Pośród wielu nowych i zaktualizowanych standardów rachunkowości wydanych w ostatnich latach, znaczące zmiany zostały wprowadzone w sposobie, w jaki firmy odnoszą się do umów o świadczenie usług. Z jednej strony, nowe wytyczne dotyczące rachunkowości leasingu skłoniły organizacje do ponownego przeanalizowania umów o świadczenie usług, które mogą zawierać elementy leasingu, co zwiększyło złożoność interpretacji i sprawozdawczości dotyczącej tych umów. Z drugiej strony, nowe zasady rachunkowości dla niektórych umów oprogramowania wyjaśniają, w jaki sposób księgowi powinni podchodzić do tych umów.
Czytaj dalej, aby dowiedzieć się o nowych zmianach i uzyskać dostęp do bezpłatnych narzędzi, które pomogą Ci uprościć zgodność.
Rozliczanie leasingu wbudowanego w umowy o świadczenie usług
Podług nowych standardów rachunkowości leasingu ASC 842, MSSF 16 i GASB 87, organizacje są zobowiązane do zbadania swoich umów o świadczenie usług (takich jak logistyka, bezpieczeństwo i przechowywanie danych) i oceny, czy umowy te zawierają jakiekolwiek wbudowane umowy leasingu.
Nie istnieją skróty do identyfikacji wbudowanych umów leasingu. Umowy o świadczenie usług rzadko zawierają terminy „leasing” lub „najem”, co czyni ten proces złożonym przedsięwzięciem, szczególnie dla firm, które mają do oceny dużą liczbę umów. W badaniu KPMG przeprowadzonym w okresie, w którym spółki publiczne przechodziły na nowy standard, respondenci stwierdzili, że identyfikacja wbudowanych umów leasingu była jednym z najtrudniejszych aspektów przejścia na nowy standard.
Aby lepiej wyjaśnić, w jaki sposób umowy leasingu mogą być wbudowane w umowy, prześledźmy przykład.
Spółka A ma umowę na usługi ochrony z ABC Security. ABC Security dostarcza kamery, monitory i klawiatury do obiektów Spółki A. Umowa stanowi, że spółka A będzie miała pełne prawo do korzystania z urządzeń monitorujących ABC Security. Umowa wymienia każdą pozycję, wraz z numerem identyfikacyjnym, która będzie używana w ramach tej umowy.
Spółka A będzie miała pełną kontrolę nad sprzętem monitorującym i uzyska zasadniczo wszystkie korzyści ekonomiczne wynikające ze sprzętu bezpieczeństwa. Część sprzętowa tej umowy spełnia wszystkie standardy wymagane dla leasingu wbudowanego:
- Aktywa bazowe są szczegółowo określone.
- Spółka A sprawuje kontrolę nad aktywami bazowymi.
- Spółka A uzyskuje zasadniczo wszystkie korzyści ekonomiczne z aktywów bazowych.
Jeśli szukasz punktu wyjścia przy ocenie swoich umów, umowy dotyczące bezpieczeństwa, logistyki i magazynowania często zawierają wbudowane umowy leasingowe.
LeaseQuery oferuje test leasingu wbudowanego, aby ocenić każdą z Twoich umów pod kątem leasingu wbudowanego:
Jeśli znajdziesz umowę, która zawiera leasing, użyj naszego narzędzia do śledzenia aktywów leasingowych, aby zachować szczegółowy zapis. Mamy również narzędzie do śledzenia aktywów leasingowych specjalnie dla jednostek rządowych.
Czy licencje na oprogramowanie są uznawane za umowy o świadczenie usług zgodnie z ASC 842, MSSF 16 lub GASB 87?
Nowe zasady rachunkowości leasingu rodzą pytania dotyczące traktowania wydatków związanych z opłatami za oprogramowanie jako usługę (SaaS) i licencje na oprogramowanie. Wiele umów dotyczących oprogramowania przyznaje klientom prawo do użytkowania składnika wartości niematerialnych. Ze względu na język „prawa do użytkowania”, istnieje zamieszanie co do tego, czy umowy te mogą być uznane za leasing. Zgodnie z US GAAP, ASC 842 jasno określa, że wartości niematerialne i prawne nie spełniają warunków leasingu. GASB 87 również wyklucza wartości niematerialne.
Pod rządami MSSF 16 wartości niematerialne (a więc i licencje na oprogramowanie) mogą spełniać warunki leasingu. Jako takie, traktowanie kosztów związanych z tymi licencjami różni się od US GAAP. Dla spółek raportujących zgodnie z MSSF, kluczowa jest współpraca z audytorami, aby upewnić się, że interpretacja wytycznych jest prawidłowa.
Księgowanie umów dotyczących oprogramowania jako usługi – co się zmieniło
Użycie oprogramowania opartego na chmurze rosło już przed pandemią. W następstwie COVID-19, SaaS stało się istotnym zasobem w pracy, szkole, a nawet rozrywce. Przy tak wielu organizacjach inwestujących w chmurę obliczeniową ważne jest, aby zapoznać się z wytycznymi dotyczącymi rachunkowości tych umów.
