Cadastro de Partes Interessadas na Gerência de Projeto

Cadastro de Partes Interessadas na Gerência de Projeto

Qual é a importância de ter um registro de partes interessadas adequado para a gerência de projeto? A gestão das partes interessadas é um dos processos mais importantes em qualquer ciclo de vida do projeto. É um tipo de processo de gestão estratégica que os gestores de projecto inteligentes seguem para obter apoio para os seus projectos de outros, tanto internos como externos. As partes interessadas podem ser um indivíduo, uma organização, uma comunidade, um grupo de pessoas, um investidor que pode afetar ou ser afetado pelos resultados de um projeto, ou uma organização. Eles podem ter impactos positivos ou negativos e podem ser internos ou externos à organização. Um registro das partes interessadas é criado para documentar quem é impactado pelo projeto e quem tem influência e impacto sobre o projeto. Ele contém informações para lidar com as partes interessadas do projeto que têm diferentes níveis de interesses e impactos sobre os objetivos do projeto. Neste artigo, discutiremos a importância da gestão das partes interessadas e forneceremos um modelo de registro de partes interessadas para ajudá-lo a gerir eficazmente as partes interessadas do seu projeto.

Importância da gestão das partes interessadas no sucesso de um projeto

As partes interessadas podem ser positivas, negativas, internas ou externas ao projeto ou à organização. Chefes de departamento, coordenadores de projeto, membros da equipe do projeto, gerentes executivos, a diretoria e patrocinadores do projeto são o exemplo para as partes interessadas internas cujas operações afetam ou são afetadas pelo projeto.

As partes interessadas externas são aquelas que são externas à organização do projeto. Fornecedores, fornecedores, órgãos reguladores, governo, comunidades e organizações são exemplos de partes interessadas externas.

A satisfação das partes interessadas é um critério chave de sucesso para qualquer tipo de projeto. Não importa se você está gerenciando um projeto de TI sofisticado ou um pequeno projeto de construção de escritório, você tem que cumprir os requisitos de seus stakeholders. Para gestores de projecto bem sucedidos, é uma boa prática envolver plenamente todos os stakeholders positivos usando ferramentas e técnicas de comunicação eficazes baseadas numa estratégia para obter o seu apoio.

A gestão dos stakeholders é um processo repetitivo que é realizado ao longo do ciclo de vida de um projecto. Embora existam muitas ferramentas e técnicas disponíveis para o desenvolvimento de uma estratégia das partes interessadas, a gestão das partes interessadas é um processo único para o projeto. Portanto, ela deve ser adaptada considerando as características do projeto.

O processo de identificação das principais partes interessadas do projeto vem logo após a assinatura da carta do projeto. Depois disso, você precisa documentar as informações das partes interessadas em um registro. Em outras palavras, você criará o registro dos participantes assim que a carta do projeto for assinada.

• Trabalhe com seu patrocinador para identificar os que estão nos níveis primários.
• Crainstorm com sua equipe de projeto para identificar indivíduos e grupos
• Pedir conhecimento especializado
• Analizar os registros de projetos passados e similares.

Modelo de Registo de Partes Interessadas

O Registo de Partes Interessadas é um dos mais importantes documentos de projecto que ajuda a classificar, identificar e avaliar as partes interessadas do projecto. O registo das partes interessadas responde a muitas perguntas relativas às partes interessadas. A seguir estão algumas delas;

• Quais são os nomes e detalhes de contacto dos interessados?
• Quais são as expectativas e requisitos dos interessados?
• Quem são os interessados mais críticos?
• Quais são os métodos de comunicação para lidar com os intervenientes?
• Qual é o nível de impacto dos intervenientes?

Basicamente, um registo dos intervenientes é criado nas fases iniciais logo após a carta do projecto ser assinada. A identificação das partes interessadas é a primeira etapa da criação de um registo de partes interessadas. As partes interessadas podem ser identificadas através da revisão de registros de projetos passados e similares, brainstorming com a equipe do projeto, reunião com o patrocinador do projeto e exploração dos fornecedores envolvidos no projeto

Após a identificação das partes interessadas, vem a análise, classificação e processos de gestão.

