zaopatrzenia.
Kluczem jest tutaj, aby spojrzeć na swój obecny proces i skupić się na tym, gdzie są punkty bólu, tak aby zapewnić, że rozwiązanie, które wybierzesz adresuje te kluczowe obszary, a nie mniej problematyczne sekcje, które byłyby „miło mieć”. Rozpocznij ten krok od określenia proporcji faktur PO i niePO w Twojej organizacji. Następnie określ, w jaki sposób obecnie obsługujesz te przepływy pracy – ile osób jest zaangażowanych, które kroki są wykonywane ręcznie, a które zautomatyzowane, oraz jakie są główne punkty krytyczne lub wąskie gardła w każdym z przepływów procesu? W jaki sposób obecnie archiwizujesz faktury po ich przetworzeniu? Oto lista najczęstszych wyzwań w każdym z przepływów pracy, która pomoże Ci rozpocząć pracę.
Wyzwania w przepływie faktur wydatków bezpośrednich (PO):
- Dopasowywanie linii faktur do odpowiednich danych na zamówieniach zakupu i notach odbioru towarów, gdy nie wszystkie dane są cyfrowe i/lub zsynchronizowane w jednym systemie.
- Zarządzanie odbiegającymi danymi na fakturach jest bardzo czasochłonnym zadaniem, wymagającym dochodzenia z dostawcami i nabywcami.
- Jeśli automatyczny proces dopasowywania jest na miejscu, często nadal istnieje wyzwanie, gdy dane nie pasują do siebie idealnie, co zmusza do ręcznego przeglądu.
- Wszystkie silniki dopasowujące nie są równe, a to może mieć znaczący wpływ na poziom bezdotykowego przetwarzania faktur w porównaniu z wyższym niż oczekiwany poziomem interwencji.
Wyzwania w przepływie faktur dotyczących wydatków pośrednich (innych niż PO):
- Jeśli nie ma centralnej skrzynki odbiorczej dla faktur dostawców, będą one wysyłane do różnych odbiorców w różnych formatach i istnieje ryzyko, że utkną w osobistych skrzynkach odbiorczych lub na biurkach w rozproszonych lokalizacjach, zanim kiedykolwiek zostaną wprowadzone do procesu AP.
- Ręczna obsługa i wiele osób zaangażowanych w proces AP zwiększa ryzyko błędów ludzkich w kodowaniu, zatwierdzaniu i płaceniu faktur.
- Staromodne i toporne systemy opóźniają proces AP i zwiększają ryzyko opóźnień – lub co gorsza – braku płatności dla dostawców.
- Bez rozwiązania na miejscu, jest prawie niemożliwe, aby mieć wgląd w status faktury, faktur zbliżających się do terminu płatności, rzeczywistych wydatków i faktur, które muszą być naliczane.
Odkąd masz swoją listę głównych punktów bólu, które chcesz usunąć poprzez wdrożenie lub zastąpienie rozwiązania automatyzacji AP, będziesz miał całkiem dobre zrozumienie tego, co kluczowe cechy oprogramowania do obsługi rachunków płatniczych należy szukać podczas weryfikacji różnych dostawców i rozwiązań.
Krok #3: Identyfikacja zależności systemowych
System Enterprise Resource Planning (ERP) lub system finansowy jest najważniejszą zależnością przy rozważaniu nowego rozwiązania automatyzacji AP. Kluczowe jest, aby nowe rozwiązanie AP miało wydajne, stabilne i bezproblemowe połączenie z ERP, aby zapewnić bezproblemową synchronizację danych głównych – od kont księgi głównej i terminów płatności do zamówień zakupu i kodów podatkowych.
Gdy pełna synchronizacja została skonfigurowana, faktury, zamówienia i dane księgowe mogą być bezproblemowo wymieniane między systemami biznesowymi, aby ułatwić dopasowanie danych z faktur do zamówień zakupu, odbiorów towarów i umów na poziomie szczegółowości linii. Dla działu AP, oznacza to dokładne i wydajne przetwarzanie faktur z najwyższym poziomem automatyzacji.
Kluczowe punkty działania w tym kroku są do identyfikacji, który system (y) ERP organizacja używa, jak również wszelkie inne systemy zaangażowane w księgach rachunkowych (y) i przetwarzania zamówień zakupu. Następnie, dowiedzieć się wewnętrznie, czy istnieją jakiekolwiek plany uaktualnienia lub zmiany tych systemów, które mogą mieć wpływ na harmonogram projektu automatyzacji. Mając to na uwadze, pamiętaj, aby w pełni zweryfikować dostawców, których badasz. Czy mogą one zapewnić stabilne i silne połączenie z ERP i zintegrować się z różnych systemów?
