Como criar um formulário de solicitação de projeto (e por que sua empresa precisa de um)

Se você completou um projeto cem vezes antes ou se deparou com um novo desafio, ter algum tipo de formulário formal de solicitação de projeto impede que toda a operação caia em um jogo de telefone quebrado e recursos desperdiçados.

Por muito boa que seja a disciplina da sua equipa, se tudo o que eles têm de fazer quando pede um projecto é uma mensagem vaga e a sua memória dos requisitos, mais cedo ou mais tarde você vai ter um problema. Ou será iniciado um projecto que não valerá o seu tempo ou as suas instruções serão perdidas no truque para aqueles que tomam medidas.

‘Enquanto em manobras, um brigadeiro comandando uma certa brigada estacionada em Aldershot passou-lhe a palavra para o coronel mais próximo:

“Inimigo avançando do flanco esquerdo. Enviar reforços.”

Quando chegou ao fim do flanco direito a mensagem foi recebida:

“Inimigo avançando com os ham-shanks. Envie três e quatro pences!””. – Garson O’Tool, transmitindo uma instância do mundo real de telefone quebrado de 1914

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Even se o objetivo geral não se tornar complicado antes de chegar à linha de frente, a equipe que recebe o pedido do projeto tem pouca ou nenhuma chance de ver o panorama geral, distanciando-os dos benefícios que o projeto poderia trazer.

Então, se você preferir trabalhar em seus projetos mais importantes sem desperdiçar tempo e recursos, continue lendo. É hora de criar um sistema de negócios para organizar seus projetos em pedidos oficiais e padronizados que mostrem exatamente o que é o projeto, quem estará trabalhando nele, quando for devido e que recursos são atribuídos a ele. Está na hora de configurar um formulário formal de solicitação de projeto.

O que é um formulário de solicitação de projeto?

O que é um formulário de solicitação de projeto estabelece os principais detalhes de um projeto, permitindo que todos os envolvidos vejam o que é, por que vale a pena completar, quanto tempo deve levar, que recursos são dedicados a ele, e assim por diante. Se você precisar pedir (ou tiver sido pedido) algo além de pedir emprestado uma caneta, você terá a ganhar se fizer um formulário oficial de pedido para garantir que nada seja perdido ou esquecido.

É também uma ótima maneira de parar de deixar mensagens confusas na sua empresa.

Pense em formulários de pedido como propostas de projeto, mas em vez de apresentar um projeto ao seu gerente, CEO, ou partes interessadas, são eles que solicitam que o projeto seja completado. As propostas perguntam “podemos fazer isso?” enquanto os formulários de solicitação dizem “precisamos fazer isso”.

Isso permite aos gerentes definir exatamente o que um projeto deve ser, como alcançá-lo, e mostrar o valor previsto para todos que trabalham nele, motivando-os a fazer o trabalho. Todos sabem o que está envolvido, e assim o projeto pode ser financiado e concluído de forma confiável (e confiante).

Em outras palavras, cada formulário de solicitação de projeto deve conter informações suficientes para transmitir o projeto inteiro para as equipes que irão trabalhar nele, e também para começar sem qualquer confusão. É inevitável que você precise compartilhar informações e atualizações à medida que as coisas avançam, mas no início isso deve fornecer tudo o que todos precisam para fazer algum progresso.

Receba seu formulário de pedido gratuito

Antes de entrarmos em qualquer um dos detalhes pesados, se você está procurando um formulário gratuito que você pode adaptar e usar para padronizar seus pedidos, não procure mais. O modelo de formulário de pedido de projeto abaixo permitirá que você envie pedidos de projetos, designe membros apropriados da equipe, acompanhe seu progresso e muito mais, aproveitando o melhor software de documentação de processos do mercado.

Por que eles são importantes?

Formulários de solicitação de projetos ajudam tanto as pessoas que solicitam o projeto quanto aquelas que irão trabalhar nele, trazendo clareza para ambos os lados.

A equipe que trabalha no projeto poderá começar assim que for aprovado, ao invés de perder tempo com reuniões extras, bate-papos em Slack e confusão geral. É uma das melhores formas de descrever clara e concisamente um projeto e como iniciá-lo.

Esta clareza, juntamente com as informações gerais no formulário de solicitação (como a data de conclusão prevista, escopo e orçamento), também ajuda no progresso do projeto a ser planejado com antecedência e prazos menores estabelecidos, o que significa que é muito mais provável que ele se mantenha no caminho certo.

Como para as pessoas que enviam o formulário de solicitação de projeto, o documento formal ajuda a garantir que qualquer projeto solicitado tenha um escopo realista e que realmente valha a pena ser direcionado. O formato padronizado garante que cada ângulo seja considerado, e o custo ponderado em relação aos ganhos previstos em preto e branco, tornando o valor do projeto e seus resultados cristalinos.