O Guia PMBOK recomenda as ferramentas abaixo para classificação das partes interessadas;

1. Rede de energia/interesse
2. Rede de energia/interesse
3. Rede de influência/impacto
4. Modelo de saliência

As partes interessadas são classificadas de acordo com seu poder, influência, impacto e interesse em um projeto. Também, eles podem ser classificados de acordo com sua urgência e legitimidade.

Exemplo de registro de acionistas

Tipicamente, um registro de acionistas inclui as informações abaixo;

– Nome,
– Departamento
– Título
– Papel no Projeto
– Expectativas
– Influência (Baixa/Alta)
– Impacto (Baixa/Alta)
– Categoria

Um registro de partes interessadas inclui colunas que abordam questões específicas. Ele pode ser personalizado considerando os requisitos do projeto. A figura abaixo mostra um exemplo do registro de partes interessadas.

Nota que o registro de partes interessadas é um documento vivo que deve ser mantido atualizado durante o ciclo de vida do projeto. Ele fornece informações sobre todos os principais interessados no projeto e seus atributos.

Registros de interessados são importantes documentos de gerenciamento de projeto que devem ser mantidos atualizados durante todo o ciclo de vida do projeto. É um documento vivo que ajuda a equipe do projeto a indexar todas as partes interessadas no projeto. À medida que o projeto avança, as partes interessadas e suas influências no projeto mudam. Novas partes interessadas passam a existir e algumas delas perdem sua atenção no projeto. Também o seu poder e impacto sobre as mudanças do projeto. Além disso, o registro de partes interessadas deve ser um documento confidencial porque inclui muita informação sobre diferentes pessoas e organizações.

Para um gerenciamento de projeto bem sucedido, a importância de um registro de partes interessadas nunca pode ser negada.

Benefícios do registro de partes interessadas

Como um gerente de projeto, você deve estar ciente desse fato: As partes interessadas podem tornar tudo difícil ou fácil. E tudo tende a mudar em um projeto porque os projetos são dinâmicos por natureza. Um indivíduo ou grupo pode estar interessado no seu projeto no início, mas pode perder o interesse com o tempo. Ou talvez um grupo não queira que você realize um projeto que você tenha empreendido.

Como podemos gerenciar todos esses fatores? A resposta é fácil: use a parte interessada para chegar à conclusão. Ao gerenciar um projeto, classificar, identificar e avaliar os estudos de requisitos das partes interessadas pode salvá-lo. Criar um registro é fácil, é apenas escrever algo na tela de um computador. Ter um registro completo ajuda a gerenciar nosso tempo limitado com sucesso enquanto lidamos com uma série de questões em projetos.

Resumo

Gestão de stakeholders desempenha um papel fundamental no sucesso de um projeto. A má gestão das partes interessadas do projeto que têm alto poder e interesse pode contribuir para o fracasso do projeto. Portanto, as equipes do projeto devem realizar análises, classificação e priorização oportunas e cuidadosas das partes interessadas, considerando as habilidades das partes interessadas para afetar o projeto.

É uma boa prática criar o registro o mais cedo possível. Há vários exemplos e modelos disponíveis na Internet. Você pode baixá-los, personalizá-los para os requisitos do seu projeto, adicionar colunas se necessário e usá-los para o seu projeto para indexar as informações das partes interessadas. O modelo proposto neste artigo, que mostra como poderia ser o registo de interessados, também é útil para si.

Neste artigo, discutimos a importância da gestão de interessados e fornecemos um exemplo de modelo de registo de interessados. Note que este é um tópico importante que deve ser conhecido do ponto de vista do Exame de Certificação PMP. Você pode adicionar ou compartilhar o que quiser usando a caixa de comentários abaixo.

Veja Também

Modelo de Alienação

Referências Externas

pmi.org