Mikä on poissaoloseurantalaite?
Poissaoloseurantalaite on työkalu, jonka avulla voit seurata työntekijäsi poissaoloja.
Nämä työkalut voivat olla eri muotoisia ja kokoisia, esimerkiksi Excel-mallina tai verkkojärjestelmänä (pilvipalveluna).
Excel-pohjainen poissaoloseurantajärjestelmä
Excel-pohjainen poissaoloseurantajärjestelmä on helppo ottaa käyttöön, kunhan sinulla on Excel asennettuna. Voit yksinkertaisesti ladata mallin ja aloittaa käyttäjien ja poissaolojen lisäämisen.
Excel-mallin haitat tulevat esiin erityisesti silloin, kun hallinnoitavia työntekijöitä on enemmän kuin muutama.
Kaikkien poissaolopyyntöjen ja -kyselyjen on tultava esimiehen kautta, työntekijöiden ei ole mahdollista suunnitella poissaolojaan ilman, että he kysyvät päivämääriä esimieheltään.
Kyselyt voivat tulla puhelinsoiton, viestin tai sähköpostin välityksellä, mikä voi vaikeuttaa poissaolopyyntöjen seuraamista.
Se, että ne ovat yhdessä tiedostossa, helpottaa myös niiden vääränlaista sijoittelua tai poistamista.
Tilanteessa, jossa tietotekniikkaan liittyy ongelmia, kuten tiedostojen korruptoituminen tai jopa kannettavan tietokoneen katoaminen, on vaarana, että kaikki poissaolotiedot katoavat. On tärkeää varmistaa, että laskentataulukkosi varmuuskopioidaan säännöllisesti.
Excel-malleista puuttuu myös toiminto, jonka avulla syötteet voidaan validoida virheiden estämiseksi.
Online-poissaoloseurantajärjestelmät
Sisäänrakennettu (pilvipohjainen) järjestelmä skaalautuu paremmaksi yrityksille, joissa on enemmän kuin muutama työntekijä. Näiden järjestelmien avulla työntekijät voivat varata omat lomansa, ja heidän esimiehensä voi helposti hyväksyä poissaolot hyväksyntäjärjestelmän avulla.
Työntekijöillä on myös mahdollisuus tarkastella omia poissaolojaan järjestelmässä. Tämä vähentää kysymysten määrää, joita esimiehet saavat työntekijän poissaoloista.
Virheet estetään tarkistuksilla, joilla varmistetaan, että työntekijät eivät voi varata enemmän poissaoloja kuin heille sallitaan, sekä muilla validoinneilla, mikä auttaa tekemään poissaolojen seurannasta huolettoman prosessin.
Näissä järjestelmissä johto voi myös helposti tarkastella poissaolotietoja koskevia tilastoja ja lukuja. Helppokäyttöiset raportit auttavat myös tulevien töiden suunnittelussa ja arvioinnissa.
Kieran Baker, Absentian perustaja