Para os anos do plano de benefícios com início em 2016, os grandes empregadores (ALEs) aplicáveis podem estar sujeitos a uma penalidade fiscal nos termos da Seção 4980H do Código da Receita Federal (IRC) se: 1) um empregado a tempo inteiro recebe um crédito fiscal de prêmio ou subsídio de compartilhamento de custos através de um Mercado e 2) a empresa não ofereceu cobertura mínima essencial de assistência médica (que atenda ao valor mínimo da ACA e aos requisitos de acessibilidade econômica) a pelo menos 95% de seus empregados a tempo inteiro e seus filhos dependentes até os 26 anos de idade. A oferta de cobertura mínima era de 70% dos empregados a tempo inteiro para os anos do plano de benefícios com início antes de 2016.
Para evitar possíveis penalidades, é importante que as ALEs entendam como determinar quais empregados são “a tempo inteiro” sob a ACA e devem ser elegíveis para benefícios.
Empregado a tempo inteiro
Um empregado a tempo inteiro é um indivíduo com expectativa razoável de trabalhar pelo menos 30 horas por semana. Para este fim, “horas” incluem cada hora pela qual um empregado é pago ou tem direito a pagamento por executar tarefas para o empregador ou tem direito a pagamento mesmo que nenhum trabalho seja feito (por exemplo, férias, férias ou tempo de doença).
Os empregados com horas variáveis também podem ser considerados empregados de tempo integral, benefícios elegíveis se trabalharem uma média de 30 horas ou mais por semana durante um período de medição “look-back”. Empregados temporários (curto prazo) e empregados sazonais também podem ser considerados em tempo integral.
Empregados com horas variáveis
A ACA define um empregado como hora variável se, com base nos fatos e circunstâncias na data de início do empregado, um empregador não pode determinar se é razoável esperar que o empregado trabalhe uma média de pelo menos 30 horas por semana durante o período inicial de medição, porque as horas do empregado são variáveis ou incertas.
Há uma série de factores a considerar ao avaliar se é razoável determinar que um novo empregado é um empregado de horas variáveis, incluindo mas não se limitando a:
- Se o empregado está substituindo um empregado que foi ou não um empregado de tempo integral,
- A medida em que empregados nos mesmos cargos ou em cargos comparáveis são ou não empregados de tempo integral, e
- Se o cargo foi anunciado, comunicado à nova contratação ou de outra forma documentado (por exemplo, através de um contrato ou descrição de cargo), como exigindo horas de serviço que irão em média 30 ou mais horas de serviço por semana ou menos de 30 horas de serviço por semana.
Nenhum factor é determinante e outros factores podem ser considerados.
ALEs identificam quais os empregados de hora variável que devem ser tratados como “a tempo inteiro” e benefícios elegíveis por:
- Cálculo da média de horas semanais trabalhadas durante um período de meses especificado (como 6 ou 12 meses) que é referido como um período de medição.
- Travamento no status dos empregados (benefícios “full-time” elegíveis ou benefícios inelegíveis) durante um período subseqüente especificado de meses após o período de medição, que é o período de estabilidade. O status de elegibilidade dos benefícios do empregado baseia-se no cálculo do período de medição e fica bloqueado durante todo o período de estabilidade, independentemente do número de horas que o empregado realmente trabalha durante o período de estabilidade.*
*Embora as horas trabalhadas durante o período de estabilidade não afetem o status do empregado enquanto ele estiver bloqueado durante o período de estabilidade, essas horas serão contadas como parte do período de medição seguinte. As mudanças na média semanal de horas trabalhadas durante períodos de medição futuros podem alterar o status de elegibilidade de benefícios do empregado durante os períodos de medição subseqüentes.
Empregados Sazonais
De acordo com as regulamentações finais emitidas pelo IRS e pelo Departamento do Tesouro em fevereiro de 2014, os novos empregados sazonais são tratados da mesma forma que os novos empregados de horas variáveis sob o método do período de medição “look-back”. Para ser considerado sazonal, um empregado deve ser contratado em um cargo para o qual o emprego anual habitual é de seis meses ou menos. “Habitual” significa que:
- Pela natureza da posição um empregado normalmente trabalha por um período de seis meses ou menos, e
- O período de emprego deve começar cada ano civil aproximadamente na mesma parte do ano, como verão ou inverno.
