Accounts payable (AP) audits can often seem daunting. Firmy wolą szukać nagród w przyszłości, a nie rozwodzić się nad przeszłością. Ale nie pozwól, aby obawy Cię powstrzymały. Audyt księgowości może ujawnić oszustwa, błędy i inne problemy, które mogą zagrażać Twojej firmie – oszczędzając bezcenny czas i pieniądze w dłuższej perspektywie.
Jeśli przeprowadzony prawidłowo, audyt AP nie tylko potwierdza, czy grasz zgodnie z zasadami, ale także pokazuje, jak można prowadzić firmę bardziej efektywnie. Pamiętaj, że płacenie zewnętrznemu audytorowi za spędzanie dni na przeszukiwaniu Twojego archiwum papierowego należy już do przeszłości Inteligentne rozwiązania programowe zapisują wszystkie Twoje dane w jednym miejscu, co pozwala na przeprowadzenie obszernego audytu księgowego po naciśnięciu jednego przycisku.
Audyt AP: Why They Matter
Najprościej rzecz ujmując, audyt AP to niezależne i systematyczne badanie ewidencji zobowiązań organizacji. Sprawdza on, czy transakcje są prawidłowo rejestrowane i czy zapisy te przedstawiają dokładny obraz działalności firmy. Dobrze przygotowany raport z audytu powie Ci, jak Twoja firma sobie radzi i gdzie możesz się poprawić.
Dla wielu amerykańskich firm, audyty księgowe nie są opcjonalne. Od czasu wprowadzenia w życie ustawy Sarbanes-Oxley Act w 2002 roku, większość spółek publicznych musi przedkładać swoje rejestry do zewnętrznego audytu. Audytorzy sprawdzają, czy dokumentacja firmy jest zgodna z normami określonymi w ogólnie przyjętych zasadach rachunkowości (GAAP). Chociaż zgodność powoduje dodatkową pracę dla przedsiębiorstw, prawdopodobieństwo wystąpienia skandali korporacyjnych na dużą skalę jest obecnie znacznie mniejsze niż w przeszłości.
Wielu specjalistów finansowych uważa audyty AP za zło konieczne. Audyty księgowe mogą ujawnić błędy, oszustwa lub inne kwestie, które mogłyby wpędzić pracowników w kłopoty. W praktyce nie ma powodu do obaw, chyba że rzeczywiście masz coś do ukrycia. Traktuj audyty jak kontrolę bezpieczeństwa pojazdu – chciałbyś wiedzieć, czy Twoje hamulce są na skraju awarii, prawda?
AP Auditing 101: A Guide for Beginners
Nie ma ustalonego sposobu przeprowadzania audytu AP. Audytorzy wybierają swoje metody w oparciu o wielkość i kształt danej firmy oraz pożądaną dokładność audytu. Wdrożenie przepisów GAAP różni się w zależności od stanu, przy czym niektóre stany pozwalają spółkom publicznym na publikowanie dodatkowych raportów, które nie muszą spełniać standardów GAAP.
Mimo tych różnic, audytorzy będą generalnie szukać kompletności, ważności i zgodności zapisów oraz sprawdzać, czy saldo zobowiązań zostało prawidłowo ujawnione w sprawozdaniu na koniec roku. Łącznie potwierdza to, czy dokumentacja firmy rzeczywiście przedstawia dokładny obraz działalności.
An audyt AP zwykle składa się z czterech etapów: planowania, pracy w terenie, raportu z audytu i przeglądu uzupełniającego.
Planowanie audytu Accounts Payable
Podczas etapu planowania audytorzy powiadamiają firmę, że audyt ma się odbyć. Następnym krokiem jest zazwyczaj formalne spotkanie, na którym omawiany jest zakres i cele oceny. Na podstawie tego spotkania, audytor sporządzi plan samego badania.
Procedury audytu zobowiązań
Faza pracy w terenie to moment, w którym audytorzy wkraczają do akcji. Spędzą kilka dni lub tygodni na przeszukiwaniu dokumentacji firmy, zanim skompilują swoje dane w raport, który podsumuje ich ustalenia i ocenę tych ustaleń.
