Prawie każda porada dotycząca zarządzania czasem, jaką kiedykolwiek przeczytałeś, podkreślała znaczenie poświęcania większej ilości czasu na ważne zadania i mniejszej ilości lub braku czasu na wszystko, co odwraca Twoją uwagę od celów produktywności.
Ale co by było, gdybyś mógł pójść o krok dalej i rozdzielić swój czas w oparciu o zadania o wysokiej wartości i działania o niskiej wartości.
Reguła 60-30-10 może to dla Ciebie zrobić i dać Ci ramy do przydzielania czasu na zadania.
Reguła ta ustala strukturę, która daje Ci lepsze wyobrażenie o tym, które zadania są warte wykonania o jakiej porze dnia.
60% to górna warstwa, 30% to środkowa warstwa, a 10% to dolna warstwa.
Zasada 60-30-10 oznacza przeznaczenie 60% dnia pracy na działania o wysokiej wartości; 30% na zadania o niskiej wartości, które nadal posuwają do przodu Twoje cele; oraz 10% na inne działania, które mogą pomóc Ci przygotować się na jutro.
Jeśli jesteś zaznajomiony z inwestowaniem, pomyśl o tym modelu zarządzania czasem jako o alokacji portfela czasowego na różne zadania.
60% top tier to high-value tasks
Zawsze będzie więcej do zrobienia niż czasu na ich wykonanie. „Jeśli nie poświęcisz odpowiedniej uwagi temu, co ma twoją uwagę, zajmie to więcej twojej uwagi, niż na to zasługuje”, mówi David Allen w swojej książce Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity.
Łatwo jest ekscytować się zadaniami i próbować wziąć na siebie zbyt wiele każdego dnia, ale jeśli to zrobisz, będziesz spędzać swoją energię wszędzie, nie osiągając najważniejszych rzeczy na dany dzień.
Aby poprawić swoje wyniki i uzyskać więcej zrobione, oddziel swoją pracę o wysokiej wartości od wszystkich innych działań. Przynajmniej 60 procent twojego dnia powinno być przeznaczone na wszystkie zadania o wysokiej wartości.
„Musisz zdecydować, jakie są twoje najwyższe priorytety i mieć odwagę – przyjemnie, z uśmiechem i nieapologetycznie – powiedzieć „nie” innym rzeczom. A sposób, aby to zrobić, to mieć większe „tak” płonące wewnątrz”, argumentuje Stephen Covey, dobrze znany ze swojej popularnej książki „7 nawyków skutecznych ludzi”.
Ważne zadania przyczyniają się do długoterminowej misji, wartości i celów. Są to rzeczy takie jak książka, którą chcesz napisać, prezentacja, którą chcesz zrobić, aby awansować, rozmowy sprzedażowe i firma, którą planujesz założyć.
Dla każdego dużego celu zidentyfikuj poszczególne zadania i wybierz to, na czym chcesz się skupić w danym dniu. Zrób to z samego rana, kiedy jesteś najbardziej aktywny.
Wykonywanie wartościowych rezultatów wymaga od nas nadania priorytetu zadaniom, które kończą się wytworzeniem wartościowego i cennego rezultatu.
Aby wykonać więcej wartościowej pracy, przyjrzyj się wszystkiemu, co masz na talerzu. Przeanalizuj swoje mikro działania, czyli zadania/dostawy. Czy są one zgodne z szerszym obrazem tego, co próbujesz osiągnąć? Wybierz to, co uważasz za najbardziej istotne, zrób trochę miejsca i pracuj tylko nad najważniejszymi, mierzalnymi i osiągalnymi celami – chodzi o skupienie się na zadaniach, które dodają wartości.
30% działań o średniej i niskiej wartości
Przeznacz 30% swojego czasu na pilne, ale niekoniecznie ważne zadania.
Rzeczy takie jak przetwarzanie poczty elektronicznej, organizowanie plików, oddzwanianie na telefony, wysyłanie aktualizacji statusu zespołu, pisanie raportów i niektóre spotkania mieszczą się w tej kategorii.
