Jak stworzyć formularz żądania projektu (i dlaczego Twoja firma go potrzebuje)

Czy ukończyłeś projekt sto razy wcześniej, czy też stoisz w obliczu nowego wyzwania, posiadanie pewnego rodzaju formalnego formularza żądania projektu zapobiega zejściu całej operacji w grę zepsutego telefonu i zmarnowanych zasobów.

Niezależnie od tego, jak dobra jest dyscyplina twojego zespołu, jeśli wszystko, co mają do zrobienia, gdy zażądasz projektu, to niejasna wiadomość i ich pamięć o wymaganiach, prędzej czy później będziesz miał problem. Albo zostanie rozpoczęty projekt, który nie będzie wart twojego czasu, albo twoje instrukcje zostaną utracone w procesie przekazywania ich osobom podejmującym działania.

„Podczas manewrów, brygadier dowodzący pewną brygadą stacjonującą w Aldershot przekazał słowo najbliższemu mu pułkownikowi:

„Wróg naciera z lewej flanki. Wysłać posiłki.”

Do czasu, gdy dotarł do końca prawej flanki odebrano wiadomość:

„Wróg naciera z szynkwasem. Wysłać trzy i cztery pensy!””. – Garson O’Tool, relacjonując rzeczywisty przypadek zepsutego telefonu z 1914 roku

Nawet jeśli ogólny cel nie ulegnie zniekształceniu przed dotarciem do linii frontu, zespół otrzymujący żądanie projektu ma niewielką lub żadną szansę na zobaczenie szerszego obrazu, co oddala ich od korzyści, jakie projekt mógłby przynieść.

Tak więc, jeśli wolisz pracować nad swoimi najważniejszymi projektami bez marnowania czasu i zasobów, czytaj dalej. Nadszedł czas, aby stworzyć system biznesowy do organizowania projektów w oficjalne, standardowe wnioski, które pokazują dokładnie, co to za projekt, kto będzie nad nim pracował, kiedy jest wymagalny i jakie zasoby są do niego przypisane. Nadszedł czas, aby uzyskać formalny formularz żądania projektu set up.

Co to jest formularz żądania projektu?

Formularze żądania projektu określają podstawowe szczegóły projektu, pozwalając wszystkim zaangażowanym zobaczyć, co to jest, dlaczego warto go ukończyć, jak długo powinien trwać, jakie zasoby są dedykowane do niego, i tak dalej. Jeśli musisz poprosić (lub zostałeś poproszony) o coś więcej niż tylko pożyczenie długopisu, zyskasz, tworząc oficjalny formularz wniosku, aby upewnić się, że nic nie zostanie utracone lub zapomniane.

Jest to również świetny sposób, aby powstrzymać mieszane komunikaty krążące po firmie.

Pomyśl o formularzach żądania jako o propozycjach projektu, ale zamiast przedstawiać projekt swojemu menedżerowi, dyrektorowi generalnemu lub interesariuszom, to oni żądają, aby projekt został zrealizowany. Propozycje pytają „czy możemy to zrobić?”, podczas gdy formularze wniosków mówią „musimy to zrobić”.

To pozwala menedżerom dokładnie określić, czym powinien być projekt, jak go osiągnąć i pokazać przewidywaną wartość wszystkim pracującym nad nim, motywując ich do wykonania pracy. Każdy wie, co jest z nim związane, a więc projekt może być wiarygodnie (i pewnie) finansowany i zakończony.

Innymi słowy, każdy formularz wniosku projektowego powinien zawierać wystarczającą ilość informacji, aby przekazać cały projekt zespołom, które będą nad nim pracować, a także aby rozpocząć pracę bez żadnych niejasności. Nieuniknione jest, że będziesz musiał dzielić się informacjami i aktualizacjami w miarę postępów, ale na początku powinno to zapewnić wszystko, czego każdy potrzebuje, aby zrobić jakiś postęp.

Zdobądź swój darmowy formularz wniosku

Zanim wejdziemy w jakiekolwiek ciężkie szczegóły, jeśli szukasz darmowego formularza, który możesz dostosować i użyć do standaryzacji swoich wniosków, nie szukaj dalej. Szablon formularza wniosku projektowego poniżej pozwoli Ci na złożenie wniosków projektowych, przypisanie odpowiednich członków zespołu, śledzenie postępów i wiele więcej, korzystając z najlepszego oprogramowania do dokumentowania procesów na rynku.