Dando à equipe que será responsável pelo projeto ver isso também lhes dará a chance de expressar qualquer preocupação sobre o projeto antes que qualquer tempo ou recursos sejam gastos com ele. Se algo não bate certo ou parece ser uma perda de tempo, então o assunto pode ser discutido por todos os envolvidos, e uma decisão informada pode ser tomada sobre se deve continuar com o projeto, alterar o formulário de solicitação, ou raspá-lo e focar em outra coisa em seu lugar.

Como criar um formulário de solicitação de projeto

Criar um formulário de solicitação de projeto com serviço não é difícil. Escrever um formulário que será usado consistentemente e fornecerá toda a informação que sua equipe precisa, juntamente com a motivação de permanecer dentro do prazo e produzir resultados de alta qualidade, é outra questão inteiramente diferente.

Felizmente, há alguns princípios simples que você pode seguir para ter certeza de que ambos estão criando um formulário de pedido eficaz sem tornar as coisas desnecessariamente tediosas e maçantes. Principalmente, você precisa:

• Decidir sobre um formato consistente
• Escolha um projeto para solicitar
• Cobrir os detalhes básicos no seu pedido
• Coisas simples
• Faça razoáveis os seus prazos e recursos dedicados
• Disponha um sistema de submissão ou lembrete definido

Deixe-nos mergulhar em cada um deles com um pouco mais de detalhe.

Decidir sobre um formato consistente

Tal como quando se aprende a escrever um procedimento, você precisa primeiro decidir sobre um formato definido que o seu formulário de pedido de projeto irá seguir. Isto significa que os projectos podem ser comparados e contrastados se alguma vez não tiver a certeza de qual pedir a uma equipa; o formato único torna fácil ver o investimento e o valor projectado de todos eles.

A criação de um formato digital (ou pelo menos uma cópia digital) para o formulário também é uma necessidade, uma vez que isto proporcionará um recurso que pode ser facilmente referenciado mais tarde no desenvolvimento do projecto e que pode ser muito mais facilmente partilhado entre os membros da equipa. Sem mencionar que se o pedido precisar ser revisado, uma única cópia digital compartilhada (como o modelo do anterior neste post) é muito mais fácil de manter atualizada do que ter que imprimir e substituir todas as instâncias físicas.

Não há nenhuma regra difícil e rápida para o que o seu formato precisa ser, mas desde que permita incluir todos os detalhes relevantes, pode ser facilmente compartilhado e atualizado, e é improvável que seja excluído ou perdido, você deve estar pronto para ir.

Pick a project

Você não pode escrever um formulário de solicitação de projeto até que você realmente escolha um projeto. Aqui compensa ter algum tipo de análise prévia sobre o valor de projetos potenciais antes de começar, pois esse será o seu maior indicador do que valerá a pena trabalhar primeiro.

Em caso de dúvida, tenha uma reunião com quem quer que esteja envolvido no projeto e discuta o tempo e os recursos que ele levará em comparação com os benefícios que você receberá e outras informações, tais como quaisquer elementos sensíveis ao tempo. Se você tem um que é importante, pressionando, dará um grande benefício ao seu negócio e não vai levar muito para alcançar, esse é o projeto que você deve solicitar primeiro.

Cubra os detalhes básicos

Agora é hora de registrar os detalhes básicos do seu projeto no formulário de solicitação. Embora estes mudem ligeiramente dependendo da natureza e tamanho do projeto, juntamente com as equipes envolvidas e o tamanho da sua empresa, as perguntas básicas que você precisa responder são as seguintes:

• O que é o projeto?
• Por que é importante?
• Que benefícios previstos isso trará?
• Onde será realizado?
• Quem irá trabalhar nele?
• Como será realizado?
• Quando será realizado?
• O que é necessário para realizá-lo?

A chave aqui é certificar-se de que você transmite o suficiente para que todos prossigam com o projeto enquanto os convence dos benefícios que ele trará. Se a sua equipa compreende a importância das suas tarefas (por exemplo, em relação ao resto da empresa ou mesmo à sua própria equipa) é mais provável que o projecto seja concluído a tempo e com uma qualidade elevada.

No entanto, isso não significa que você tenha licença para waffle on para páginas…

Calma-te simples

O beijo da morte para qualquer processo documentado, método ou pedido é torná-lo tão excessivamente detalhado que a pessoa que o lê ignora completamente. As pessoas não querem ser informadas a cada entrada e saída do que têm que fazer – elas só querem fazer o trabalho e sair do caminho.