Zaktualizowane wytyczne, FASB Subtopic ASC 350-40, Rachunkowość klienta w zakresie kosztów wdrożenia poniesionych w porozumieniu dotyczącym przetwarzania w chmurze, które jest kontaktem usługowym (ASC 350-40), weszły w życie 1 stycznia 2020 r. dla spółek publicznych. Jednostki niepubliczne są zobowiązane do przestrzegania nowych wytycznych dla wszystkich rocznych okresów sprawozdawczych rozpoczynających się po 15 grudnia 2020 r.
Przed wydaniem ASC 350-40 istniały dwa różne podejścia księgowe do umów dotyczących oprogramowania:
- Umowy zawierające licencję na oprogramowanie: organizacje mogły kapitalizować koszt licencji na oprogramowanie oraz koszty jego wdrożenia.
- Umowy zawierające tylko usługę oprogramowania: wytyczne były nieco bardziej niejasne.
W przypadku umów cloud computingu, często nabywca kupuje usługę, a nie licencję. Z powodu braku jasności w wytycznych, powszechne było traktowanie wszystkich kosztów związanych z tymi umowami jako poniesione wydatki, co prowadziło do tego, że organizacje traciły możliwość kapitalizacji niektórych opłat.
W rezultacie, zakup oprogramowania na miejscu wydawał się być bardziej atrakcyjną decyzją dla wyniku finansowego firmy. Ale zakup produktu SaaS może mieć daleko idące korzyści, które przyćmiewają obawy związane z rachunkiem zysków i strat. FASB, częściowo w uznaniu tego, że brak jasności w standardzie niesprawiedliwie wpływał na te decyzje zakupowe, wydała ASC 350-40. Nowe wytyczne wyjaśniają sposób traktowania umów dotyczących cloud computingu – tych zawierających i nie zawierających licencji na oprogramowanie. W związku z tym, w przypadku, gdy jednostka gospodarcza nie posiada wystarczających środków na pokrycie kosztów związanych z realizacją umowy, może być zobowiązana do zwrotu kosztów poniesionych w związku z realizacją umowy. W przypadku, gdy jednostka gospodarcza nie posiada wystarczających środków na pokrycie kosztów związanych z realizacją umowy, może być zobowiązana do zwrotu kosztów poniesionych w związku z realizacją umowy. W 2020 roku GASB wydała Oświadczenie nr 96, Umowy dotyczące technologii informacyjnej oparte na subskrypcji (GASB 96), które stanowi pierwsze wytyczne dla rządów stanowych i samorządowych w zakresie raportowania umów dotyczących oprogramowania. Nowe zasady obowiązują dla wszystkich okresów sprawozdawczych rozpoczynających się po 15 czerwca 2022 r.
Wytyczne przedstawiają definicję umowy dotyczącej technologii informacyjnej opartej na subskrypcji (SBITA) jako „umowę, która przekazuje kontrolę nad prawem do korzystania z oprogramowania informatycznego sprzedawcy SBITA, samodzielnie lub w połączeniu z materialnymi aktywami kapitałowymi (bazowymi aktywami informatycznymi), jak określono w umowie, przez pewien okres czasu w ramach transakcji wymiany lub transakcji podobnej do wymiany.”. Aby łatwo określić, czy Twoje umowy spełniają definicję, skorzystaj z naszego bezpłatnego narzędzia do identyfikacji SBITA.
Wymagania sprawozdawcze przedstawione w GASB 96 odzwierciedlają te z GASB 87, wytycznych rządowych dotyczących sprawozdawczości w zakresie leasingu. Jednostki rządowe są zobowiązane do rejestrowania aktywów z tytułu subskrypcji prawa do użytkowania i odpowiadającego im zobowiązania z tytułu subskrypcji. Standard zawiera również wytyczne dotyczące nakładów pieniężnych, takich jak opłaty wdrożeniowe, aby zapobiec przyszłym rozbieżnościom w sposobie raportowania przez jednostki rządowe kosztów niezwiązanych z subskrypcją.
MSSF a umowy cloud computingu
W przeciwieństwie do FASB i GASB, RMSR zdecydowała się nie dodawać do swojego planu pracy ustalenia nowego standardu dotyczącego umów cloud computingu. Komitet ds. Interpretacji Rady ustalił, że obecne wytyczne zawarte w MSR 38, MSSF 15 i MSR 1 zapewniają wystarczające wytyczne dla umów SaaS, w tym koszty dostosowania i konfiguracji. Interpretacji przyjmuje komentarze do 15 lutego 2021 r.
Patrząc w przyszłość
Zmiany FASB i GASB w zakresie rachunkowości dla umów cloud computing powinny przynieść ulgę księgowym. Ponieważ coraz więcej oprogramowania jest hostowanego w chmurze, aktualizacje te umożliwiają organizacjom podejmowanie świadomych decyzji dotyczących potencjalnych inwestycji w oprogramowanie, bez obawy o niejasności związane z księgowaniem zakupu.
Z drugiej strony, bieżące zajmowanie się leasingiem wbudowanym będzie wymagało więcej pracy. Nowe standardy dotyczące cloud computingu oferują prostotę i jasność, podczas gdy standardy dotyczące leasingu komplikują sprawy. Zarządy dają trochę i trochę zabierają.