Outsourcing Accounts Payable: The Pros and Cons

Zarządzanie relacjami ze sprzedawcami i dostawcami jest wystarczająco trudne.

Gdy komplikacje występują w procesach płatności, mogą one hamować rozwój firmy.

W najgorszych scenariuszach, źle działający proces płatności może być nawet zobowiązaniem dla Twojej firmy.

Z tych powodów, wiele firm stara się usprawnić swoje operacje finansowe i księgowe poprzez przyjęcie i integrację zautomatyzowanych narzędzi do obsługi zobowiązań oraz poprzez restrukturyzację procesów wewnętrznych dla środowiska biznesowego XXI wieku.

Według jednego z badań, 78% najlepszych w swojej klasie firm przyjęło technologię przetwarzania e-faktur w porównaniu do zaledwie 38% ich zmagających się z problemami konkurentów. Badanie wykazało również, że najlepsze w swojej klasie działy AP, które polegały na automatyzacji procure-to-pay (P2P), uzyskały największą wartość strategiczną.

Ale przyjęcie nowej technologii stanowi zupełnie nowe wyzwanie samo w sobie, zwłaszcza dla małych i średnich firm.

Obecne wyzwania w Accounts Payable

Wiele działów zajmujących się płatnościami jest nadal uzależnionych od kosztownych i powolnych systemów starszego typu, takich jak optyczne rozpoznawanie znaków (OCR). Niektóre z nich są nadal silnie uzależnione od papierowych faktur i czeków. Przekwalifikowanie ich pracowników i przebudowa ich wewnętrznych procesów jest kosztowna i uciążliwa perspektywa, więc to się odkłada.

Jednakże te firmy, które mogą włączyć automatyzację, e-fakturowanie i inne narzędzia wydajności zyskają przewagę nad swoimi konkurentami. Będą one nawet zanegować wiele problemów, które nękają działy AP od dziesięcioleci.

Aby zdobyć zasoby niezbędne do usprawnienia ich wewnętrznych procesów, małe i średnie przedsiębiorstwa często zwracają się do firm outsourcingu zobowiązań, aby wypełnić lukę. Istnieją plusy i minusy tego podejścia.

Co to jest outsourcing zobowiązań?

Outsourcing zobowiązań to praktyka zatrudniania strony trzeciej do obsługi procesów AP Twojej organizacji. Dostawcy usług AP są w pełni wyposażeni w narzędzia, umiejętności i technologię nie tylko do zarządzania istniejącymi funkcjami zobowiązań, ale także do integrowania nowych możliwości, aby zapewnić Ci bardziej usprawnione środowisko.

Najlepsi dostawcy nie tylko przejmują Twoje zadania AP. Ulepszają i rozszerzają je.

Outsourcing zobowiązań nie jest dla każdego. Niektóre firmy obsługują wrażliwe dane finansowe, co utrudnia lub uniemożliwia im przekazanie ich stronom trzecim. Inne firmy wolą przyjmować nowe technologie i procesy wewnątrz firmy, niż przekazywać kontrolę nad swoimi operacjami innej organizacji.

Niezależnie od tego, usługi outsourcingu zobowiązań mogą być zaletą dla tych firm, które nie mają czasu, środków lub możliwości, aby przekształcić swoje wewnętrzne procesy AP.

Zalety outsourcingu procesów Accounts Payable

Outsourcing to nie tylko przeniesienie ręcznych zadań, takich jak wprowadzanie danych do dostawcy zewnętrznego. Zgodnie z większością studiów przypadku, firmy zazwyczaj korzystają z outsourcingu procesów, aby dodać wartość do swoich firm i dramatycznie poprawić AP.

Oto tylko kilka korzyści z outsourcingu.

Oszczędności kosztów

Większość oszczędności kosztów zobowiązań, które pochodzą z outsourcingu są wynikiem unikania kosztów ogólnych.
Zatrudnianie nowego personelu i szkolenie istniejących pracowników, aby podążać za nowymi metodami i korzystać z nowej technologii jest kosztowne, zarówno pod względem kosztów pieniężnych, jak i czasu. Ponadto, onboarding nowej technologii, choć konieczne, pochodzi z hefty tag ceny.

Koszty przetwarzania mogą również sumować. Według jednego z badań przeprowadzonych przez American Productivity and Quality Center, dolne 25% badanych organizacji płaciło 10 dolarów lub więcej za każdą przetwarzaną fakturę. Tymczasem górne 25% mogło wykonać te same zadania za 2,07 USD lub mniej.

Pomimo, że niektóre z różnic związanych z tymi kosztami są oparte na branżach organizacji, organizacje, które zaadoptowały automatyzację rachunków do płatności, miały tendencję do obserwowania obniżonych kosztów.

Więcej zasobów

Outsourcowani dostawcy rachunków do płatności mają wszystkie zasoby, których potrzebują, aby zoptymalizować Twój proces, w tym automatyzację i narzędzia do raportowania. Zamiast przechodzić przez proces nabywania tych narzędzi samodzielnie, wiele firm decyduje się na outsourcing, aby uzyskać dostęp do ich zalet za ułamek kosztów.

