Kontrole wewnętrzne w dziale Accounts Payable

Kontrole wewnętrzne w dziale Accounts Payable

Kontrole w dziale Accounts Payable mają na celu ograniczenie ryzyka strat w dziale Accounts Payable. Kontrole zobowiązań są podzielone na trzy kategorie: obowiązek zapłaty, wprowadzanie danych dotyczących zobowiązań do systemu oraz płacenie dostawcom.

Kontrola obowiązku zapłaty

Zatwierdzanie faktur

W przypadku tej kontroli, osoba, która ma uprawnienia do zatwierdzania płatności oznacza, że zatwierdza fakturę dostawcy. Ta kontrola jest stosunkowo słaba, jeśli osoba zatwierdzająca widzi tylko fakturę dostawcy, ponieważ nie ma sposobu, aby stwierdzić, czy towary lub usługi zostały otrzymane lub czy naliczone ceny były zgodne z tym, co pierwotnie określono w umowie. Zatwierdzający może również chcieć wiedzieć, które konto księgi głównej (GL) ma zostać obciążone.

Lepiej jest, aby personel AP zebrał fakturę dostawcy, autoryzował zamówienie zakupu i dokumentację odbiorczą w pakiet, a następnie podstemplował fakturę blokiem podpisu. Powinna ona również zawierać numer konta, którym ma zostać obciążona, a następnie zatwierdzający powinien ją przejrzeć. Takie podejście zapewnia zatwierdzającemu pełny zestaw informacji do pracy dla lepszej kontroli.

Zatwierdzenie zamówienia zakupu

Dział zaopatrzenia wydaje zamówienie zakupu dla wszystkich zakupów, które firma robi. Ta praktyka zasadniczo zatwierdza wszystkie wydatki, zanim zostaną one dokonane, co może zapobiec zmaterializowaniu się niektórych wydatków. Ponieważ kontrola wymaga przyzwoitej ilości pracy od pracowników działu zakupów, prawdopodobnie poproszą oni członków personelu o złożenie wniosku o pozycje z formalnym formularzem zapotrzebowania na zakup.

Use the Three-Way Match Approach

Ktoś w dziale zobowiązań dopasuje fakturę dostawcy do zamówienia zakupu i dowodu odbioru przed zatwierdzeniem płatności. To podejście eliminuje potrzebę zatwierdzania faktur, ponieważ zatwierdzenie jest oparte na zamówieniu zakupu. Jest to lepsze niż zatwierdzanie wyłącznie na podstawie zamówienia zakupu, ponieważ weryfikuje otrzymanie towarów lub usług. Ale proces ten może być boleśnie powolny i jeśli brakuje papierkowej roboty, może łatwo rozbić. chyba że masz elektroniczny system na miejscu, który pasuje do faktury sprzedawcy z odbioru towarów w stosunku do zamówienia zakupu.

Duplicate Payment Search

Z skomputeryzowanego systemu, jest automatyczne wyszukiwanie duplikatów numerów faktur, aby zapobiec duplikatów płatności. Jednakże, jeśli nadal działasz z systemem ręcznym, jest to bardziej uciążliwe i czasochłonne zadanie. Wymaga to od pracownika księgowości przeszukiwania kartoteki dostawców i niezapłaconych faktur w celu sprawdzenia, czy któraś z faktur otrzymanych od dostawcy została już zapłacona. W wielu sytuacjach ilość przychodzących faktur utrudnia to zadanie, powodując rezygnację z identyfikacji duplikatów faktur, co oznacza, że płacenie za rzeczy dwa razy staje się podwyższonym ryzykiem.

„Korzystanie z systemu e-procurement, który integruje się z księgowością zobowiązań, znacznie ułatwia wdrożenie kontroli obowiązku zapłaty.”

Kontrole wprowadzania danych

Istnieje wiele sposobów na zapewnienie, że wszystkie faktury dostawców trafiają do systemu, chociaż każda kontrola ma różny poziom sukcesu.

Record Prior to Approval

Ta kontrola kładzie większy nacisk na płacenie dostawcom niż na uzyskanie autoryzacji do zapłaty. W tej metodzie wszystkie faktury są wprowadzane do systemu razem, więc najlepiej stosować ją wtedy, gdy do autoryzacji zakupów używane są zamówienia zakupu.

