Rejestr interesariuszy w zarządzaniu projektami

Rejestr interesariuszy w zarządzaniu projektami

Jakie znaczenie ma posiadanie odpowiedniego rejestru interesariuszy w zarządzaniu projektami? Zarządzanie interesariuszami jest jednym z najważniejszych procesów w cyklu życia każdego projektu. Jest to rodzaj procesu zarządzania strategicznego, który mądrzy kierownicy projektów stosują, aby uzyskać wsparcie dla swoich projektów od innych, zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych. Interesariuszami może być osoba fizyczna, organizacja, społeczność, grupa ludzi, inwestor, który może mieć wpływ na wyniki projektu lub być pod wpływem wyników projektu, lub organizacja. Mogą oni mieć pozytywny lub negatywny wpływ i mogą być wewnętrzni lub zewnętrzni w stosunku do organizacji. Rejestr interesariuszy jest tworzony w celu udokumentowania, na kogo oddziałuje projekt oraz kto ma wpływ i oddziaływanie na projekt. Zawiera on informacje pozwalające radzić sobie z interesariuszami projektu, którzy mają różne poziomy zainteresowania i wpływu na cele projektu. W tym artykule omówimy znaczenie zarządzania interesariuszami i przedstawimy przykładowy szablon rejestru interesariuszy, który pomoże Ci skutecznie zarządzać interesariuszami Twojego projektu.

Importance of Stakeholder Management in the Success of a Project

Zainteresowani mogą być pozytywni, negatywni, wewnętrzni lub zewnętrzni w stosunku do projektu lub organizacji. Kierownicy działów, koordynatorzy projektu, członkowie zespołów projektowych, menedżerowie wykonawczy, zarząd i sponsorzy projektu to przykładowi interesariusze wewnętrzni, których działania mają wpływ na projekt lub na których projekt będzie miał wpływ.

Zewnętrzni interesariusze to ci, którzy są zewnętrzni w stosunku do organizacji projektu. Sprzedawcy, dostawcy, organy regulacyjne, rząd, społeczności i organizacje są przykładami zewnętrznych interesariuszy.

Zadowolenie interesariuszy jest kluczowym kryterium sukcesu dla każdego rodzaju projektu. Bez względu na to, czy zarządzasz zaawansowanym projektem informatycznym, czy małym projektem budowy biura, musisz spełnić wymagania interesariuszy. Dla skutecznych kierowników projektów dobrą praktyką jest pełne zaangażowanie wszystkich pozytywnych interesariuszy przy użyciu skutecznych narzędzi i technik komunikacji opartych na strategii w celu uzyskania ich wsparcia.

Zarządzanie interesariuszami jest powtarzalnym procesem, który jest wykonywany przez cały cykl życia projektu. Chociaż istnieje wiele narzędzi i technik dostępnych do opracowania strategii dla interesariuszy, zarządzanie interesariuszami jest procesem unikalnym dla danego projektu. Dlatego powinien być dostosowany do charakterystyki projektu.

Identyfikacja kluczowych interesariuszy projektu jest procesem następującym zaraz po podpisaniu karty projektu. Następnie należy udokumentować informacje o interesariuszach w rejestrze. Innymi słowy, rejestr interesariuszy zostanie utworzony po podpisaniu karty projektu.

• Współpracuj ze sponsorem, aby zidentyfikować tych na podstawowych poziomach.
• Burza mózgów z zespołem projektowym w celu zidentyfikowania osób i grup
• Zapytaj o wiedzę ekspertów
• Analizuj rejestry przeszłych i podobnych projektów.

Szablon rejestru interesariuszy

Rejestr interesariuszy jest jednym z najważniejszych dokumentów projektowych, który pomaga sklasyfikować, zidentyfikować i ocenić interesariuszy projektu. Rejestr interesariuszy odpowiada na wiele pytań dotyczących interesariuszy. Poniżej przedstawiono niektóre z nich;

• Jakie są nazwy i dane kontaktowe interesariuszy?
• Jakie są oczekiwania i wymagania interesariuszy?
• Kto jest najbardziej krytycznym interesariuszem?
• Jakie są metody komunikacji z interesariuszami?
• Jaki jest poziom wpływu interesariuszy?

Zasadniczo rejestr interesariuszy jest tworzony we wczesnych fazach, zaraz po podpisaniu karty projektu. Identyfikacja interesariuszy jest pierwszym krokiem do stworzenia rejestru interesariuszy. Interesariusze mogą być zidentyfikowani poprzez przegląd poprzednich i podobnych projektów, burzę mózgów z zespołem projektowym, spotkanie ze sponsorem projektu i zbadanie dostawców zaangażowanych w projekt

Po identyfikacji interesariuszy następuje analiza interesariuszy, klasyfikacja i procesy zarządzania.