Como tal, se você não manter o seu formulário de pedido simples, incluindo apenas a visão geral de alto nível do projeto, o formulário se tornará tão longo que todos que o usam inevitavelmente cortarão os cantos. Em vez disso, coloque tudo o que eles precisam saber para começar a fazer progressos, mas não lhes diga o que eles já sabem.

Cerve-o simples, mantenha-o legível, e acima de tudo, mantenha-o útil.

Encontrar prazos e recursos razoáveis

Mortar linhas de uma linha incrivelmente fina entre empurrar uma equipe para queimar e cortá-la até o ponto de letargia, por isso é importante definir aquelas que colocam pressão suficiente para encorajar sua equipe a trabalhar bem. O mesmo vale para os recursos que você atribui ao projeto – você precisa ser razoável em vez de mesquinho ou desperdiçador.

Após novamente, não há uma fórmula definida para obter este equilíbrio certo, mas com prazos tente apontar para um número que dê um pouco de margem de manobra às suas equipes, mas não tanto para torná-las complacentes. Se necessário, incentive-os a dividir o projeto em tarefas menores com prazos mais rápidos, pois isso aumentará a urgência do trabalho e ajudará o projeto a progredir a um ritmo constante.

Como para os recursos, tudo é algo que você precisa ou investimento versus recompensa. Se for necessário, não vá por um substituto. Por exemplo, se você precisa contratar um freelancer para lidar com trabalhos para os quais você não tem talento, certifique-se de contratar um bom freelancer ao invés de economizar no preço por causa disso (você recebe o que paga).

Se houver recursos opcionais que possam melhorar a velocidade do projeto ou a qualidade final, pese-os em relação ao investimento que eles tomariam. Por exemplo, se uma determinada ferramenta tornaria uma tarefa mais rápida e fácil, pondere esse benefício em relação ao custo da ferramenta, juntamente com qualquer benefício contínuo de ter acesso a ela. Se a troca valer a pena, obtenha acesso e inclua os detalhes de login no formulário de pedido do projeto.

Configure um sistema de submissão ou lembrete

Tal como qualquer processo documentado, não adianta criar um formulário de pedido se todos só vão ignorá-lo. Portanto, você precisa ter certeza de que ele está visível e que o projeto (ou melhor, os prazos) não será esquecido. A forma como você fará isso dependerá em grande parte da sua aplicação de gerenciamento de projetos, mas no mínimo você e qualquer outra pessoa envolvida devem estar configurando alertas para lembrá-lo antes do prazo final.

Vamos dizer que, como nós aqui no Process Street, você está usando algum tipo de sistema de calendário para gerenciar suas tarefas (para nós é Trello). Neste caso, você gostaria de usar as informações no formulário de solicitação de projetos para dividir o projeto em prazos através do seu calendário, culminando na data final no formulário.

Even se você estiver usando o Google Calendar em vez de um aplicativo pago de fantasia, você deve ser capaz de configurar eventos e lembretes para os seus vários prazos. O layout natural do calendário lhe permitirá verificar facilmente quais tarefas precisam ser feitas, e quando elas precisam ser feitas até.

Gere automaticamente seu formulário de solicitação de projeto perfeito

Tal como qualquer documento com um formato padrão, você pode criar automaticamente seus formulários de solicitação de projeto usando o Zapier. Como a única coisa que está mudando entre cada formulário é a informação (e não o formato geral), você pode inserir as informações do seu projeto em um modelo, questionário, ou qualquer outra coisa que possa armazenar os detalhes relevantes, e então fazer com que o Zapier envie tudo em seu modelo de formulário padrão.

Pense nisso como ter um gerador de faturas – o Zapier pode detectar informações como o que o projeto é e quando é devido a partir de qualquer coisa que você use para armazená-lo, e então criar um documento formatado por si mesmo. Você pode até ter um link para o produto final por e-mail para evitar que você tenha que sair e encontrá-lo você mesmo.

A maneira mais fácil de configurar este processo de automação é anotar as informações do seu projeto usando o modelo de formulário de pedido de projeto fornecido anteriormente no post. Você pode então usar uma conta gratuita no Zapier para detectar as informações inseridas no Process Street e enviá-las para um aplicativo de criação de formulários de sua escolha.

Para saber mais, confira nosso ebook gratuito de automação de processos de negócios.

Por vezes as menores alterações podem fazer uma enorme diferença em sua empresa. Ter um formulário formal de solicitação de projeto pode não ser o aspecto mais glamoroso do seu negócio, mas é uma das formas vitais de seu negócio permanecer consistente e evitar o desperdício de recursos enquanto você continua a crescer.