Wszystkie decyzje dotyczące kwalifikacji ucznia 504, umieszczenia i zapewnienia wszelkich niezbędnych udogodnień i / lub związanych pomocy lub usług zostaną podjęte przez Zespół 504, i muszą być oparte na informacjach z różnych źródeł, z informacjami ze wszystkich źródeł są starannie rozpatrywane i dokumentowane.
Członkowie Zespołu 504 mogą zawierać budynku 504 Koordynatora lub zatwierdzoną osobę wyznaczoną, pielęgniarkę szkolną w stosownych przypadkach, i innych odpowiednich pracowników szkoły, którzy są zaznajomieni z uczniem i / lub informacji oceny. Uczeń i jego rodzic/opiekun jest zazwyczaj zapraszany do udziału w spotkaniu Zespołu 504 i ma możliwość zbadania wszystkich istotnych dokumentów edukacyjnych. Szkoła i rodzic/opiekun może zaprosić inne osoby posiadające wiedzę na temat dziecka i/lub procesu na spotkanie 504.
Pisemne zawiadomienie zostanie przekazane rodzicowi/opiekunowi przed spotkaniem, powiadamiając go o czasie, miejscu i celu spotkania.
Koordynator budynku 504 lub zatwierdzona osoba wyznaczona będzie przewodniczyć spotkaniu. Protokół ze spotkania może być sporządzony i jeśli tak, kopia protokołu zostanie udostępniona rodzicowi/opiekunowi i umieszczona w folderze z dokumentacją edukacyjną ucznia w rozsądnym czasie po spotkaniu.
Decyzje zespołu powinny być podejmowane w drodze konsensusu. Nie jest właściwe podejmowanie decyzji kwalifikacyjnych lub programowych w oparciu o większość „głosów”. W przypadku braku konsensusu, Koordynator 504 lub zatwierdzona osoba wyznaczona na spotkanie podejmie ostateczną decyzję dotyczącą kwalifikacji dziecka i, w razie potrzeby, zakwaterowania i związanych z nim pomocy i / lub usług, które dziecko potrzebuje, aby uzyskać dostęp do programowania szkolnego.
Okręg szkolny dostarczy rodzicom/opiekunom zawiadomienie o decyzji okręgu. Rodzic/opiekun ma prawo do poszukiwania rozwiązania wszelkich nieporozumień poprzez lokalną procedurę składania zażaleń lub poprzez wszczęcie bezstronnego przesłuchania.