Lesson 4: Introdução aos Objectos
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Introdução
Bases de dados no Acesso são compostas por quatro objectos: tabelas, consultas, formulários e relatórios. Juntos, esses objetos permitem que você entre, armazene, analise e compile seus dados como quiser.
Nesta lição, você aprenderá sobre cada um dos quatro objetos e entenderá como eles interagem entre si para criar uma base de dados relacional totalmente funcional.
Tabelas
Por este ponto, você já deve entender que uma base de dados é uma coleção de dados organizada em muitas listas conectadas. No Access, todos os dados são armazenados em tabelas, o que coloca tabelas no coração de qualquer banco de dados.
Você já deve saber que as tabelas estão organizadas em colunas verticais e linhas horizontais.
Linhas e colunas em uma tabela do Access No Access, as linhas e colunas são referidas como registros e campos. Um campo é mais do que apenas uma coluna; é uma forma de organizar a informação pelo tipo de dados que é. Cada pedaço de informação dentro de um campo é do mesmo tipo. Por exemplo, cada entrada num campo chamado Primeiro Nome seria um nome, e cada entrada num campo chamado Endereço de Rua seria um endereço.
Campos e nomes de campo Likewise, um registo é mais do que apenas uma linha; é uma unidade de informação. Cada célula em uma determinada linha faz parte do registro dessa linha.
Um registro Note como cada registro abrange vários campos. Mesmo que a informação em cada registro esteja organizada em campos, ela pertence com a outra informação naquele registro. Veja o número à esquerda de cada linha? É o número de identificação que identifica cada registro. O número de identificação de um registro refere-se a cada informação contida naquela linha.
Números de identificação do registro Tabelas são boas para armazenar informações intimamente relacionadas. Digamos que você possui uma padaria e tem uma base de dados que inclui uma tabela com os nomes e informações dos seus clientes, como seus números de telefone, endereços de casa e endereços de e-mail. Como essas informações são todos detalhes sobre seus clientes, você os incluiria todos na mesma tabela. Cada cliente seria representado por um registro único, e cada tipo de informação sobre esses clientes seria armazenada em seu próprio campo. Se você decidir adicionar mais informações – digamos, o aniversário de um cliente – você simplesmente criaria um novo campo dentro da mesma tabela.
Forms, queries, and reports
Embora as tabelas armazenem todos os seus dados, os outros três objetos – formulários, queries, e reports – oferecem-lhe formas de trabalhar com eles. Cada um desses objetos interage com os registros armazenados nas tabelas da sua base de dados.
Forms
Forms são usados para entrar, modificar e visualizar registros. Você provavelmente já teve que preencher formulários em muitas ocasiões, como ao visitar um consultório médico, candidatar-se a um emprego ou inscrever-se na escola. A razão pela qual os formulários são usados com tanta frequência é que eles são uma maneira fácil de orientar as pessoas a digitarem os dados corretamente. Quando você digita informações em um formulário no Access, os dados vão exatamente para onde o designer da base de dados quer que eles vão: em uma ou mais tabelas relacionadas.
Um formulário Formulários tornam a digitação de dados mais fácil. Trabalhar com tabelas extensas pode ser confuso, e quando você tem tabelas conectadas você pode precisar trabalhar com mais de uma de cada vez para inserir um conjunto de dados. Entretanto, com formulários é possível inserir dados em várias tabelas ao mesmo tempo, tudo em um só lugar. Os designers de bases de dados podem até definir restrições em componentes de formulários individuais para garantir que todos os dados necessários sejam inseridos no formato correto. No total, os formulários ajudam a manter os dados consistentes e organizados, o que é essencial para uma base de dados precisa e poderosa.
Queries
Queries são uma forma de procurar e compilar dados de uma ou mais tabelas. Executar uma consulta é como fazer uma pergunta detalhada sobre a sua base de dados. Quando você constrói uma consulta no Access, você está definindo condições específicas de pesquisa para encontrar exatamente os dados que você quer.
