Organizacyjny proces zarządzania projektami | Proces organizacyjny Aktywa

Projekty można uznać za „procesy” w ogóle. Mają one swój początek i koniec, a pomiędzy tymi dwoma różnymi datami toczy się „proces”. Proces organizacyjny zarządzania projektami ma kilka aktywów procesowych. Jakie aktywa są uważane za aktywa procesów organizacyjnych? Jakie jest znaczenie aktywów procesów organizacyjnych? Dlaczego aktywa procesów organizacyjnych są ważne dla zarządzania projektami i całej firmy?

W tym artykule przejdziemy przez proces organizacyjny zarządzania projektami, a także zobaczymy, czym są aktywa procesów organizacyjnych.

Jaka jest definicja aktywów procesów organizacyjnych w zarządzaniu projektami?

PMMBOK® Guide definiuje aktywa procesów organizacyjnych jako plany, procesy, polityki, procedury i bazy wiedzy. Wszystkie te aktywa procesów organizacyjnych są specyficzne dla wykonującej je organizacji. Ponieważ te aktywa procesów organizacyjnych są wynikiem wcześniejszych praktyk tej konkretnej organizacji. Więc możemy powiedzieć, że aktywa procesu organizacyjnego będzie się różnić od jednej organizacji do drugiej.

Przejrzyjmy te aktywa procesu organizacyjnego zarządzania projektami nieco bardziej szczegółowo. Wszystkie wymienione powyżej aktywa procesów organizacyjnych mają jeden wspólny aspekt: są to wnioski wyciągnięte z przeszłości. Innymi słowy, gdy firma jest zaangażowana w różne projekty, zyskuje w tym czasie więcej zasobów procesów organizacyjnych. Innym rodzajem aktywów procesu organizacyjnego jest sama historia firmy.

Aktywa procesu organizacyjnego obejmują dokumentację, dlatego działa ona jako archiwum lub repozytorium firmy. Na przykład szablon planu projektu, polityka bezpieczeństwa, procedury zamówień i baza wiedzy firmy są zaliczane do aktywów procesów organizacyjnych.

Jakie są korzyści z aktywów procesów organizacyjnych w zarządzaniu projektami?

Ponieważ stwierdziliśmy, że aktywa procesów organizacyjnych składają się z tego, co firma nabyła z biegiem czasu, są one bardzo cenne, zwłaszcza w planowaniu projektu. Wiele dokumentów, polityk lub procedur jest w ramach aktywów procesów organizacyjnych. Są one więc wykorzystywane jako dane wejściowe do większości procesów planowania. Na przykład, jeśli firma stara się rozpocząć nowy projekt, który jest bardzo podobny do projektu, który zakończyła w przeszłości, zapoznanie się z dokumentacją wniosków z poprzedniego projektu przyniesie wiele spostrzeżeń podczas planowania nowego projektu.

Innym przypadkiem, który ilustruje, w jaki sposób zasoby procesów organizacyjnych mogą być korzystne i oszczędzające czas dla firmy, jest przypadek rekrutacji nowego pracownika. Jeśli wszystko, za co będzie on odpowiedzialny, będzie dobrze udokumentowane, nowemu członkowi zespołu będzie naprawdę łatwo rozpocząć pracę szybko i efektywnie. „Co powinien zrobić pracownik w przypadku utraty komputera?” to kolejne pytanie związane z polityką bezpieczeństwa informacji, a więc również zasób procesu organizacyjnego. Gdyby firma posiadała dokument dotyczący tego konkretnego przypadku, każdy wiedziałby, co robić, a sytuacja ta zostałaby rozwiązana bez większych problemów.

Jakie są inne ogólne korzyści z zasobów procesów organizacyjnych?

Korporacyjna baza wiedzy służy do przechowywania i pobierania informacji z tej bazy wiedzy w razie potrzeby. Ta korporacyjna baza wiedzy zawiera wiele przydatnych informacji nie tylko o projektach, ale także o wielu innych tematach, takich jak jak uzyskać wizę pracowniczą do nowego kraju, jak naprawić usterkę w oprogramowaniu, wskazówki dotyczące prowadzenia bardziej efektywnych spotkań itp.

Więc dla firmy, zasoby procesów organizacyjnych są nie tylko krytyczne dla zarządzania projektami, ale także dla jej ogólnego zarządzania.

.