Uma ALE (que está usando o método de medição “look-back”) geralmente não será responsável pelas penalidades de responsabilidade compartilhada pelo empregador da ACA se este não oferecer cobertura de saúde aos empregados sazonais durante um período inicial de medição, mesmo que esses empregados acabem trabalhando em tempo integral durante esse período de medição (a menos que um curto período de medição “look-back” seja usado e esses empregados permaneçam empregados no período de estabilidade subseqüente). ALEs aplicarão o período inicial de medição aos empregados sazonais, mesmo se for esperado que eles trabalhem mais de 30 horas por semana quando forem contratados.
Em certos casos incomuns, um empregado ainda pode ser considerado um empregado sazonal, mesmo se o emprego sazonal for estendido em um determinado ano além do que é usual. Por exemplo, se os instrutores de golfe em um resort tiverem um período habitual de emprego anual de seis meses, mas forem solicitados em um determinado ano a trabalhar um mês adicional devido a uma estação anormalmente longa, eles ainda serão considerados empregados sazonais.
Os termos “empregado sazonal” e “trabalhador sazonal” são usados nas provisões de responsabilidade compartilhada pelo empregador em dois contextos diferentes. O termo “empregado sazonal” é relevante para determinar o status de um empregado como um empregado em tempo integral sob o método de medição “look-back”. O termo “trabalhador sazonal” é relevante para o cálculo ALE (consulte a Folha de Dados ACA: Cálculo ALE).
Temporary/Short-Term Employees
Temporary employees (referidos como empregados de curto prazo sob a ACA) são aqueles empregados contratados em um cargo com menos de 12 meses de duração. O IRS confirmou que não há isenção sob a Seção 4980H do IRC para empregados temporários, de curto prazo (a menos que o empregado cumpra todos os requisitos de empregados sazonais, como descrito acima).
Se empregados temporários/de curto prazo não cumprirem os requisitos de empregados sazonais e se espera que trabalhem mais de 30 horas por semana, então sob as regras aplicáveis da ACA, eles devem ser classificados como empregados de tempo integral, benefícios elegíveis.
As empresas podem excluir as horas trabalhadas em circunstâncias limitadas:
As empresas não são obrigadas a contar ou rastrear as horas trabalhadas nas seguintes circunstâncias limitadas:
Empregados voluntários
Os regulamentos finais excluem as horas trabalhadas como “voluntário de boa-fé”. Voluntários de boa-fé incluem qualquer voluntário que seja:
A. Um empregado de uma entidade governamental ou uma organização isenta de impostos;
B. Cuja única remuneração dessa entidade ou organização é:
a. na forma de reembolso (ou uma mesada) por despesas razoáveis incorridas na realização de serviços voluntários, ou
b. benefícios razoáveis (incluindo prêmios por tempo de serviço) e taxas nominais normalmente pagas por entidades similares em conexão com serviços voluntários.
Empregados Estudantes
As empresas não são obrigadas a contar as horas de serviço realizadas por estudantes em posições subsidiadas através do programa federal de estudo de trabalho ou programas estaduais similares. Entretanto, todas as horas de serviço pelas quais um estudante empregado de uma organização educacional (ou de um empregador externo) é pago ou tem direito a pagamento em uma capacidade que não seja através do programa de estudo de trabalho federal ou estadual são exigidas para serem contadas como horas de serviço para fins de determinação de elegibilidade de benefícios.
Professores e professores adjuntos
Professores e professores adjuntos apresentam desafios, uma vez que a remuneração normalmente não está diretamente ligada ao número de horas que eles trabalham. Por exemplo, a compensação muitas vezes está vinculada às horas de aula e não leva em conta o tempo baseado em atividades fora da sala de aula, tais como preparação de aulas, classificação de trabalhos e exames, ou aconselhamento aos alunos.
O IRS fornece um método seguro para rastrear as horas para o corpo docente e o corpo docente adjunto até que seja emitida uma orientação adicional. Este método credita 2,25 horas de serviço para cada hora de ensino ou de aula. Em outras palavras, para cada hora de aula, a empresa creditaria 1,25 horas adicionais para atividades como planejamento de aula e classificação. Além disso, a empresa credita uma hora de serviço por cada hora adicional que o docente gasta em outras atividades não presenciais (como horas de escritório ou reuniões obrigatórias do corpo docente). Embora este possa não ser o único método razoável para rastrear horas para o corpo docente adjunto, as empresas são aconselhadas a considerar o uso deste porto seguro até que orientações adicionais sejam emitidas.