Dlaczego są one ważne?

Formularze wniosków projektowych pomagają zarówno osobom wnioskującym o projekt, jak i tym, którzy będą nad nim pracować, przynosząc jasność obu stronom.

Zespół pracujący nad projektem będzie mógł rozpocząć pracę tak szybko, jak tylko zostanie on zatwierdzony, zamiast tracić czas na dodatkowe spotkania, czaty w Slacku i ogólne zamieszanie. Jest to jeden z najlepszych sposobów, aby jasno i zwięźle opisać projekt i sposób jego rozpoczęcia.

Ta jasność, wraz z ogólnymi informacjami w formularzu wniosku (takimi jak oczekiwana data zakończenia, zakres i budżet), pomaga również zaplanować postęp projektu z wyprzedzeniem i ustalić mniejsze terminy, co oznacza, że jest o wiele bardziej prawdopodobne, aby pozostać na dobrej drodze.

Jeśli chodzi o ludzi, którzy składają formularz wniosku projektowego, formalny dokument pomaga upewnić się, że wszelkie projekty żądane mają realistyczny zakres i są rzeczywiście warto skierować. Standardowy format zapewnia, że każdy kąt jest brany pod uwagę, a koszty ważone w stosunku do przewidywanych zysków w czerni i bieli, co czyni wartość projektu i jego produktów krystalicznie czystych.

Pozwolenie zespołowi, który będzie odpowiedzialny za projekt zobaczyć to również daje im szansę na wyrażenie wszelkich wątpliwości dotyczących projektu, zanim jakikolwiek czas lub zasoby zostaną wydane na niego. Jeśli coś nie dodaje się lub wydaje się jak strata czasu, a następnie sprawa może być omówiona przez wszystkich zaangażowanych, a świadoma decyzja podjęta o tym, czy kontynuować projekt, zmienić formularz wniosku, lub złom go i skupić się na czymś innym zamiast.

Jak utworzyć formularz wniosku projektu

Tworzenie serviceable formularza wniosku projektu nie jest trudne. Napisanie formularza, który będzie konsekwentnie używany i dostarczy wszystkich informacji, których potrzebuje Twój zespół, wraz z motywacją do pozostania w harmonogramie i produkowania wysokiej jakości wyników, to zupełnie inna sprawa.

Na szczęście istnieje kilka prostych zasad, których możesz przestrzegać, aby upewnić się, że zarówno tworzysz skuteczny formularz wniosku, jak i nie robisz rzeczy niepotrzebnie żmudnych i nudnych. Głównie, musisz:

• Decydować się na spójny format
• Wybrać projekt do zgłoszenia
• Objąć podstawowe szczegóły w swoim zgłoszeniu
• Zachować prostotę
• Uznać swoje terminy i dedykowane zasoby za rozsądne
• Mieć ustawiony system składania lub przypominania

Zanurzmy się w każdym z nich nieco bardziej szczegółowo.

Decyduj o spójnym formacie

Bardzo podobnie jak przy nauce pisania procedury, musisz najpierw zdecydować się na ustalony format, którego będzie przestrzegał formularz wniosku projektowego. Oznacza to, że projekty mogą być porównywane i zestawiane ze sobą, jeśli kiedykolwiek nie jesteś pewien, który z nich zażądać od zespołu; pojedynczy format sprawia, że łatwo jest zobaczyć inwestycję i przewidywaną wartość wszystkich z nich.

Mając format cyfrowy (lub przynajmniej kopię cyfrową) dla formularza jest również koniecznością, ponieważ zapewni to go-to zasób, który może być zarówno łatwo przywoływany później w rozwoju projektu i może być znacznie łatwiej udostępniane między członkami zespołu. Nie wspominając o tym, że jeśli wniosek wymaga zmiany, pojedyncza wspólna kopia cyfrowa (jak szablon z wcześniejszego postu) jest o wiele łatwiejsza w utrzymaniu aktualności niż konieczność drukowania i wymiany wszystkich fizycznych instancji.

