Rzadko zdarza się, że masz wszystkie zasoby zgodnie z harmonogramem, aby ukończyć projekt. Nawet jeśli je masz, podczas realizacji projektu każde ryzyko może odebrać Ci tę swobodę i będziesz musiał zarządzać mniejszymi zasobami.
Nawet jeśli masz wszystkie niezbędne zasoby, jako kierownik projektu jesteś odpowiedzialny za efektywne wykorzystanie zasobów i oszczędzanie kosztów dla firmy.
Aby osiągnąć te cele, używasz technik optymalizacji zasobów. Dwie takie techniki optymalizacji zasobów są następujące:
- Resource Leveling
- Resource Smoothing
Techniki te pozwalają na ukończenie projektu przy minimalnych utrudnieniach.
Resource Leveling
Resource Leveling stosujesz, gdy masz ograniczone zasoby i możesz wydłużyć harmonogram.
Poziomowanie zasobów jest stosowane, gdy:
- Zasób krytyczny może nie być dostępny przez określony czas;
- Zasób krytyczny może nie być dostępny w określonym momencie;
- Musisz dzielić zasób z innym projektem;
- Popyt na zasób przewyższa podaż.
Używasz tej techniki również wtedy, gdy musisz utrzymać pewne wykorzystanie zasobów na stałym poziomie.
W wyrównywaniu zasobów, jesteś proszony o optymalizację ograniczonych zasobów, które zostały ci dane. Tutaj harmonogram nie jest ustalony.
Poziomowanie zasobów odpowiada na pytanie, kiedy będziesz w stanie ukończyć projekt z danymi zasobami.
Poziomowanie zasobów jest czasami nazywane harmonogramowaniem ograniczonym zasobami (RCS). Jeśli zasoby nie są dostępne, czas trwania projektu może ulec zmianie.
Przykład z realnego świata
Powiedzmy, że opracowujesz harmonogram dla projektu, który ma zbudować dwupiętrowy budynek. Do budowy pierwszego piętra masz wystarczającą liczbę rusztowań, ale do budowy drugiego piętra potrzebujesz dodatkowych rusztowań.
Szukasz więc w swojej organizacji i stwierdzasz, że możesz zorganizować dodatkowe rusztowania z innego projektu, ale tydzień później niż to, czego wymagasz.
Opóźniasz więc działania budowlane na drugim piętrze o jeden tydzień.
Jest to przykład wyrównywania zasobów, w którym wydłużasz harmonogram, aby uzyskać zasób.
Wygładzanie zasobów
Wykorzystujesz wygładzanie zasobów, gdy musisz zoptymalizować zasoby i nie możesz wydłużyć harmonogramu.
Ponieważ nie możesz wydłużyć harmonogramu, data zakończenia projektu i ścieżka krytyczna pozostaną takie same. Tutaj działania nie mogą być opóźnione bardziej niż ich całkowity i wolny przepływ.
Używanie przepływu w tej technice spowoduje utratę pewnej elastyczności ze ścieżki; jednak harmonogram będzie zoptymalizowany, wydajny i efektywny kosztowo.
W wygładzaniu zasobów, musisz być ostrożny, aby uniknąć opóźnień w działaniach, ponieważ może to wpłynąć na ścieżkę krytyczną.
Czas jest tutaj głównym ograniczeniem. Masz ustalony harmonogram i jesteś proszony o optymalizację zasobów.
Wygładzanie zasobów jest również znane jako harmonogramowanie z ograniczeniami czasowymi (TCS). Data zakończenia projektu nie może zostać zmieniona, a ty musisz zoptymalizować zasoby w ramach float.
Przykład z prawdziwego świata
Powiedzmy, że chcesz ubiegać się o egzamin PMP i przeznaczyłeś 60 godzin na naukę w ciągu trzech miesięcy. Przekłada się to na 20 godzin na miesiąc.
Jednakże podczas planowania daty egzaminu okazuje się, że jedyny dostępny termin jest za cztery miesiące. Teraz trzeba rozłożyć te 60 godzin przez cztery miesiące, co oznacza 15 godzin na miesiąc.
Jest to przykład wygładzania zasobów. Ponieważ masz wystarczająco dużo czasu, nie ma potrzeby, aby wykorzystać wszystkie 60 godzin w ciągu trzech miesięcy. Możesz odciążyć te trzy miesiące i wykorzystać również czwarty miesiąc.
Różnice między wyrównywaniem zasobów a wygładzaniem zasobów
Poniżej przedstawiono kilka różnic między wyrównywaniem zasobów a wygładzaniem zasobów:
- W wyrównywaniu zasobów data zakończenia projektu może ulec zmianie, natomiast w wygładzaniu nie ulega zmianie.
- W niwelacji zasobów ścieżka krytyczna ulega zmianie (na ogół wydłuża się), natomiast w wygładzaniu zasobów nie ulega zmianie, a działania mogą być opóźnione w ramach ich pływalności.
- Generalnie wygładzanie zasobów jest zwykle wykonywane po niwelacji zasobów.
- W niwelacji zasobów zasoby są głównym ograniczeniem, natomiast w wygładzaniu zasobów data zakończenia projektu jest ograniczeniem.
- Resource leveling jest stosowany, gdy zasoby są niedostatecznie lub nadmiernie przydzielone. Wygładzanie zasobów jest stosowane, gdy zasoby są przydzielane nierównomiernie.
- Poziomowanie zasobów może być stosowane do działań na ścieżce krytycznej, podczas gdy w wygładzaniu zasobów nie dotyka się działań na ścieżce krytycznej.
Podobieństwa między wyrównywaniem zasobów i wygładzaniem zasobów
Poniżej przedstawiono kilka podobieństw między tymi dwiema technikami:
- Obydwie pomagają w optymalizacji wykorzystania zasobów
- Obydwie pomagają w analizie sieci harmonogramów
Poziomowanie zasobów i wygładzanie zasobów są różnymi technikami i są używane w różnych sytuacjach. Nie zawsze konieczne jest użycie obu technik; w tym wpisie na blogu wspomniałem, że wygładzanie zasobów zwykle dzieje się po wyrównaniu zasobów.
Nie jest to prawdą we wszystkich przypadkach; możesz użyć jednego z nich lub obu. Jeśli jednak używasz ich obu, zazwyczaj po wygładzaniu zasobów następuje ich poziomowanie.
Podsumowanie
Wygładzanie i poziomowanie zasobów to dwie techniki optymalizacji zasobów, które, jeśli są stosowane w projekcie, zwiększają szansę na ukończenie projektu w ramach zatwierdzonych kosztów i harmonogramu. Wyrównywanie zasobów służy do równoważenia popytu i podaży zasobów, a wygładzanie zasobów pomaga zapewnić równomierne wykorzystanie zasobów. Techniki te są również stosowane ze względu na wymagania ustawowe lub regulacyjne. Tak czy inaczej, techniki te pomagają zoptymalizować zasoby w projekcie.