Existem duas formas de enviar uma transferência ACH do seu banco após ter iniciado o seu pagamento em E-File e ter um Número de Identificação único para o seu pagamento.
- Usando o website do seu banco OU
- Usando o seu sistema de contabilidade
É importante notar que para qualquer um destes métodos devemos receber todas as seguintes informações nos campos correctos para aceitar o seu pagamento.
ACH Record Layout
| Record Type | Field | Data Element Name | Definition | Comment | |
|---|---|---|---|---|---|
| 5 | 3 | 1. Nome da empresa | Sua razão social | Nunca muda | |
| 5 | 6 | 2. Código de Classe de Entrada Padrão | CCD | Nunca muda | |
| 5 | 9 | 3. Data de Entrada Efetiva | Data de Entrada | Altera cada pagamento | |
| 6 | 2 | 4. Código da transação | 22 – Crédito à vista | Nunca muda | |
| 6 | 3& 4 | 5. Recebendo Identificação DFI
(Roteamento ABA #) |
Listado em E-File para fins de segurança | Nunca muda | |
| 6 | 5 | 6. DFI Account Number | Listado em E-File para fins de segurança | Nunca muda | |
| 6 | 6 | 7. Quantia | Pagamento Quantia (deve ser a quantia exata que você coloca no E-File) | Pode mudar cada pagamento | |
| 6 | 7 | 8. Número de Identificação | Número de identificação (E-File irá gerar um novo número para cada pagamento) | Altera cada pagamento | |
| 6 | 8 | 9. Nome da empresa receptora | Pagamento USDAC | Nunca muda |
Utilizar o site do seu banco
A primeira forma de enviar um pagamento ACH é utilizando o site do seu banco. O desafio ao utilizar a interface do seu banco é certificar-se de que você está inserindo os dados certos no campo certo, porque os campos nem sempre seguem a mesma ordem que acima.
Você precisará prestar atenção especial aonde colocar o “Número de Identificação” único que o E-File lhe dá para cada pagamento. Ele deve ir no campo ID do receptor/pagador. Este campo é chamado de nomes diferentes em sistemas diferentes. Por exemplo, no sistema do JP Morgan, o campo é chamado de “Número de Identificação do Beneficiário” enquanto no sistema CashPro do Bank of America o campo é chamado de “Identificação do Fornecedor”.
Usando o Sistema de Contabilidade
A segunda maneira de enviar um pagamento ACH é entrar dados no seu sistema de contabilidade. Isso cria um arquivo no formato NACHA que é transmitido ao seu banco.
O número de identificação deve ser colocado no padrão NACHA para “Entry Detail Record Type Code 6, Field Number 7 – Identification Number”. Você pode ter que fazer com que seu departamento de TI identifique um campo específico em seu sistema de contabilidade que irá armazenar o Número de Identificação e eles também podem ter que atualizar o sistema para incluir esse número no campo correto. Se o Número de Identificação estiver no campo errado, a sua transferência ACH será rejeitada.
Recomendamos dedicar tempo suficiente para configurar esse novo processo, pois isso pode levar mais tempo do que você pensa, dependendo do seu sistema.
Dicas para o Sucesso
- Encontre agora qual campo é o campo correto para o Número de Identificação. Isto pode levar tempo se você precisar trabalhar com seu banco ou departamento de TI.
- Você deve incluir o Número de Identificação único para o seu pagamento e colocá-lo no campo correto ou o Tesouro Americano rejeitará o seu pagamento.
- Não coloque o Número de Identificação no adendo ou comentários.
- Seu banco ou sua empresa pode precisar de mais informações para fazer uma transferência, como o Número de Identificação do Empregador Federal da USAC (FEIN). Nós colocamos esta informação nas Perguntas Frequentes do E-File, em “Informações da Empresa e do Banco”. Contacte-nos se precisar de outras informações para processar um pagamento.
- O seu pagamento ACH pode parecer que foi processado correctamente no início. Pode levar vários dias antes de receber um aviso de rejeição se o seu arquivo não contém os dados necessários no formato exigido.
- Por último, recomendamos que você processe pequenos pagamentos ACH (como $1,00) para testar este processo antes do próximo prazo de fatura. Todos os pagamentos serão creditados na sua conta.