Płatności ACH, w których fundusze są pobierane z konta bankowego klienta przez sieć ACH (Automated Clearing House), oferuje pewne wyraźne zalety w stosunku do przetwarzania papierowych czeków. W szczególności, płatności ACH mogą zaoszczędzić Ci zarówno czas jak i pieniądze.
Pomimo, że ACH wydaje się prosty, podstawowe procesy są w rzeczywistości nieco złożone, obejmując siedmioetapowy proces z sześcioma różnymi podmiotami. Podmioty te obejmują Zleceniodawcę – osobę lub jednostkę, która inicjuje transakcję; Instytucje Finansowe Depozytariuszy Zleceniodawcy i Odbiorcy (dwa oddzielne podmioty); operatorów ACH i odbiorców.
Jak można sobie wyobrazić, komunikacja i koordynacja funduszy pomiędzy tak wieloma stronami jest skomplikowana; ale jako firma akceptująca płatności ACH, poświęcenie czasu na zrozumienie, jak skonfigurować płatności ACH może pomóc w usprawnieniu procesu obsługi i obniżyć ryzyko odrzucenia ACH.
Jeśli chcesz rozpocząć konfigurację płatności ACH dla swojej firmy, oto cztery kluczowe rzeczy, które musisz wiedzieć.
Co Twoja firma potrzebuje do przetwarzania płatności ACH
Aby zaakceptować płatności ACH, będziesz najpierw potrzebował konta handlowego z Przetwórcą Płatności, który pomaga połączyć różne elementy składające się na transakcję ACH. Podczas gdy założenie konta kupieckiego nie jest skomplikowane, wybór odpowiedniego Dostawcy Konta Kupieckiego dla Twojej firmy może się tak wydawać, ze względu na ilość dostępnych opcji. Od dostawcy do dostawcy, istnieje wiele zmiennych, które mogą wpłynąć na Twoje doświadczenie. Na początek, większość dostawców Merchant Account zamyka swoich klientów w umowach, które mogą wynosić od dwóch do sześciu lat, a często są kary za wcześniejsze rozwiązanie umowy. Jednakże, niektóre oferują miesiąc do miesiąca usług. Nie tylko ten typ dostawcy pozwalają na dokonywanie zmian bez kar, ale może się okazać, że dostawca, który musi zdobyć swoją stałą lojalność może przejść dodatkową milę, aby utrzymać cię happy.
Jak z przetwarzania kart kredytowych i innych form płatności, można również stwierdzić, że opłaty i inne opłaty, jak również harmonogramy wypłat mogą się różnić, co jest dlaczego może chcesz zrobić kilka porównań shopping.
Będziesz również potrzebował sposobu przetwarzania płatności za pośrednictwem sieci ACH. Obejmują one rzeczy takie jak skanery czeków, jak również terminale wirtualne, które bezpiecznie przechowują szczegóły konta, a także pozwalają na ustawienie automatycznych płatności za subskrypcje i inne bieżące opłaty.
Jakich informacji potrzebujesz od klientów, którzy chcą płacić przez ACH
Aby przetwarzać płatności, będziesz również potrzebował pewnych kluczowych informacji od swoich klientów:
- Imię i nazwisko posiadacza konta
- Numer przelewu i konta
- Rodzaj konta (czekowe lub oszczędnościowe)
Jesteś zobowiązany do uzyskania autoryzacji do obciążenia lub zwrotu środków z konta bankowego klienta. Oprócz powyższych informacji, takie upoważnienie powinno również szczegółowo określać kwotę transakcji, czy jest to opłata jednorazowa czy cykliczna, a jeśli jest to opłata cykliczna, datę rozpoczęcia i częstotliwość. Taka autoryzacja jest również ważna, ponieważ jest to kluczowy sposób ochrony Twojej firmy w przypadku sporu.
Wspólne powody odrzucenia transakcji ACH
Gdy płatności ACH są odrzucane, spowalnia to Twoją zdolność do otrzymywania płatności, przerywając przepływ gotówki, a nawet prowadząc do ryzyka ponoszenia opłat NOC (Notification of Change). Dwa z najczęstszych powodów odrzucenia płatności ACH obejmują nieprawidłowe numery kont bankowych lub nieprawidłowe numery tranzytowe/routingowe. W niektórych przypadkach klient mógł zmienić ustalenia bankowe i zapomnieć o aktualizacji; w innych, bank mógł zmienić swój system trasowania. Każdy z tych scenariuszy naraża Cię na opłaty.
Możesz zmniejszyć ryzyko wielokrotnych opłat za NOC, szukając rozwiązania takiego jak Wirtualny Terminal PayJunction, który jest zdolny do automatycznej korekty niektórych informacji bankowych, aby odrzucenie nie pojawiło się ponownie przy kolejnych transakcjach. Możesz również wprowadzić politykę opłat, która będzie zachęcać klientów do szybkiego aktualizowania informacji o koncie poprzez karanie za odrzucenie, tak jak możesz ponieść opłaty za niewystarczające środki w przypadku czeków papierowych. Po prostu upewnij się, że są one przejrzyste, aby klienci nie byli zaskoczeni, jeśli poniosą opłatę.
Jak skonfigurować transakcje powtarzające się
Jedną z wielu zalet ACH może zaoferować w stosunku do czeków papierowych jest to, że może zmniejszyć niektóre z kluczowych punktów bólu zarządzania powtarzającymi się płatnościami. Zbieranie płatności na bieżąco może wiązać się z dużą ilością pracy ręcznej – musisz śledzić, co jest należne i kiedy, upewnić się, że czek został otrzymany na czas, a następnie udać się do banku, aby dokonać wpłaty – za każdym razem. Ale możesz wyeliminować cały ten kłopot, ustawiając powtarzające się transakcje. Oznacza to, że możesz skonfigurować transakcję raz i mieć pewność, że będzie ona przetwarzana automatycznie w wybranym przez Ciebie harmonogramie – nie zapomnij tylko upewnić się, że Twój klient autoryzuje powtarzające się transakcje ACH, a nie jednorazowe płatności.
Dowiedz się więcej o powtarzających się płatnościach ACH.
Ustaliłeś płatności ACH dla swojej firmy? Czy było to prostsze, trudniejsze czy po prostu takie, jakiego oczekiwałeś? Podziel się swoimi doświadczeniami poniżej.