Jednym z filarów każdego projektu jest Struktura Podziału Pracy (WBS) i towarzyszący jej Słownik WBS. Niezależnie od tego, czy jesteś wykonawcą prezentującym poziom bazowy projektu, czy też klientem przeglądającym poziom bazowy, WBS i Słownik WBS to Twój kamień z Rosetty do zrozumienia, w jaki sposób poszczególne elementy projektu będą ostatecznie powiązane ze sobą i ostatecznie dostarczą wszystko, co postanowiłeś osiągnąć w ramach projektu.
WBS to hierarchiczny podział projektu na produkty. Jest to rzeczywista struktura, którą jesteśmy przyzwyczajeni widzieć i używać do organizacji projektu. Pozwala nam podzielić zakres na bardziej zarządzane kawałki i zapewnia strukturę raportowania, której używamy do planowania, przechwytywania wydajności i faktycznych. Struktura hierarchiczna pozwala nam drążyć w dół i patrzeć na projekt na jego najniższym poziomie, zwijać go w rulon i patrzeć na niego jako całość lub gdzieś pomiędzy. WBS świetnie sprawdza się w tych zadaniach. To, co nie zawsze jest oczywiste, gdy patrzymy na WBS, to jak praca odnosi się do Zestawienia Prac (SOW), które często nie jest ustrukturyzowane w ten sam sposób, co WBS.
Figura 1 – Struktura podziału pracy
Słownik WBS, oprócz rozszerzenia prostego jednowierszowego opisu elementów WBS, łączy WBS z Zestawieniem Prac (SOW). Słownik WBS to zazwyczaj arkusz kalkulacyjny, w którym znajduje się lista WBS, nazwa elementu WBS, opis pracy w tym elemencie jako minimum. Dodatkowo, dobry słownik będzie posiadał pole, które wyznacza, który paragraf SOW jest objęty danym elementem WBS. To mapowanie odnosi te dwie struktury do siebie i otwiera wiele możliwości zrozumienia, jak projekt jest planowany, jak jest wykonywany i co to jest koszt. Słownik WBS może wyglądać jak w poniższym przykładzie:
Ostatnia kolumna w przykładzie pokazuje, w jaki sposób elementy najniższego poziomu WBS są powiązane z SOW. W przykładzie widać, że każdy element jest powiązany z dwoma różnymi paragrafami w SOW. Pierwszy z nich jest wspólny dla wszystkich elementów; powiedzmy, że jest to paragraf „Zarządzanie projektem” w SOW. To powiązanie pokazuje, że projekt będzie planować, wykonywać i przechwytywać fakty dla zarządzania projektem na każdym indywidualnym elemencie. Każdy element jest również powiązany z unikalnym paragrafem, który może zawierać specyficzne wymagania związane z komunikacyjnym zakresem prac. Każdy element WBS powinien być powiązany z co najmniej jednym paragrafem SOW, ale zazwyczaj będą one powiązane z wieloma paragrafami. Jeśli masz element WBS, który nie jest powiązany z paragrafem SOW, musisz zapytać „dlaczego to robimy?”, ponieważ najwyraźniej nie jest to część umowy. I odwrotnie, każdy paragraf SOW powinien być powiązany z co najmniej jednym elementem WBS i zazwyczaj dotyka wielu elementów WBS.
Co więc daje Ci posiadanie tych dwóch powiązanych struktur? Pozwala Ci spojrzeć na Twój projekt w różnych wymiarach, które otwierają wiele możliwości raportowania i analizy. Na przykład, patrząc na macierz, gdzie te dwa dokumenty są połączone, możesz szybko stwierdzić, czy masz wszystko ujęte w SOW, czy też wykonujesz pracę w elemencie WBS, który nie jest objęty kontraktem.
Ale to dopiero początek. Pomyśl o tym, jakie informacje są zawarte w paragrafie SOW. Wszystkie te informacje mogą być teraz powiązane z WBS, co oznacza, że mogą być powiązane z harmonogramem, wydajnością z systemu earned value, organizacją wykonującą pracę lub danymi rzeczywistymi z systemu księgowego.
Patrząc na relacje, które istnieją pomiędzy elementami WBS w harmonogramie, można zobaczyć, jak różne paragrafy SOW są powiązane i czy to ma sens, czy nie. W powyższym przykładzie słownika WBS, można by się spodziewać powiązań pomiędzy Testowaniem Komponentów (1.3.1) i Testowaniem Systemu (1.3.2). Jeśli te linki nie istnieją, byłoby to czerwona flaga dla projektu, który powinien być zbadany.
Przykład relacji jest tylko zarysowanie powierzchni. Wyniki i fakty mogą być przypisane z powrotem do paragrafów SOW. Powiązanie może nie być dokładne, być może będziesz musiał przypisać fakty związane z WBS do wielu paragrafów SOW, ale ta widoczność jest nadal cenna. Można również zagłębić się w paragrafy SOW i zobaczyć, jak elementy w ramach tych paragrafów są ze sobą powiązane. Na przykład, paragrafy SOW zazwyczaj określają produkty, na które dany paragraf SOW ma wpływ. Proste mapowanie dostawy do paragrafu SOW, połączone z powrotem poprzez słownik WBS, otwiera drzwi do spojrzenia na wszystkie atrybuty omówione powyżej według dostawy. Następnie należy dodać dodatkowe pola do słownika WBS (numer pozycji kontraktowej, menedżerowie kont kontrolnych, flagi kont kontrolnych itp. Staje się kalejdoskopem projektu, który pozwala spojrzeć na dane projektu na nieskończoną liczbę sposobów.
.