Nie ma sztywnej reguły co do tego, jaki powinien być twój format, ale tak długo jak pozwala ci zawrzeć wszystkie istotne szczegóły, może być łatwo udostępniany i aktualizowany, i jest mało prawdopodobne, że zostanie usunięty lub zgubiony, powinieneś być dobry do pracy.

Wybierz projekt

Nie możesz napisać formularza wniosku o projekt, dopóki faktycznie nie wybierzesz projektu. Tutaj opłaca się mieć jakąś wcześniejszą analizę wartości potencjalnych projektów przed rozpoczęciem, ponieważ będzie to największy wskaźnik tego, nad czym warto pracować w pierwszej kolejności.

Jeśli masz wątpliwości, spotkaj się z kimkolwiek, kto będzie zaangażowany w projekt i omów czas i zasoby, jakie zajmie w porównaniu z korzyściami, jakie otrzymasz, oraz inne informacje, takie jak wszelkie elementy wrażliwe na czas. Jeśli masz taki, który jest ważny, pilny, da duże korzyści Twojej firmie i nie zajmie zbyt wiele, aby osiągnąć, to jest to projekt, o który powinieneś wnioskować w pierwszej kolejności.

Pokryj podstawowe szczegóły

Teraz nadszedł czas, aby zapisać podstawowe szczegóły projektu w formularzu wniosku. Chociaż będą się one nieco zmieniać w zależności od charakteru i wielkości projektu, wraz z zaangażowanymi zespołami i wielkością firmy, podstawowe pytania, na które należy odpowiedzieć, są następujące:

• Co to za projekt?
• Dlaczego jest ważny?
• Jakie przewidywane korzyści przyniesie?
• Gdzie będzie realizowany?
• Kto będzie nad nim pracował?
• Jak zostanie zrealizowany?
• Kiedy zostanie ukończony?
• Co jest wymagane do jego ukończenia?

Kluczem jest tutaj upewnienie się, że przekazujesz wystarczająco dużo informacji, aby pozwolić wszystkim zająć się projektem, jednocześnie przekonując ich o korzyściach, jakie przyniesie. Jeśli twój zespół zrozumie znaczenie swoich zadań (np. w odniesieniu do reszty firmy lub nawet własnego zespołu), jest bardziej prawdopodobne, że ukończy projekt na czas i w wysokiej jakości.

Nie oznacza to jednak, że masz licencję na rozwodzenie się nad stronami…

Keep it simple

Pocałunkiem śmierci dla każdego udokumentowanego procesu, metody lub żądania jest uczynienie go tak zbyt szczegółowym, że osoba czytająca go całkowicie go zignoruje. Ludzie nie chcą, aby mówiono im, co i jak mają zrobić – chcą tylko, aby praca została wykonana i usunięta z drogi.

Jako taki, jeśli nie utrzymasz formularza żądania w prostocie, włączając tylko wysokopoziomowy przegląd projektu, formularz stanie się tak długi, że każdy, kto go użyje, nieuchronnie pójdzie na skróty. Zamiast tego, umieść w nim wszystko, co muszą wiedzieć, aby zacząć robić postępy, ale nie mów im tego, co już wiedzą.

Utrzymuj go prostym, utrzymuj go czytelnym, a przede wszystkim utrzymuj go użytecznym.

Upewnij rozsądne terminy i zasoby

Terminy przebiegają przez niewiarygodnie cienką linię pomiędzy popychaniem zespołu do wypalenia się a dawaniem mu luzu aż do letargu, więc ważne jest, aby ustawić takie, które wywierają wystarczającą presję, aby zachęcić zespół do dobrej pracy. To samo dotyczy zasobów, które przydzielisz do projektu – musisz być rozsądny, a nie skąpy lub rozrzutny.

Powtarzam, nie ma ustalonej formuły, aby uzyskać tę równowagę, ale w przypadku terminów, staraj się dążyć do liczby, która daje trochę swobody zespołom, ale nie na tyle, aby popadły w samozadowolenie. Jeśli trzeba, zachęcić ich do rozbicia projektu na mniejsze zadania z bardziej szybkich terminach, jak to zwiększy pilność pracy i pomóc projekt do postępu w stałym tempie.

