Rozważania dotyczące pracy kierownika biura?

„Kierownik biura jest odpowiedzialny za wszystko, co może wpłynąć na jakość życia w biurze”, mówi Jase Bergen, kierownik biura w firmie rozrywkowej w Nowym Jorku. „Jeśli coś jest zepsute, lepiej to naprawić – bez wymówek. Po prostu to zrób. A kiedy psuje się sześć rzeczy naraz, trzeba zachować zimną krew i mieć na tyle przytomności umysłu, aby dowiedzieć się, co trzeba naprawić w pierwszej kolejności.”

Niewiele ról jest tak integralnych dla biura, jak rola kierownika biura. Odpowiedzialny za obieg informacji w całej organizacji, jak również koordynowanie wysiłków dostawców, zarządzania i wsparcia, kierownicy biurowi zapewniają, że wszyscy pracują w tandemie w kierunku ogólnego sukcesu firmy. Czy mógłbyś sprostać temu zadaniu?

Opis pracy kierownika biura często obejmuje ustalanie cen materiałów biurowych, zarządzanie listą płac, kontrolowanie drobnej gotówki, nadzorowanie personelu pomocniczego i przeprowadzanie wywiadów z kandydatami do pracy. Kierownik biura musi wykonywać zdrowy osąd każdego dnia, a każda klapa może oznaczać rozwiązanie.

Rozważmy ludzi

Sprzęt nie jest jedyną rzeczą, która wymaga regularnej konserwacji i wsparcia w organizacji. Dużą częścią pracy kierownika biura jest motywowanie i koordynowanie działań innych osób, aby zapewnić, że wszyscy pracują razem produktywnie, dążąc do wspólnego celu.

„Sztuką w byciu dobrym kierownikiem biura jest zdobycie szacunku ludzi”, mówi Bergen. Oznacza to, że Twoi pracownicy i menedżerowie powinni wiedzieć, że mogą na Ciebie liczyć w każdej sytuacji i że zawsze zrobisz to, co właściwe dla wszystkich. Czasami przekłada się to na stanie w obronie tego, co wiesz, że jest słuszne, nawet jeśli inny pracownik — lub Twój szef — nie zgadza się z Twoją decyzją.

„Twoja reputacja jest wszystkim”, wyjaśnia Bergen.

Immediate Gratification

Choć kierownik biura często pracuje pod wielką presją, ponieważ jego obowiązki mają tak duży zakres, poziom jego satysfakcji jest również wysoki. W badaniu przeprowadzonym w 2004 roku przez International Association of Administrative Professionals (IAAP), kierownicy biur zgłosili, że możliwość zobaczenia rezultatów ich pracy odzwierciedlonych w zwiększonej produktywności i wydajności biura natychmiast jest tym, co najbardziej podobało im się w ich pracy.

Idealny kierownik biura

Jack Deal, psycholog behawioralny specjalizujący się w zagadnieniach biznesowych, sporządził następującą listę umiejętności obowiązkowych dla idealnego kierownika biura.

• Najwyższej klasy umiejętności komputerowe.
• Doskonałe zachowanie podczas rozmowy telefonicznej.
• Umiejętności werbalne: Jeśli menedżer nie potrafi dobrze mówić, jakie wrażenie będzie wywierać? W wielu firmach biegła znajomość języków obcych jest również atutem.
• Dobre umiejętności pisemne: Umiejętność posługiwania się właściwą gramatyką, składnią i logiką podczas pisania ma kluczowe znaczenie.
• Dobre umiejętności organizacyjne: Brak możliwości znalezienia lub dostępu do ważnych informacji może zaszkodzić firmie.
• Kwalifikacje przywódcze: Kierownicy biur powinni być w stanie nadzorować innych i mieć gotowość do używania, ale nie nadużywania władzy.
• Dobra etyka pracy: Punktualne pojawianie się i pozostawanie do czasu zakończenia pracy jest również ważne.
• Umiejętności gry zespołowej: Zdolność do dzielenia się informacjami w stosownych przypadkach i pomoc w dokonywaniu ulepszeń.

Wprowadzanie

Jeśli jesteś asystentem administracyjnym zainteresowanym zostaniem kierownikiem biura, sprawdź w swoim dziale zasobów ludzkich, czy dostępne są jakiekolwiek powiązane wewnętrzne programy szkoleniowe. Według IAAP, wiele dużych firm oferuje szkolenia i kursy rozwoju zawodowego, które pomogą Ci przygotować się do zarządzania biurem.

Samouk Menedżera

Administratorzy mogą również rozwijać umiejętności menedżerskie na własną rękę, a wielu z nich zdobywa te umiejętności w pracy, według Annette Dubrouillet, prezesa i właściciela Continuum w Springfield, Virginia.

Konsultant, mówca i trener osobisty, który regularnie pracuje z profesjonalistami administracyjnymi, Dubrouillet radzi administratorom rozwijać umiejętności samouctwa. „Administratorzy muszą być odpowiedzialni za własny rozwój zawodowy, własne zdrowie psychiczne w ramach swojej pracy i własnych umiejętności, czy to poprzez tworzenie sieci, seminaria edukacyjne lub znalezienie trenera,” mówi.

Dowiedz się więcej o karierach administracyjnych.

Dowiedz się więcej o karierach biznesowych.