Projekteja voidaan pitää yleisesti ottaen ”prosesseina”. Niillä on alku ja loppu, ja näiden kahden eri ajankohdan välillä on meneillään ”prosessi”. Projektinhallinnan organisatorisessa prosessissa on useita prosessivaroja. Mitä omaisuuseriä pidetään organisaatioprosessin omaisuuserinä? Mitä organisaatioprosessin omaisuuserät tarkoittavat? Miksi organisatoriset prosessivarat ovat tärkeitä projektinhallinnalle ja koko yritykselle?
Tässä artikkelissa käymme läpi projektinhallinnan organisatorisen prosessin ja katsomme myös, mitä ovat organisatoriset prosessivarat.
Mikä on organisatoristen prosessivarojen määritelmä projektinhallinnassa?
PMBOK®-oppaassa organisatoriset prosessivarat määritellään suunnitelmiksi, prosesseiksi, käytänteiksi, toimintatavoiksi, menettelytavoiksi ja tietämystietoalustoiksi. Kaikki nämä organisatoriset prosessivarat ovat suorittavalle organisaatiolle ominaisia. Koska nämä organisatoriset prosessivarat ovat tämän tietyn organisaation aiempien käytäntöjen tuloksia. Voimme siis sanoa, että organisaation prosessivarat vaihtelevat organisaatiosta toiseen.
Käsitelläänpä näitä projektinhallinnan organisaatioprosessivaroja hieman tarkemmin. Kaikilla näillä edellä mainituilla organisatorisilla prosessivaroilla on yksi keskeinen yhteinen piirre: ne ovat menneisyydestä saatuja kokemuksia. Toisin sanoen, kun yritys on mukana erilaisissa hankkeissa, se saa näinä aikoina lisää organisatorisia prosessivaroja. Toisenlainen organisaatioprosessivarallisuus on itse yrityksen historia.
Organisaatioprosessivarallisuuteen kuuluu dokumentaatio, joten se toimii yrityksen arkistona tai arkistona. Esimerkiksi projektisuunnitelmamalli, turvallisuuskäytännöt, hankintamenettelyt ja yrityksen tietopankki luokitellaan organisaatioprosessin omaisuudeksi.
Mitä hyötyjä organisaatioprosessin omaisuuserät tuovat projektinhallinnassa?
Koska olemme todenneet, että organisatoriset prosessivarat koostuvat siitä, mitä yritys on aikojen kuluessa hankkinut, ne ovat erittäin arvokkaita erityisesti projektin suunnittelussa. Monet asiakirjat, politiikat tai menettelyt kuuluvat organisaation prosessivaroihin. Niitä käytetään siis syötteenä useimmissa suunnitteluprosesseissa. Jos yritys esimerkiksi yrittää käynnistää uutta hanketta, joka on hyvin samankaltainen kuin sen aiemmin päättämä hanke, aiemmasta hankkeesta saadut kokemukset tuovat paljon tietoa uuden hankkeen suunnittelun aikana.
Toinen tapaus, joka havainnollistaa, miten organisaatioprosessien omaisuuserät voivat olla hyödyksi ja säästää aikaa yritykselle, on tapaus, jossa rekrytoidaan uusi työntekijä. Jos kaikki se, mistä hän tulee vastaamaan, on hyvin dokumentoitu, tämän uuden tiimin jäsenen on todella helppo aloittaa työt nopeasti ja tehokkaasti. ”Mitä työntekijän pitäisi tehdä, jos hänen tietokoneensa katoaa?” on toinen tietoturvapolitiikkaan liittyvä kysymys, joten se on myös organisaatioprosessin voimavara. Jos yrityksellä on asiakirja juuri tätä tapausta varten, kaikki tietäisivät, mitä tehdä, ja tämä tilanne hoituisi ilman suurempia ongelmia.
Mitä muita yleisiä hyötyjä organisaation prosessivaroista on?
Yrityksen tietopohjaa käytetään tietojen tallentamiseen ja hakemiseen tästä tietopohjasta tarvittaessa. Tämä yrityksen tietopankki sisältää paljon hyödyllistä tietoa paitsi projekteista myös monista muista aiheista, kuten siitä, miten saada työviisumi uuteen maahan, miten korjata ohjelmistossa oleva vika, vinkkejä kokousten tehostamiseen jne.
Organisaation prosessivarat eivät siis ole yritykselle kriittisiä ainoastaan projektinhallinnan vaan myös sen yleisen johtamisen kannalta.
Katsoitko ILMAISET kurssimme?
Katsoitko sertifiointikurssimme?
Tahdotko ansaita rahaa vain jakamalla tämän artikkelin? Opi miten