Jeśli chodzi o zasoby, wszystko jest albo coś trzeba lub inwestycji vs nagrody. Jeśli jest to wymagane, nie idź na substytut. Na przykład, jeśli musisz zatrudnić freelancera do obsługi pracy, do której nie masz talentu, upewnij się, że zatrudniasz dobrego freelancera zamiast skąpić na cenę dla dobra tego (dostajesz to, za co płacisz).

Jeśli są opcjonalne zasoby, które mogą poprawić szybkość projektu lub jakość końcową, zważ je przed inwestycją, którą wezmą. Na przykład, jeśli dane narzędzie przyspieszy i ułatwi zadanie, zważ tę korzyść w stosunku do kosztu narzędzia, wraz z wszelkimi bieżącymi korzyściami wynikającymi z dostępu do niego. Jeśli kompromis jest tego wart, uzyskaj dostęp i umieść dane logowania w formularzu żądania projektu.

Ustaw system składania lub przypominania

Podobnie jak w przypadku każdego udokumentowanego procesu, na nic zda się tworzenie formularza żądania, jeśli wszyscy będą go ignorować. Musisz więc upewnić się, że jest on widoczny i że projekt (a raczej terminy) nie zostaną zapomniane. Sposób, w jaki to zrobisz, będzie w dużej mierze zależał od Twojej aplikacji do zarządzania projektami, ale przynajmniej Ty i wszyscy inni zaangażowani w projekt powinniście ustawić alerty przypominające o nim przed ostatecznym terminem.

Powiedzmy, że tak jak my tutaj na Process Street, używasz jakiegoś systemu kalendarza do zarządzania zadaniami (dla nas jest to Trello). W tym przypadku chciałbyś wykorzystać informacje zawarte w formularzu zapytania o projekt, aby podzielić projekt na terminy w swoim kalendarzu, których kulminacją będzie data końcowa na formularzu.

Nawet jeśli używasz Kalendarza Google, a nie wymyślnej płatnej aplikacji, powinieneś być w stanie skonfigurować wydarzenia i przypomnienia dla różnych terminów. Naturalny układ kalendarza pozwoli Ci łatwo sprawdzić, jakie zadania musisz wykonać i do kiedy muszą być wykonane.

Automatyczne generowanie idealnego formularza wniosku projektowego

Podobnie jak każdy dokument o standardowym formacie, możesz automatycznie tworzyć formularze wniosków projektowych za pomocą Zapier. Ponieważ jedyną rzeczą, która zmienia się między każdym formularzem, jest informacja (a nie ogólny format), możesz wprowadzić informacje o projekcie do szablonu, kwestionariusza lub czegokolwiek innego, co może przechowywać odpowiednie szczegóły, a następnie mieć Zapier wysyłający to wszystko do standardowego szablonu formularza.

Pomyśl o tym, jak o posiadaniu generatora faktur – Zapier może wykryć informacje, takie jak to, czym jest projekt i kiedy jest należny z czegokolwiek, czego używasz do przechowywania, a następnie samodzielnie utworzyć sformatowany dokument. Możesz nawet wysłać e-mail z linkiem do produktu końcowego, aby zaoszczędzić Ci konieczności samodzielnego poszukiwania go.

Najprostszym sposobem na skonfigurowanie tej automatyzacji procesu jest zanotowanie informacji o projekcie przy użyciu szablonu formularza zapytania o projekt dostarczonego wcześniej w tym poście. Następnie można użyć bezpłatnego konta na Zapier do wykrywania informacji wprowadzonych w Process Street i wysłać go do aplikacji do tworzenia formularzy z wyboru.

Aby dowiedzieć się więcej, sprawdź nasz darmowy ebook automatyzacji procesów biznesowych.

Czasami najmniejsze zmiany mogą zrobić ogromną różnicę w swojej firmie. Posiadanie formalnego formularza żądania projektu może nie być najbardziej efektownym aspektem Twojej firmy, ale jest to jeden z istotnych sposobów, w jaki Twoja firma może pozostać spójna i uniknąć marnowania zasobów w miarę dalszego rozwoju.

.