Acadian e Interact partner para cultivar uma cultura colaborativa, fomentar a experiência social e preencher a lacuna entre funcionários dispersos através de sua intranet, ‘Acadian Central’.
“Interact nos permitiu obter informações rapidamente para todos os nossos funcionários em todo o país. Também me ajudou pessoalmente a conhecer muito melhor os nossos funcionários. Eu posso ver seus rostos, aprender sobre seus interesses e hobbies, ver suas realizações profissionais e, em geral, me sentir muito mais conectado à nossa força de trabalho. Nossa empresa pode ter 4.000 funcionários, mas sinto que somos uma grande família, em grande parte por causa desta Intranet”
Richard Zuschlag, Chairman & CEO, Acadian Companies
Sede em Lafayette, Louisiana, Acadian Companies oferece um conjunto diversificado de serviços concebidos para oferecer apoio e educação em saúde, segurança e transporte. Estabelecida como um pequeno serviço de ambulância em 1971, a organização é composta por seis divisões com mais de 4.300 funcionários espalhados pelos Estados Unidos.
Acadian’s legacy intranet foi desenvolvida por programadores internos. À medida que a empresa cresceu e as demandas do departamento de TI se intensificaram, a Acadian determinou que sua intranet legada interna não era mais adequada.
A sua força de trabalho, diversificada tanto em demografia quanto em geografia, deixou claro seu feedback. A intranet não tinha funções sociais colaborativas e conteúdo customizável, levando a reclamações de muitos funcionários que sentiam que estavam sendo deixados de fora dos eventos da empresa ou não estavam cientes do que estava acontecendo dentro da empresa. A par deste aspecto central da marca da empresa, cada divisão também tem metas e objectivos diferentes. Isto levou à necessidade de maior acessibilidade e funcionalidade de busca.
Acadian alistou a Interact para ajudar a criar uma solução de Intranet sólida para manter cada funcionário conectado e informado, juntamente com um aspecto social muito solicitado.
O nascimento da Acadian Central
Para iniciar sua jornada, a Acadian realizou uma extensa pesquisa com os funcionários para determinar quais características eram mais importantes e como eles queriam compartilhar informações. A pesquisa revelou o seguinte:
- Os funcionários queriam uma mistura de conteúdo empresarial e social.
- A capacidade de acessar a intranet através de várias plataformas, incluindo a móvel, era importante.
- Por causa das seis divisões diversas da Acadian, a capacidade de personalizar o conteúdo era um elemento chave para manter a intranet relevante para cada usuário.
- A informação fresca e fácil de encontrar era outro fator chave.
Para entusiasmar os funcionários para a nova Acadian Central, eles desenharam uma mascote chamada “A.C.”, o especialista da Central Acadiana.” Um personagem A.C. foi criado para cada divisão como uma representação para cada tipo de funcionário. Ele certificou-se de vestir a peça com numerosas mudanças de roupa e nomes correspondentes.
A.C. apareceu em toda a intranet, postando informações úteis e “how-to’s” para manter os funcionários totalmente versados no que o novo site poderia fazer. Ele os lembra de preencher seus perfis, seguir outros funcionários e manter-se atualizado com memorandos importantes do CEO, vice-presidentes e outros líderes da empresa.
Um design amigável para celular
O feedback dos funcionários listou a acessibilidade como um dos principais problemas com a intranet legada. Para combater essas dificuldades, a Acadian fez uso do design móvel-responsivo da Interact.
Para as necessidades móveis da Acadian, a capacidade da Interact de hospedar links e documentos era uma mina de ouro. Para melhorar esse recurso, o Acadian desenvolveu “botões” fáceis de ver logo no topo da página inicial, com links para todos os softwares e ferramentas mais importantes.
Esta barra de ferramentas tornou o uso da intranet mais intuitivo. Tem havido um feedback extremamente positivo por parte dos funcionários que já não têm de procurar os links de que necessitam. Com pedidos frequentes para adicionar e mover esses botões, Acadian também os incorporou em suas subpáginas (HR & Página de benefícios e a página de Links).
Para garantir que os funcionários vejam as informações de que precisam, há seções semelhantes para “notícias” na nova página inicial.
As Notícias &A secção de “notícias” é vital para afastar informações cruciais, incluindo actualizações de TI e questões de segurança, alterações no protocolo médico e equipamentos usados pelos médicos, e requer cursos de aprendizagem contínua para o pessoal. Ela faz com que os eventos e celebrações da empresa sejam divulgados, para que os funcionários distribuídos não se sintam excluídos.
“Ter todos esses documentos em um só lugar me facilita apontar novos funcionários para aquela página durante a orientação”, diz Heidi Luquette, Coordenadora de Orientação. “Dá-lhes um balcão único para irem, por isso navegar na Intranet – juntamente com o seu novo emprego – é menos assustador”
Para simultaneamente adicionar um elemento social, ao mesmo tempo que enfatizava o novo design móvel, Acadian realizou um concurso “Onde está A.C.?” para enfatizar o ponto que A.C. está agora sempre com o seu pessoal. Eles também distribuíram recortes de 11″ coroplast do personagem A.C. e lançaram um concurso para ver onde nossos funcionários poderiam levar A.C. Os funcionários foram encorajados a levá-lo para o trabalho, para casa e nas férias. Pediram-lhes para tirar uma foto de A.C. e colocá-la na galeria das suas viagens na intranet.
Introduzir A.C. em diferentes partes do site ajudou a dar uma personalidade à sua intranet. Ele mostrou aos funcionários que, ao contrário da intranet legada, Acadian Central não era apenas uma casa abafada para dados, mas um centro divertido e social para se conectar com seus pares.