Krok 4: Capture IT Wymagania
Wiele firm chce zautomatyzować swój proces zobowiązań napotykają wyzwanie, jeśli chodzi o integrację systemu z ich istniejącej infrastruktury IT, w tym ERP w użyciu. Jeśli zdecydujesz się zainstalować rozwiązanie on-premise – hostowane na własnych serwerach i wymagające licznych dostosowań – wdrożenie nowego systemu szybko stanie się skomplikowanym, czasochłonnym i kosztownym projektem IT.
Dobra wiadomość: jest inny sposób. Obecnie istnieje wiele rozwiązań do automatyzacji AP dostępnych jako standardowa usługa w chmurze. Standardowa aplikacja oznacza dostęp do pełnej funkcjonalności, którą można skonfigurować do potrzeb i procesów biznesowych w ramach płynnego i szybkiego projektu wdrożeniowego. Administratorzy biznesowi, a nie zasoby IT, są odpowiedzialni za bieżące aktualizacje konfiguracji, ponieważ wiedzą, w jaki sposób Twoja organizacja prowadzi interesy z dostawcami i jak ci dostawcy wystawiają Ci rachunki. Inną zaletą rozwiązania w chmurze jest to, że aktualizacje produktów są udostępniane automatycznie na bieżąco, więc nie ma potrzeby angażowania zespołu IT lub przynieść zewnętrznych konsultantów do projektów aktualizacji.
Jako punkty kontrolne do działania dla tego kroku, upewnij się, że angażują swój zespół IT, aby upewnić się, że mogą one wspierać projekt z potrzebnych zasobów. Mogą oni również pomóc w podjęciu decyzji między rozwiązaniem lokalnym a bardziej skalowalnym rozwiązaniem w chmurze. I wreszcie, pamiętaj, aby zapytać swój zespół IT o wszelkie specyficzne wymagania związane z bezpieczeństwem systemu, hostingiem i konserwacją.
Krok #5: Badania, audyt i porównanie rozwiązań
Teraz, gdy masz całkiem dobre zrozumienie, jakiego typu rozwiązania potrzebujesz i wyzwania, które chcesz rozwiązać, nadszedł czas, aby zacząć szukać rozwiązania, które najlepiej pasuje do Twoich zidentyfikowanych potrzeb. Jest powód, dla którego ten krok znajduje się na końcu listy: jeśli zaczniesz szukać rozwiązań, zanim będziesz miał jasny obraz swoich potrzeb, możesz dać się uwieść czemuś, co wygląda niesamowicie na fantastycznej stronie internetowej lub błyszczącej broszurze marketingowej, ale w rzeczywistości nie wykonuje pracy, której potrzebujesz.
Jak wtedy, gdy planujesz kupić nowy samochód lub zarezerwować następną podróż wakacyjną, upewnij się, że robisz dokładne badania przy użyciu różnych kanałów informacyjnych:
- Start z Google, aby zidentyfikować potencjalnych kandydatów rozwiązania, przeglądać i zakładki ich strony internetowej.
- Przejdź na LinkedIn, aby wziąć udział w dyskusjach w odpowiednich grupach, zapytaj członków grupy o ich doświadczenia przy wyborze i wdrażaniu nowego rozwiązania do automatyzacji AP.
- Poproś swoich rówieśników lub przyjaciół na podobnych stanowiskach i/lub w podobnych firmach o opinie i rekomendacje dotyczące rozwiązania, z którego korzystają.
Jak już znajdziesz wąską listę dostawców, poproś ich o studia przypadków i referencje, a także demonstracje na żywo. Następnie odnieś swoją najlepszą listę do pojedynczego arkusza porównawczego i oceń, jak dobrze każde rozwiązanie pasuje do wymagań, które podkreśliłeś w krokach 1-4.
Krok #6: Zbuduj swój przypadek biznesowy
Jeśli ukończyłeś poprzednie kroki tego przewodnika kupującego, to już wykonałeś większość badań i gromadzenia danych potrzebnych do zbudowania przypadku biznesowego. Teraz nadszedł czas, aby podsumować swoje ustalenia i upewnić się, że przedstawiasz odpowiednie informacje właściwym interesariuszom i decydentom.
