Jak profesjonalnie potwierdzić e-mail

Prawdą jest, że prawidłowe potwierdzanie e-maili biznesowych poprawi Twój wskaźnik sukcesu w prowadzeniu biznesu w XXI wieku. Niezliczona ilość e-maili w świecie biznesu jest wysyłana w celu otrzymania informacji, przedstawienia żądania, złożenia skargi lub wykonania planu. Aby potwierdzić te odmiany e-maili profesjonalnie, musisz potwierdzić je na podstawie żądania nadawcy.

Istnieją osobliwe sposoby potwierdzania e-maili, które otrzymujesz profesjonalnie. Zwróć uwagę na te dziesięć wskazówek, aby potwierdzić otrzymanie wiadomości e-mail jako właściciel firmy lub osoba fizyczna.

1 – Doceń nadawcę

Docenianie jest współpracownikiem uznania. Jako odbiorca, można wygrać nadawcę po prostu wysyłając „dziękuję” odpowiedź, aby potwierdzić otrzymanie wiadomości e-mail. Na przykład, twój klient wysłał maila z reklamacją. Pierwszym krokiem do zdobycia takiego klienta nie jest reakcja, ale uznanie. Możesz wysłać e-mail w ten sposób:

Przykład I – Profesjonalne potwierdzenie otrzymania e-maila

„Dzięki, otrzymaliśmy twój e-mail.”

Emaile, które doceniają nadawcę na pewno stworzą wrażenie, że odbiorca nie jest snobem.

2 – Bądź bezpośredni

Bądź bezpośredni, kiedy chcesz profesjonalnie potwierdzić otrzymanie e-maila. Wypowiedzi powinny być jasne i konkretne. Potwierdź otrzymanie wiadomości jako osoba fizyczna lub przedstawiciel firmy.

3 – Popracuj nad punktem centralnym

Punkt centralny otrzymanej wiadomości e-mail powinien być odpowiednio dopracowany, aby pokazać, że faktycznie potwierdzasz jej otrzymanie. Możesz odtworzyć punkty centralne, aby dopasować dodatkowe informacje, które chcesz dołączyć jako odpowiedź do nadawcy.

4 – Wyślij wiadomość związaną z czasem

Firma może ujawnić swój poziom skuteczności i wydajności poprzez swoją odpowiedź na e-maile klientów.

W przypadku, gdy klient wysyła e-mail z reklamacją, możesz potwierdzić e-mail wysyłając termin, w którym podniesione kwestie zostaną rozwiązane. Przykład znajdziesz w dalszej części tego wpisu.

Jeśli otrzymasz e-mail, na który nie możesz natychmiast zareagować, potwierdź go i poinformuj nadawcę o czasie, w jakim problem zostanie rozwiązany.

5 – Uprzejma prezentacja

Powiedzenie „istnieją dwie strony medalu” potwierdza fakt, że warunki rzeczy mogą być albo pozytywne, albo negatywne.

Twoja odpowiedź na e-mail powinna być oparta na informacjach, które przedstawia e-mail. Informacja ta może być albo pozytywna, albo negatywna. Potwierdzenie otrzymania wiadomości e-mail nie powinno odzwierciedlać emocji związanych z gniewem i frustracją. Przedstaw swoją odpowiedź grzecznie, aby pokazać, że bierzesz pod uwagę poglądy nadawcy.

6 – Przekaż niezbędne sugestie

Czasami odbiorca przyjmuje wiadomość e-mail, ponieważ problemy nie są takie, które można rozwiązać za pośrednictwem poczty elektronicznej. W takich przypadkach podaj niezbędne sugestie, jak rozwiązać kwestie poruszone przez nadawcę. Nadawca może zostać poproszony o przybycie do firmy lub spotkanie z kimś. Takie sugestie powinny być jasno określone.

Przykład II – Profesjonalne potwierdzenie wiadomości e-mail

Drogi Janie,

Przykro nam, że miałeś problemy z przelewem pieniędzy, który wysyłamy na twoje konto bankowe. Być może będziesz musiał odwiedzić swój bank, aby rozwiązać ten problem. Poproś osobę odpowiedzialną za Twoje konto, aby napisała do nas na adres e-mail działu obsługi klienta i podała Twój identyfikator partnera, abyśmy mogli zweryfikować Twoją tożsamość.