Record After Approval

Wymusza ona na pracownikach działu AP weryfikację zatwierdzenia wszystkich faktur przed wprowadzeniem ich do systemu.

Use Invoice Numbering Guidelines

Jeśli jednym z największych problemów w Twojej organizacji są zduplikowane płatności, ważne jest, aby upewnić się, że używasz systemu, aby upewnić się, że numery faktur są rejestrowane prawidłowo. Systemy elektroniczne sprawdzają duplikaty numerów faktur, aby zapobiec duplikatom płatności, ale jeśli istnieje niespójność w sposobie rejestrowania tych numerów, np. używanie 0000623 raz, a 623 innym razem, system nie oznaczy tego jako duplikatu. Ten problem pojawia się również, gdy w numerze faktury występują myślniki, ponieważ 123-456 może być zapisane z myślnikiem lub jako 123456 w systemie.

Zgodność z budżetem w sprawozdaniach finansowych

Jeśli faktury dostawców są nieprawidłowo obciążane niewłaściwym działem, możliwe jest, że kierownik działu przeglądający sprawozdania finansowe znajdzie rozbieżność między obciążoną kwotą a budżetem, zwracając na to uwagę działu księgowości.

Kontrole płatności

Większość kontroli wymienionych tutaj ma zastosowanie do płatności czekiem, ponieważ jest to nadal najbardziej powszechna metoda płatności. W przypadku płatności elektronicznych, kontrole te nie są tak pomocne, ale nadal można śledzić płatności w systemie księgowym.

Rozdzielenie obowiązków drukowania i podpisywania czeków

Dzięki tej kontroli, jedna osoba przygotowuje czeki, a inna je podpisuje. Ten drugi zestaw oczu zapewnia kontrolę krzyżową, aby upewnić się, że fundusze są tam do zapłaty, podczas gdy nadal utrzymuje odpowiedni przepływ gotówki.

Przechowuj czeki w zamkniętym miejscu

Każdy nieużywany czek musi być przechowywany w zamkniętym miejscu. W przeciwnym razie mogą one zostać skradzione i wypełnione w sposób oszukańczy, a następnie zrealizowane. Wszelkie pieczątki używane do podpisywania czeków powinny być również przechowywane w zamkniętym miejscu.

Śledzenie sekwencji numerów czeków

Aby upewnić się, że nie ma brakujących czeków, które nie są rozliczone, wiele firm decyduje się na prowadzenie dziennika, który zawiera zakres numerów czeków użytych podczas rundy kontrolnej. Jest to pomocne w ustaleniu czy jakieś czeki w magazynie zaginęły. Przechowuj dziennik oddzielnie od niewykorzystanych czeków, aby zapobiec kradzieży dziennika w tym samym czasie, gdy ktoś kradnie czeki.

Wymagaj ręcznego podpisywania czeków

Jako firma, możesz wymagać, aby wszystkie czeki były podpisane. Chociaż wydaje się to być dobrym pomysłem, jest to słaba kontrola, ponieważ niewiele osób podpisujących czeki nie zagłębia się w przyczyny wystawienia czeku i rzadko poświęca czas na sprawdzenie wypłaconych kwot. Jeśli Twoja firma zdecyduje się na użycie pieczątki lub płyty z podpisem zamiast tego, konieczne staje się posiadanie silnego systemu zamówień zakupu. Pozwala to pracownikom działu zakupów stać się de facto osobami zatwierdzającymi faktury, ponieważ wystawiają oni zamówienia zakupu na początku procesu zakupu do zapłaty.

Wymagaj dodatkowych osób podpisujących czeki w pewnych warunkach

Jeśli kwota czeku przekracza pewien z góry określony próg, wymagaj drugiej osoby do podpisania czeku. Ta kontrola pozwala wielu członkom zespołu wyższego szczebla na zatrzymanie płatności, w teorii. W rzeczywistości, wprowadzenie kolejnego kroku do procesu nie wzmacnia kontroli.

Silne kontrole wewnętrzne w całym procesie płatności są pierwszym krokiem w kierunku zapobiegania kosztownym błędom, które wpływają na Twoją linię końcową. Usprawnienie działu zobowiązań to jeden ze sposobów na uzyskanie rabatów za wczesną płatność, co pozwala zaoszczędzić pieniądze, które można ponownie zainwestować w firmę lub zwiększyć zyski.

.