Raport wiekowania należności (AR) (po fińsku myyntisaamisten ikääntymisraportti) jest kluczową częścią planowania przepływów pieniężnych. Należności powstają, gdy istnieje umowa między firmą a jej klientem, że zapłaci on za dostarczone towary lub usługi za jakiś uzgodniony okres czasu, na przykład w ciągu 10, 30, 45, 90 dni. Jeśli niektórzy klienci nie przestrzegają postanowień umowy i określonych w umowie terminów płatności, wówczas pojawiają się zaległe należności lub złe długi.
W przypadku dużej liczby niezapłaconych faktur lub opóźnionych płatności, firma może doświadczyć tymczasowych lub stałych problemów z przepływem środków pieniężnych. Chodzi o to, że nieuregulowane faktury to nie tylko niedogodność, ale poważny problem dla przedsiębiorstwa, ponieważ może on zagrozić samemu istnieniu firmy. W sytuacji przerwy w przepływie gotówki, firma nie będzie miała pieniędzy na utrzymanie działalności operacyjnej. Firma nie będzie w stanie zapłacić dostawcom, pracownikom, usługom komunalnym, czynszowi i pokryć innych wydatków operacyjnych.
An accounts receivable aging report is a summary of customers’ unpaid invoices composed according to date categories. Ideą tego raportu jest sklasyfikowanie należności zgodnie z ich datami zapadalności. W ten sposób możliwe staje się zidentyfikowanie dłużników z dużym udziałem przeterminowanych faktur, a w rezultacie ograniczenie własnego ryzyka poprzez zmniejszenie lub odmowę sprzedaży na kredyt dla tych klientów.
Ocena prawdopodobieństwa, że dana należność nie zostanie ściągnięta, opiera się zazwyczaj na wcześniejszych doświadczeniach. Ogólna zasada jest jednak taka, że im starsza niezapłacona faktura, tym większe prawdopodobieństwo, że pieniądze nie zostaną pobrane.
Raport Wiekowania Należności AR nie ma ogólnie przyjętej formy, ale zazwyczaj jest to tabela, w której należności są skategoryzowane zgodnie z terminami płatności i podzielone na różne kategorie wiekowe w oparciu o czas, jaki upłynął od wystawienia faktury. Zazwyczaj należności przeterminowane są klasyfikowane w następujący sposób:
- mniej niż 10 dni
- 10-30 dni
- 30-60 dni
- 60-90 dni
- więcej niż 90 dni
Zazwyczaj raport AR aging zawiera następujące ważne informacje:
- Nazwa klienta
- Numery faktur
- Daty faktur
- Daty wymagalności
- Dni przeterminowania
- Kwota faktur
- Kwota przeterminowania
- Całkowita kwota należności
- etc.
Aby oszacować wielkość należności nieściągalnych, wystarczy pomnożyć ogólne saldo każdej kategorii wiekowej przez odpowiadające jej prawdopodobieństwo niespłacenia długu, czyli przez szacowany procent nieściągalności dla danej kategorii. Powstała w ten sposób suma wszystkich takich sald zostanie uznana za należności nieściągalne.
Dlaczego warto sporządzać raport AR Aging Report?
Główne zalety sporządzania raportu wiekowania należności:
- istnieje możliwość oceny krótko- i długoterminowej wypłacalności klientów firmy;
- kierownictwo firmy ma pojęcie o szybkości spływu należności;
- możliwe jest prognozowanie należności wątpliwych;
- firma może oszacować i utworzyć rezerwę na należności wątpliwe, tj.tj. rezerwę na należności wątpliwe.