Jeśli to nie rozwiąże problemu, daj nam znać, abyśmy mogli podjąć dalsze kroki. Thank you.

Regards,

7 – Answer the Questions

Są e-maile, które są pełne pytań. Możesz potwierdzić otrzymanie takich e-maili, udzielając odpowiedzi na te pytania bez wyłączania jakichkolwiek. Jeśli nie możesz szybko odpowiedzieć na te pytania, po prostu podaj termin, w którym odpowiedzi zostaną wysłane.

Czasami zdarzają się pytania, które wymagają pilnych odpowiedzi. Na pytania tej natury, odpowiedzi powinny być udzielone bezzwłocznie.

8 – Zaangażuj nadawcę

Są pewne e-maile, które wymagają zaangażowania nadawcy. Dzieje się tak, ponieważ nadawca w pozytywny sposób przyczynił się do Ciebie, a Ty chcesz potwierdzić otrzymanie jego pozytywnego wkładu. Zaangażowanie go poprzez danie mu możliwości zadawania pytań w kolejnych e-mailach lub składania wniosków jest sposobem na zaangażowanie nadawcy.

Możesz również zaangażować nadawcę informując go, że może przesłać swoje uwagi na temat działań, do których się przyczynił poprzez e-mail, który otrzymałeś.

Przykład III – Profesjonalne potwierdzenie otrzymania e-maila

Cześć James,

Dziękuję za szybką odpowiedź. Cieszę się, że znalazłeś aplikację internetową bardzo użyteczną. Z pewnością odkryjesz więcej funkcjonalności w ciągu najbliższych kilku dni.

Nie krępuj się skontaktować się ze mną w sprawie żądania funkcji, sugestii lub skargi w dowolnym momencie. Będzie mi bardzo miło pomóc w jakikolwiek sposób.

Best regards,

9 – Highlight the Uniqueness of Your Sender

Możesz otrzymać e-mail, który pokazuje zdolności nadawcy, na przykład, e-mail, który dotyczy podania o pracę z załączonym CV nadawcy. Twoja odpowiedź na taki e-mail powinna wskazywać na osiągnięcia zawodowe nadawcy, aby podkreślić fakt, że CV nadawcy zostało sprawdzone i firma szanuje osiągnięcia nadawcy.

Przykład III – Profesjonalne potwierdzenie wiadomości e-mail

Droga Ruth,

Cieszymy się, że jest Pani zainteresowana współpracą z naszą firmą. Jesteśmy zachwyceni, że ukończyłaś MBA w tak młodym wieku.

Twoje CV zostało przekazane do naszego działu zasobów ludzkich. Możesz się z nami skontaktować, jeśli nie otrzymasz od nich wiadomości w ciągu najbliższych pięciu dni roboczych.

Życzymy Ci wszystkiego najlepszego w Twojej aplikacji.

Regards,

10 – Szczegółowe informacje

Szczegółowe informacje muszą być podane w informacji o potwierdzeniu, aby uniknąć nieporozumień. Powinieneś potwierdzić e-mail nadawcy poprzez dostarczenie pewnych szczegółowych informacji, takich jak daty, że niezbędne procedury zostaną przeprowadzone.

Na przykład, potwierdzenie rozmowy kwalifikacyjnej powinno zawierać szczegółowe informacje na temat daty rozmowy, czasu i miejsca.

Po tym, jak firma wysłała e-maile do swoich klientów z prośbą o poziom zadowolenia klientów z ich towarów i usług, klient może wysłać e-mail z podziękowaniem, aby docenić usługi firmy. Klient powinien dostarczyć odpowiednich informacji, takich jak konkretne produkty, które sprawiają, że usługi firmy zasługują na e-mail uznania.

Konkluzja

W podsumowaniu, należy pamiętać, że znaczenie profesjonalnie potwierdzając e-maile nie może być przeceniona. Robienie tego przez cały czas pomoże Ci wyróżnić się z grona konkurentów i sprawi, że Twoi klienci będą do Ciebie wracać.