A maior parte dos conselhos de gerenciamento de tempo que você já leu enfatizou a importância de gastar mais tempo em tarefas importantes e menos ou nenhum tempo em tudo o que o distrai dos seus objetivos de produtividade.
Mas se você pudesse dar um passo adiante e distribuir seu tempo com base em tarefas de alto valor e atividades de baixo valor.
A regra 60-30-10 pode fazer exatamente isso por você e lhe dar uma estrutura para alocar seu tempo às suas tarefas.
Esta regra estabelece uma estrutura que lhe dá uma melhor idéia de quais tarefas valem a pena fazer em que hora do dia.
60% é o nível superior, 30% é o nível médio e 10% é o nível inferior.
A regra 60-30-10 significa designar 60% do seu dia de trabalho para actividades de alto valor; 30% para tarefas de baixo valor que ainda avançam os seus objectivos; e 10% para outras actividades que o podem ajudar a preparar-se para o amanhã.
Se você está familiarizado com investimentos, pense neste modelo de gerenciamento de tempo como alocação do seu portfólio de tempo entre diferentes tarefas.
60% de tarefas de alto valor
Haverá sempre mais a fazer do que há tempo para fazê-las. “Se você não prestar a devida atenção ao que tem a sua atenção, será preciso mais atenção do que ela merece”, diz David Allen em seu livro, Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity.
É fácil ficar entusiasmado com as tarefas e tentar assumir demasiadas todos os dias, mas se o fizer, estará a gastar a sua energia por todo o lado sem realizar as suas coisas mais importantes para o dia.
Para melhorar os seus resultados e fazer mais, separe o seu trabalho de alto valor de todas as outras actividades. Pelo menos 60% do seu dia deve ser atribuído a todas as suas tarefas de alto valor.
“Você tem que decidir quais são as suas maiores prioridades e ter a coragem agradável, sorridente e sem desculpas – para dizer ‘não’ a outras coisas. E a maneira de fazer isso é tendo um sim maior ardente por dentro”, argumenta Stephen Covey, bem conhecido por seu popular livro, The 7 Habits of Highly Effective People.
Tarefas de alto valor contribuem para sua missão, valores e objetivos de longo prazo. Estas são coisas como aquele livro que você quer escrever, a apresentação que você gostaria de fazer para uma promoção, as chamadas de vendas e a empresa que você planeja começar.
Para cada grande objetivo, identifique as tarefas individuais e escolha no que você quer se concentrar para o dia. Faça isso logo pela manhã quando você estiver mais ativo.
Produzir resultados de alto valor requer que demos prioridade às tarefas que acabam produzindo um resultado valioso e precioso.
Para fazer mais trabalho de alto valor, dê uma olhada em tudo o que está no seu prato. Examine as suas micro actividades, ou tarefas/entregáveis. Eles se alinham com o panorama geral do que você está tentando alcançar? Escolha o que você acha mais essencial, limpe algum espaço, e apenas trabalhe em suas metas mais importantes mensuráveis e alcançáveis – trata-se de focar em tarefas que agregam valor.
30% de atividades de médio a baixo valor
Atribua 30% do seu tempo para tarefas urgentes, mas não necessariamente importantes.
Coisas como processar e-mail, organizar arquivos, retornar chamadas telefônicas, enviar atualizações do status da equipe, escrever relatórios e algumas reuniões caem nesta categoria.
A cada vez que você abre um e-mail, você tem que tomar uma decisão, o que interrompe o seu fluxo. O problema é que cada e-mail individual pode fazer ou quebrar meus próximos minutos, a próxima hora, ou mesmo o dia inteiro.
Tarefas de nível médio podem parecer urgentes, mas se não contribuírem diretamente para seu objetivo final, opte por fazê-las depois de completar tarefas de alto valor.
Pense nesta categoria como tarefas de manutenção. Se você as negligenciar completamente, terá problemas, mas não quer se concentrar nelas à custa de trabalho mais importante.
Quem quer dedicar a maior parte do seu tempo de trabalho a responder e-mails ou a pagar contas? Algumas tarefas de baixo valor são fáceis de automatizar. Se você se encontrar fazendo a mesma coisa repetidamente todos os dias, encontre uma maneira de automatizar e usar o tempo livre para outra coisa.
Se for agendar, reconhecer ou fazer arranjos padrão, provavelmente há aplicações que você poderia usar.
Precisamos evitar que tais tarefas tomem conta das nossas vidas, assim temos tempo para enfrentar os desafios verdadeiramente grandes que podem fazer uma diferença real no nosso trabalho.
Se você puder gastar menos tempo com essas atividades para reinvesti-lo no que mais importa, reduza a porcentagem de tempo que você gasta nessa categoria e faça mais trabalho de alto valor.
10% mais baixo deve fazer a diferença amanhã
Como você termina o dia é crítico, pois tem muito a ver com como você começa o dia seguinte. Tarefas nesta categoria são coisas que não acrescentam nenhum valor real ao seu trabalho, visão ou meta de longo prazo, mas podem ajudá-lo a ter um começo melhor amanhã.
Algumas pessoas alocam menos de 10% do seu tempo para este nível. Depende do seu horário pessoal. Depende de você.
Afora das atividades de trabalho importantes, algumas pessoas têm outras tarefas que precisam resolver mas não podem justificá-las nas primeiras horas do dia.
Você pode usar esta camada para criar uma nova lista de tarefas, ou avaliar a antiga – certifique-se de que você está onde precisa estar nestas atividades e que você já realizou o máximo que pôde. Se não, faça um plano melhor para amanhã.
Você também pode rever sua agenda para o dia seguinte. Ou use um pouco do tempo para arrumar. Antes de sair pela porta, reserve alguns minutos para jogar o lixo fora, organizar a sua papelada e limpar a sua mesa. Isto dará aquela sensação de um novo começo quando você chegar na manhã seguinte.
Se você não tiver um plano para o seu deslocamento para casa, você pode agendar coisas para fazer durante o deslocamento – o que ler, podcasts que você pode ouvir para descomprimir depois de uma agenda ocupada.
Obviamente, estas categorias podem ser revisadas para refletir sua situação e agenda únicas. – Você pode mudar para 50-30-20 ou 70-20-10, dependendo de suas circunstâncias pessoais.
Prioritizar e otimizar seu tempo pode lhe dar mais tempo para focar no que realmente importa – conseguir mais em um tempo menor. A ideia é preparar-se para o sucesso ideal, categorizando as suas tarefas de acordo com a melhor utilização do seu tempo.