PMBOK Guide zaleca poniższe narzędzia do klasyfikacji interesariuszy;

1. Siatka władzy/zainteresowania
2. Siatka władzy/wpływu
3. Siatka wpływu/wpływu
4. Model ważności

Interesariusze są klasyfikowani według ich władzy, wpływu, oddziaływania i zainteresowania projektem. Można je również sklasyfikować według ich pilności i zasadności.

przykładowy rejestr interesariuszy

Typowo, rejestr interesariuszy zawiera poniższe informacje;

– Nazwa,
– Dział
– Tytuł
– Rola w projekcie
– Oczekiwania
– Wpływ (niski/wysoki)
– Oddziaływanie (niski/wysoki)
– Kategoria

Rejestr interesariuszy zawiera kolumny odpowiadające na konkretne pytania. Może on być dostosowany do wymagań projektu. Poniższy rysunek przedstawia przykład rejestru interesariuszy.

Należy pamiętać, że rejestr interesariuszy jest żywym dokumentem, który powinien być aktualizowany podczas cyklu życia projektu. Zawiera on informacje o wszystkich kluczowych interesariuszach projektu i ich atrybutach.

Rejestry interesariuszy są ważnymi dokumentami zarządzania projektem, które powinny być aktualizowane przez cały cykl życia projektu. Jest to żywy dokument, który pomaga zespołowi projektowemu w indeksowaniu wszystkich interesariuszy projektu. W miarę postępu projektu, interesariusze i ich wpływ na projekt zmieniają się. Pojawiają się nowi interesariusze, a niektórzy tracą zainteresowanie projektem. Zmienia się również ich siła i wpływ na projekt. Ponadto rejestr interesariuszy musi być dokumentem poufnym, ponieważ zawiera tak wiele informacji o różnych ludziach i organizacjach.

Dla skutecznego zarządzania projektem nigdy nie można zaprzeczyć znaczeniu rejestru interesariuszy.

Korzyści z rejestru interesariuszy

Jako kierownik projektu powinieneś być świadomy tego faktu: interesariusze mogą wszystko utrudnić lub ułatwić. A wszystko ma tendencję do zmieniania się w projekcie, ponieważ projekty są z natury dynamiczne. Dana osoba lub grupa może być początkowo zainteresowana Twoim projektem, ale z czasem może stracić zainteresowanie. A może jakaś grupa nie chce, abyś realizował projekt, którego się podjąłeś.

Jak możemy zarządzać tymi wszystkimi czynnikami? Odpowiedź jest prosta: wykorzystać interesariuszy do wymyślania. Podczas zarządzania projektem, klasyfikowanie, identyfikowanie i ocenianie badań wymagań interesariuszy może Cię uratować. Tworzenie rejestru jest proste, to po prostu pisanie czegoś na ekranie komputera. Posiadanie kompletnego rejestru pomaga skutecznie zarządzać naszym ograniczonym czasem podczas załatwiania wielu spraw w projektach.

Podsumowanie

Zarządzanie interesariuszami odgrywa kluczową rolę w sukcesie projektu. Nieumiejętne zarządzanie interesariuszami projektu, którzy mają dużą władzę i interes, może przyczynić się do niepowodzenia projektu. Dlatego zespoły projektowe muszą w odpowiednim czasie przeprowadzić staranną analizę, klasyfikację i priorytetyzację interesariuszy, biorąc pod uwagę ich możliwości wpływania na projekt.

Dobrą praktyką jest stworzenie rejestru tak wcześnie, jak to możliwe. W Internecie dostępne są różne przykłady i szablony. Można je pobrać, dostosować do wymagań projektu, dodać kolumny w razie potrzeby i wykorzystać je w swoim projekcie do indeksowania informacji o interesariuszach. Proponowany w tym artykule szablon, który pokazuje, jak mógłby wyglądać rejestr interesariuszy, jest również przydatny dla Ciebie.

W tym artykule omawiamy znaczenie zarządzania interesariuszami i przedstawiamy przykład szablonu rejestru interesariuszy. Należy pamiętać, że jest to ważny temat, który powinien być znany z punktu widzenia egzaminu certyfikacyjnego PMP. Możesz dodać lub podzielić się czymkolwiek, co chcesz, korzystając z pola komentarzy poniżej.

Zobacz także

Model cierpliwości

Odniesienia zewnętrzne

pmi.org

Tagi: PMBOK Guide pmbok rejestr interesariuszy zarządzanie projektami rejestr interesariuszy rejestr interesariuszy rejestr interesariuszy rejestr interesariuszy rejestr interesariuszy w zarządzaniu projektami rejestr interesariuszy co to jest rejestr interesariuszy