Integracja z systemem księgowym

Niezależnie od Twojego obecnego systemu księgowego, najlepsze firmy outsourcingowe mają narzędzia do integracji z nim. Jeśli masz dość swojego obecnego systemu, dostawca może nawet pomóc Ci na pokładzie nowego.
Łatwa integracja pomaga zacząć szybko, dzięki czemu można zobaczyć wartość natychmiast.

Szybsze wyniki

Jeśli nie masz dostępu do technologii, które dają Ci automatyzacji AP, przepływów pracy i innych narzędzi oszczędzających czas, twój outsourcowany dostawca może wkroczyć, aby dostarczyć je za ułamek kosztów. Jeśli nadal opiera się na uciążliwych procesów i starych technologii, outsourcing może pomóc zobaczyć wyniki szybciej i wyraźniej.

Stronger Security

Jak świat biznesu rozszerza się i łańcuchy dostaw rozciągają się coraz dalej na całym świecie, płatności do dostawców i innych wykonawców usług stają się jeszcze bardziej skomplikowane. Nawet małe firmy muszą polegać na sprzedawcach w wielu lokalizacjach, aby dostarczyć swoje produkty i usługi klientom.

Ale bez odpowiedniej wydajności i narzędzi do raportowania, ryzyko oszustw płatniczych i niezgodności dostawców eskaluje wraz z rozwojem firm.
W rzeczywistości, zgodnie z badaniem 2018 Payments Fraud and Control Survey przeprowadzonym przez Association for Financial Professionals (AFP), 78% wszystkich badanych organizacji zostało dotkniętych oszustwami płatniczymi w 2017 roku. Wśród tych, które zostały dotknięte oszustwami, 92% stwierdziło, że ataki łącznie kosztowały co najmniej 0,5% rocznego przychodu ich organizacji.

Średnie przedsiębiorstwa często nie mają luksusu zatrudniania solidnego zespołu ekspertów ds. bezpieczeństwa, ani nie mają zasobów do przeprowadzania rozległych audytów i eliminowania zagrożeń. Aby uzyskać narzędzia bezpieczeństwa i umiejętności, których potrzebują, wiele małych i średnich firm polega na usługach outsourcingowych większych i bardziej zaawansowanych ekspertów AP.

W wielu przypadkach, outsourcing jest najprostszym sposobem na wyeliminowanie papierowych faktur, czeków i paragonów. Przetwarzanie papierowe od dawna jest jednym z najbardziej znaczących źródeł problemów dla specjalistów od zobowiązań, szczególnie w zakresie oszustw.

Mniej błędów

Nie ma nic gorszego niż przeprowadzanie audytu zobowiązań i odkrywanie błędów. Błędy nie tylko prowadzą do kosztów. W zależności od zasad, które rządzą twoją branżą, błędy mogą nawet prowadzić do problemów ze zgodnością.

Nawet mały błąd, taki jak niedokładna płatność dla dostawcy, może spowodować poważne problemy podczas audytu.

AP Firmy outsourcingowe nie tylko stosują najlepsze praktyki podczas wykonywania swojej pracy. Włączają technologie, które identyfikują błędy zanim staną się zobowiązaniami.

Konsekwencje outsourcingu procesów Accounts Payable

Pomimo niezliczonych korzyści płynących z outsourcingu procesów AP, może to nie być najlepszy wybór dla Ciebie. Możesz mieć wahania co do pracy z osobą trzecią, lub może to nie być rozsądny wybór w Twojej branży.

Oto kilka powodów, dla których możesz chcieć uniknąć outsourcingu.

Przekazanie kontroli

Biznesy, które są przyzwyczajone do robienia rachunków płatniczych w domu są również przyzwyczajeni do pewnego poziomu kontroli. Jeśli nadzorujesz dział AP, na przykład, możesz cieszyć się faktem, że możesz wejść do pokoju i porozmawiać ze swoimi pracownikami, kiedy tylko chcesz.

Gdy zlecasz na zewnątrz, nie masz tyle widoczności nad procesem, ani nie masz tyle kontroli nad tym, jak proces działa.

Obawy o prywatność

Nieuchronnie, outsourcing wymaga przekazania danych stronie trzeciej. Dane te są następnie przechowywane na ich wewnętrznych serwerach lub w centrum danych w chmurze. W zależności od branży, może być konieczne spełnienie rygorystycznych standardów prywatności, aby uniknąć grzywien i innych kar.

Przed outsourcingiem AP, przejrzyj politykę prywatności dostawcy i środki bezpieczeństwa danych, aby upewnić się, że spełniają one Twoje standardy. Jeśli obsługujesz wrażliwe dane finansowe, informacje zastrzeżone lub inne zastrzeżone dane, upewnij się, że zleceniodawca może spełnić swoje potrzeby prywatności.

Wyzwania duplikacji

Firmy zlecają swoje operacje płatnicze w części, aby uzyskać dostęp do lepszych narzędzi i procesów. Oczywiście, ta szybka zmiana w procesach może powodować problemy w firmie, zwłaszcza jeśli pracownicy są przyzwyczajeni do starych procedur.

W tych przypadkach, czasami istnieje możliwość, że niektóre wpisy zostaną zduplikowane. Przed outsourcingiem, to mądry, aby kształcić swoich pracowników o nowym procesie tak, że mogą pracować w tandemie z dostawcą outsourcingu.

.