Queries são muito mais poderosas do que as pesquisas simples que você pode realizar dentro de uma tabela. Enquanto uma pesquisa seria capaz de ajudá-lo a encontrar o nome de um cliente na sua empresa, você poderia executar uma consulta para encontrar o nome e número de telefone de cada cliente que fez uma compra na semana passada. Uma consulta bem desenhada pode dar informações que você pode não ser capaz de encontrar apenas olhando através dos dados em suas tabelas.
Desenhando uma consulta Relatórios
Relatórios oferecem-lhe a possibilidade de apresentar os seus dados em impressão. Se você já recebeu uma impressão no computador de um horário de aulas ou uma fatura impressa de uma compra, você já viu um relatório de banco de dados. Os relatórios são úteis porque lhe permitem apresentar os componentes da sua base de dados num formato fácil de ler. Você pode até mesmo personalizar a aparência de um relatório para torná-lo visualmente atrativo. O Access oferece-lhe a possibilidade de criar um relatório a partir de qualquer tabela ou consulta.
Um relatório >
Pondo tudo junto
Even se você tiver uma boa idéia de como cada objeto pode ser usado, pode ser inicialmente difícil entender como todos eles trabalham juntos. Ajuda a lembrar que todos eles trabalham com os mesmos dados. Cada pedaço de dado que uma consulta, formulário ou relatório usa é armazenado em uma de suas tabelas de banco de dados.
Os quatro objetos de Acesso Forms permitem que você adicione dados a tabelas e visualize dados que já existem. Os relatórios apresentam dados de tabelas e também de consultas, que depois procuram e analisam dados dentro dessas mesmas tabelas.
Estas relações parecem complicadas, mas na verdade funcionam tão bem e naturalmente que muitas vezes nem notamos quando estamos usando objetos de banco de dados conectados. Você já usou um catálogo de cartões eletrônicos para procurar por um livro na biblioteca? É provável que você tenha inserido a sua pesquisa em algo parecido com isto:
An electronic card catalog Quando você realizou a sua pesquisa, você estava inserindo seus termos de pesquisa em um formulário que depois criou e executou uma consulta com base no seu pedido. Quando a consulta terminou a pesquisa nas tabelas da base de dados por registos que correspondiam à sua pesquisa, foi-lhe mostrado um relatório que extraía informações da consulta e das tabelas relacionadas – neste caso, uma lista de livros que correspondiam aos seus termos de pesquisa. Você poderia representar as conexões entre os objetos assim:
Uma pesquisa para um livro. Os dados submetidos no formulário são usados em uma consulta de banco de dados, que extrai seus dados de tabelas relevantes. Os resultados da consulta são apresentados num relatório.
Vamos dizer que em vez de usar estas ferramentas você teve que pesquisar dentro de uma tabela gigante contendo cada livro no sistema da biblioteca. Os registos relevantes estariam provavelmente espalhados por muitas tabelas: uma tabela para títulos e descrições de livros, uma tabela contendo informação sobre quais os livros que são verificados ou não, e uma tabela com cada ramo da biblioteca, apenas para nomear alguns.
Teria de procurar em pelo menos três tabelas apenas para encontrar um livro, aprender a sua localização, e ver se está registado! É fácil de imaginar como pode ser difícil encontrar o livro certo. Se você não tivesse cuidado, você poderia até estragar algo apagando ou editando acidentalmente um registro. É fácil ver como os objetos de banco de dados tornam esta busca muito mais gerenciável.
Na nossa lição de Introdução a Bancos de Dados, discutimos o conceito de um banco de dados relacional, que é um banco de dados que é capaz de entender como diferentes conjuntos de dados se relacionam uns com os outros. Situações como o exemplo acima são exatamente o porquê das pessoas acharem as bases de dados relacionais tão úteis. Sem uma base de dados relacional, o que deveria ser uma simples pesquisa de tarefas para um livro e ver se ele está registado e onde se torna incrivelmente complicado e demorado. Saber como usar os quatro objectos Access pode tornar até as tarefas complicadas bastante fáceis de utilizar.
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