Raportowanie audytu zobowiązań
Po zakończeniu pracy w terenie, ustalenia są umieszczane w końcowym raporcie z audytu.
Przegląd uzupełniający audytu zobowiązań
Tylko dlatego, że raport został ukończony, nie oznacza to, że praca się skończyła. Ostatnim krokiem jest przeprowadzenie przez audytora przeglądu kontrolnego po roku, aby sprawdzić, czy pożądane wyniki zostały osiągnięte.
How To Make Your Audit a Breeze
Mimo, że weszliśmy w erę cyfrową, wiele audytów księgowych jest nadal przeprowadzanych ręcznie. Jeśli nie możesz się pogodzić z widokiem audytora szukającego faktury w papierowym stogu siana, nie jesteś sam. Na szczęście istnieje teraz bardziej efektywny sposób przeprowadzania audytów. Elektroniczne fakturowanie i elektroniczne płatności sprawiają, że jest to łatwe.
Przejście na oprogramowanie do automatyzacji AP zapewnia szybsze, tańsze i prostsze audyty, ponieważ Twoje dokumenty będą łatwiejsze do znalezienia. Dając audytorom dostęp tylko do odczytu do swoich rekordów, ich praca może być wykonana w ciągu zaledwie dwóch lub trzech godzin, w przeciwieństwie do dni lub tygodni, które spędziliby w biurze przez audyt księgowości tradycyjny sposób.
Wciąż wahasz się puścić swoje papierowe rekordy? Należy pamiętać, że tylko papier oferuje złudzenie kontroli. Zapisy mogą zostać źle umieszczone, przypadkowo zniszczone lub po prostu zgubione. Papier jest w rzeczywistości antytezą wydajności: Sprawia, że proces fakturowania i płatności jest mniej widoczny, a przez to trudniejszy do śledzenia.
Jak wykryć oszustwo w audycie AP
Jeśli nadal nie jesteś przekonany, że zautomatyzowane rozwiązanie w zakresie zobowiązań jest dla Ciebie odpowiednie, rozważ jeden z głównych celów audytów: wykrywanie oszustw. Działy AP są szczególnie narażone na oszustwa, ponieważ przetwarzają duże ilości transakcji. Association of Certified Fraud Examiners szacuje, że przeciętna organizacja traci 5% swoich rocznych przychodów na skutek oszustwa.
Najbardziej prozaiczną formą oszustwa jest manipulowanie fakturami. Jeśli na fakturze zastosowano płyn korygujący lub jeśli brakuje na niej ważnych informacji, powinien włączyć się alarm. To samo dotyczy faktur z duplikatami lub kserokopiami. Wdrożenie zautomatyzowanego rozwiązania do elektronicznego fakturowania to najprostszy sposób, aby tego typu oszustwa należały do przeszłości.
Inne rodzaje oszustw mogą być trudniejsze do wykrycia. Oszuści wiedzą, że audytorzy nie mają czasu na sprawdzanie każdej faktury, co daje możliwość skutecznej manipulacji informacjami. To właśnie tutaj automatyzacja może po raz kolejny zapewnić dodatkowe bezpieczeństwo. Zautomatyzowane procedury tworzą natychmiastową ścieżkę audytu i ułatwiają wyszukiwanie typowych wskaźników oszustwa, takich jak faktury poniżej zatwierdzonych kwot, faktury z zaokrąglonymi kwotami oraz sprzedawcy z adresami skrytek pocztowych. Żaden system nie jest całkowicie odporny na oszustwa, ale rozwiązania cyfrowe ułatwiają ich wykrywanie i zapobieganie im.
Dzięki silnemu działowi księgowości analitycznej nie trzeba się już obawiać procedur audytu księgowego. Przejście na rozwiązania cyfrowe sprawi, że audyty będą szybsze, łatwiejsze i tańsze. Co najważniejsze, pozostanie na szczycie gry będzie łatwe i da Ci więcej czasu na realizację progresywnych strategii, takich jak planowanie przyszłości finansowej Twojej firmy.