Za każdym razem, gdy otwierasz wiadomość e-mail, musisz podjąć decyzję, co przerywa Twój przepływ. Problem w tym, że każdy pojedynczy e-mail może zaważyć na moich następnych kilku minutach, następnej godzinie, a nawet całym dniu.
Zadania średniego szczebla mogą wydawać się pilne, ale jeśli nie przyczyniają się bezpośrednio do osiągnięcia celu końcowego, wybierz je po wykonaniu zadań o wysokiej wartości.
Myśl o tej kategorii jak o zadaniach konserwacyjnych. Jeśli zaniedbasz je całkowicie, napotkasz problemy, ale nie chcesz skupiać się na nich kosztem ważniejszej pracy.
Kto chce poświęcać większość swojego czasu pracy na odpowiadanie na maile lub płacenie rachunków? Niektóre mało wartościowe zadania można łatwo zautomatyzować. Jeśli stwierdzisz, że codziennie robisz to samo w kółko, znajdź sposób, aby to zautomatyzować i wykorzystać wolny czas na coś innego.
Czy to planowanie, potwierdzanie, czy dokonywanie standardowych ustaleń, prawdopodobnie istnieją aplikacje, z których mógłbyś skorzystać.
Musimy powstrzymać takie zadania od przejmowania naszego życia, abyśmy mieli czas na zmierzenie się z naprawdę wielkimi wyzwaniami, które mogą mieć rzeczywisty wpływ na naszą pracę.
Jeśli możesz sobie pozwolić na spędzanie mniejszej ilości czasu na tych czynnościach, aby ponownie zainwestować go w to, co ma największe znaczenie, zmniejsz procent czasu, jaki poświęcasz na tę kategorię i wykonuj więcej pracy o wysokiej wartości.
10% niższego rzędu powinno zrobić różnicę jutro
To, jak kończysz dzień, jest krytyczne, ponieważ ma wiele wspólnego z tym, jak zaczynasz następny dzień. Zadania w tej kategorii to rzeczy, które nie dodają prawdziwej wartości do Twojej pracy, wizji lub długoterminowego celu, ale mogą pomóc Ci uzyskać lepszy start jutro.
Niektórzy ludzie przeznaczają mniej niż 10% swojego czasu na ten poziom. To zależy od twojego osobistego harmonogramu. To zależy od ciebie.
Poza ważnymi czynnościami w pracy, niektórzy ludzie mają inne zadania, które muszą uporządkować, ale nie mogą ich uzasadnić w pierwszych kilku godzinach dnia.
Możesz użyć tego poziomu, aby stworzyć nową listę rzeczy do zrobienia lub ocenić starą – upewnij się, że jesteś tam, gdzie powinieneś być w tych czynnościach i że osiągnąłeś tyle, ile mogłeś. Jeśli nie, zrób lepszy plan na jutro.
Możesz również przejrzeć swój harmonogram na następny dzień. Albo wykorzystać część tego czasu na porządki. Zanim wyjdziesz za drzwi, poświęć kilka minut na wyrzucenie śmieci, uporządkowanie dokumentów i wyczyszczenie biurka. Da to poczucie świeżego startu, kiedy przyjedziesz następnego ranka.
Jeśli nie masz planu na dojazd do domu, możesz zaplanować rzeczy do zrobienia podczas dojazdu – co czytać, podcasty, których możesz słuchać, aby się rozładować po napiętym harmonogramie.
Oczywiście, te kategorie mogą być zmienione, aby odzwierciedlić twoją unikalną sytuację i harmonogram. – Możesz zmienić je na 50-30-20 lub 70-20-10, w zależności od twoich osobistych okoliczności.
Priorytetyzacja i optymalizacja twojego czasu może dać ci więcej czasu na skupienie się na tym, co naprawdę ma znaczenie – uzyskanie większej ilości osiągnięć w krótszym czasie. Chodzi o to, aby ustawić się na optymalny sukces, kategoryzując swoje zadania zgodnie z najlepszym wykorzystaniem czasu.
.