Jak sprzedawać interesariuszom IT
Twoi interesariusze IT będą musieli wiedzieć, jaki wpływ nowe rozwiązanie będzie miało na ich organizację zarówno w odniesieniu do wdrożenia, w tym integracji z istniejącą infrastrukturą IT, jak i bieżącego utrzymania. Tak więc, aby uzyskać zgodę IT, będą musieli wiedzieć:
- Jakie zasoby będą wymagane od zespołu IT podczas wdrożenia?
- Czy rozwiązanie będzie wymagało bieżącego wsparcia ze strony IT w zakresie konserwacji i regularnych aktualizacji?
- Jak rozwiązanie będzie wspierać przyszłe zmiany w biznesie lub infrastrukturze IT?
Jak omówiono w kroku 4, jeśli wybierzesz rozwiązanie oparte na chmurze, będziesz w stanie zaznaczyć wiele pól wyboru zespołu IT, ponieważ będzie to oferować łatwą integrację, bez wewnętrznej konserwacji i automatyczne aktualizacje produktu. W rzeczywistości, prawdopodobnie pomożesz swojemu menedżerowi IT zwolnić czas na kluczowe projekty biznesowe poprzez zastąpienie starych rozwiązań on-premise usługą w chmurze.
Jak sprzedać swoim interesariuszom finansowym
Dla interesariuszy finansowych, będzie to głównie o robienie matematyki i upewnienie się, że można przedstawić szybki i wiarygodny ROI. Ale menedżerowie finansowi również chcą być pewni, że będzie to projekt o niskim ryzyku, więc budowanie zaufania i prezentowanie rozwiązania z udokumentowaną historią jest bardzo ważne. Tutaj, należy upewnić się, aby mieć studia przypadków lub rozmów referencyjnych z firm już przy użyciu rozwiązania pod ręką, aby udowodnić wiarygodność sprzedawcy i przypadku biznesowego.
Plus, nowoczesne konta automatyzacji zobowiązań rozwiązanie oprogramowanie pomoże dostarczyć lepszą widoczność wydatków i bardziej dokładne przepływy pieniężne i sprawozdawczości memoriałowej. A właściwe funkcje oprogramowania do obsługi zobowiązań, na pewno jest coś, co będzie umieścić uśmiech na twarzy każdego CFO.
Do the math – ROI
Jeśli chodzi o obliczenia ROI jest kilka punktów danych, które musisz zebrać:
- Koszt rozwiązania: ważne jest, że masz pełny i szczegółowy obraz tak, że można obliczyć całkowity koszt posiadania. Zapytaj swojego sprzedawcę:
- Czy będziesz płacić koszt licencji lub miesięcznej subskrypcji? Co to jest ten koszt oparty na – liczba faktur, użytkowników lub coś innego?
- Jaki będzie koszt aktualizacji produktu w ciągu najbliższych kilku lat?
- Jaki jest koszt wdrożenia i ile wsparcia będzie wymagane od wewnętrznego personelu IT podczas wdrożenia?
- Jakich kosztów należy się spodziewać za bieżące wsparcie i utrzymanie?
- Twarde oszczędności, takie jak:
- Zmniejszenie zatrudnienia i/lub skalowanie istniejącej organizacji do zarządzania większymi obowiązkami.
- Uniknięcie opłat za opóźnienia w płatnościach, utracone lub zduplikowane płatności oraz oszczędności wynikające z rabatów za wczesne płatności.
- Zmniejszenie kosztów obsługi faktur papierowych (skanowanie, wysyłka, archiwizacja).
- Uwolnienie zasobów wewnętrznych od utrzymania starych systemów.
- Miękkie oszczędności, takie jak:
- Oszczędność czasu w całej organizacji (tj. posiadacze budżetu wykonują pracę biurową, a pracownicy działu AP zajmują się eskalacjami dostawców).
- Uwolnienie zasobów w dziale AP dla zadań o większej wartości dodanej.
- Poprawiony wgląd w proces AP zapewniający terminowe i dokładniejsze wsparcie dla prognozowania finansowego, przepływów pieniężnych i sprawozdawczości memoriałowej.
- Poprawione relacje z dostawcami.
- Większa elastyczność organizacyjna w przypadku zmian biznesowych, takich jak fuzje, przejęcia i ekspansje międzynarodowe.
Zapytaj swojego sprzedawcę, aby pomóc Ci zebrać i porównać wszystkie te numery i umieścić wszystko w arkuszu kalkulacyjnym do przedstawienia swoim wewnętrznym interesariuszom.
.