Para encorajar os funcionários a preencher seus perfis até a conclusão (foto, biografia, localização, interesses e experiência), um concurso foi realizado. Durante quatro semanas, 25 vencedores foram escolhidos a cada semana entre todos os funcionários com 100% de preenchimento do perfil, utilizando o relatório “Profile Completeness” da Interact Analytics. Os vencedores, escolhidos ao acaso, receberam um copo isolado de alumínio “Acadian Central”. Durante este concurso, a finalização do perfil subiu quase 650% em apenas quatro semanas.
A nova “Acadian Central”
Acadian originalmente lançada em 19 de abril de 2017, introduzindo recursos sociais e melhor acessibilidade junto com uma gama diversificada de conteúdo para seus usuários.
No entanto, apesar das melhorias observadas após a aposentadoria de sua intranet interna, a equipe estava recebendo feedback de que o novo site estava se tornando mais um problema do que uma ferramenta útil.
A equipe da Intranet se propôs a obter feedback através de pesquisas em toda a empresa. Eles descobriram que a equipe sentia que a intranet estava muito desorganizada, bonita, social e muito complicada, apresentando dificuldades ao tentar encontrar as coisas de que precisavam. Apesar dos esforços para servir as diferentes divisões e suas necessidades, ela foi, na realidade, construída para apenas um público.
A equipe da Intranet começou a fazer uma série de melhorias na Acadian Central:
- Configurar títulos ricos em palavras-chave, resumos e tags para todos os conteúdos para melhorar a capacidade de busca
- Introduzir Melhores Apostas para priorizar páginas populares para termos de busca particulares
- Um redesenho do tema, introduzindo a marca externa estabelecida
- Remover o excesso de características sociais, tais como anúncios de casamento e bebês, da página inicial
- Introduzindo um método melhor de carregar perfis de empregados
- Remover centenas de páginas duplicadas e desnecessárias
- Atribuir uma imagem padrão para substituir o antigo gráfico de ‘imagem quebrada’
O resultado foi uma aparência mais limpa e simples, que começou a gerar um feedback mais positivo dos empregados.
Uma estratégia premiada para trabalhadores offline
Embora o novo design tenha obtido resultados favoráveis, foi a falta de otimização para cada funcionário que apresentou o maior desafio. Para atender a essa necessidade, a equipe Acadian se concentrou em fazer homepages personalizadas para cada divisão, aliviando conteúdos e links desnecessários, enquanto empurrava conteúdos e notícias sob medida que eram relevantes para os usuários.
A força de trabalho diversificada e disseminada da organização compreende médicos e pessoal médico, pessoal corporativo baseado em escritórios, pessoal de segurança e pessoal de segurança. Este grupo final inclui uma série de funcionários de segurança remotos e off-shore que muitas vezes estão isolados e geograficamente dispersos.
Criar uma homepage personalizada para este grupo exigiu uma compreensão profunda das suas necessidades e desafios únicos. Para atender a estes, a homepage foi fortemente marcada para a divisão, adicionando gráficos familiares e informações que o pessoal estava acostumado a receber através de outros canais. Os feeds de notícias da homepage também foram fortemente direcionados para garantir que o conteúdo fosse relevante para a divisão.
Por último, a equipe adicionou os Spotlights dos funcionários. Isto não só mostrou o grande trabalho de cada funcionário, mas também os ajudou a conhecerem-se uns aos outros: quebrando sentimentos de isolamento e desconexão.
Acadian’s appreciation of the value and need for custom experience of the intranet, is what earned them a spot in the Interact Awards, Best Offline Strategy category.
“Acadian are a great example of effectively communicating to a hard to reach audience. Seus trabalhadores remotos muitas vezes lutam tanto pelo tempo quanto pela recepção, portanto, a entrega de uma página inicial despojada e uma experiência baseada no que esses funcionários dizem que precisam, garante que sua intranet seja mais fácil de entender e adotar”
– Simon Dance, Juiz do Interact Excellence Award
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Resultados de engenharia
Acadian Central tem sido vital para as operações nas empresas da Acadian. Eles agora têm uma maneira de obter informações para milhares de funcionários em poucos minutos.
Desde o lançamento completo em 19 de abril de 2017, não houve um dia (incluindo fins de semana e feriados) com menos de 800 visitantes únicos. Em qualquer dia, Acadian pode assumir que pelo menos 2.000 espectadores únicos estão vendo o conteúdo em sua intranet.
Alterações feitas na página inicial da divisão de segurança da Acadian, que serve inspetores, instrutores, socorristas, oficiais de segurança e paramédicos remotos, têm tido um impacto significativo e mensurável. Mais funcionários de segurança não estão apenas visualizando o conteúdo, mas realmente gastando tempo lendo sobre os artigos e documentos adicionados.
Prior à iniciativa de personalização para esta seção particularmente remota da força de trabalho, a organização também teve dificuldades até mesmo para conseguir que os funcionários acessassem a intranet. Usando o Relatório Histórico de Login da Interact, a equipe acompanhou desde então um aumento de logins, com mais da metade dos funcionários da divisão de segurança – muitos dos quais trabalham sem uma conexão confiável com a Internet – agora fazendo login pelo menos uma vez por mês.
Os usuários estão demonstrando particular interesse em ler mais sobre seus colegas de trabalho, com os Spotlights dos Funcionários e o widget SMS Standout continuando a atrair a maioria das interações da equipe, incluindo comentários e gostos. A Acadian Central está desempenhando um papel crucial na conexão entre estes trabalhadores offline e a organização em geral.
“Desde que fizemos estas mudanças em meados de 2008, vimos um aumento de 550% nas visualizações da página inicial da divisão, e os usuários estão agora gastando um minuto e meio a mais na página de cada sessão do que antes das mudanças”
– Beth Chiasson,Intranet & Digital Marketing Strategist