Como Reconhecer um Email Profissionalmente

É verdade que o reconhecimento adequado dos emails comerciais melhorará a sua taxa de sucesso, fazendo negócios no século XXI. Inúmeros e-mails no mundo dos negócios são enviados para receber informações, colocar uma demanda, fazer uma reclamação ou executar um plano. Para reconhecer essas variedades de e-mails profissionalmente, você precisa reconhecê-los com base na demanda do remetente.

Existem maneiras peculiares de reconhecer os e-mails que você recebe profissionalmente. Note estas dez dicas para reconhecer o recebimento de um e-mail como proprietário ou indivíduo.

1 – Aprecie o Remetente

Apreciação é um associado de reconhecimento. Como destinatário, você pode ganhar o seu remetente simplesmente enviando uma resposta de ‘obrigado’ para confirmar o recebimento do e-mail. Por exemplo, o seu cliente enviou um e-mail de reclamação. O primeiro passo para ganhar tal cliente não é uma reacção, mas sim um agradecimento. Você pode enviar um e-mail como este:

Exemplo I – Reconhecendo um e-mail Profissionalmente

‘Obrigado, nós recebemos seu e-mail.’

Emails que apreciam um remetente irão definitivamente criar uma impressão de que o destinatário não é um snob.

2 – Seja direto

Seja direto quando você quiser reconhecer um e-mail profissionalmente. Deixe suas declarações claras e seja específico. Agradeça o recebimento do e-mail como um indivíduo ou representante de uma empresa.

3 – Trabalhe no Ponto Focal

O ponto focal do e-mail que você recebeu deve ser trabalhado adequadamente para mostrar que você realmente reconhece ter recebido o e-mail. Você pode recriar os pontos focais para se adequar às informações adicionais que você deseja anexar como resposta ao seu remetente.

4 – Enviar uma mensagem com limite de tempo

Uma empresa pode revelar seu nível de eficácia e eficiência através de sua resposta aos e-mails dos clientes.

Em um caso em que um cliente envia um e-mail de reclamação, você pode reconhecer o e-mail enviando um limite de tempo para quando as questões levantadas serão abordadas. Você encontrará um exemplo mais tarde neste post.

Se você receber um e-mail que não pode atender prontamente, reconheça o e-mail e diga ao remetente a hora em que a questão será tratada.

5 – Apresentação Educada

O ditado ‘existem dois lados para uma moeda’ confirma o fato de que as condições das coisas podem ser positivas ou negativas.

A sua resposta a um e-mail deve ser baseada na informação que o e-mail apresenta. A informação pode ser tanto positiva como negativa. O reconhecimento de receber um e-mail não deve refletir emoções de raiva e frustração. Apresente seu reconhecimento do e-mail educadamente para mostrar que você considera as opiniões de seu remetente.

6 – Dê as sugestões necessárias

Existem momentos em que um destinatário reconhece um e-mail porque os problemas não são tais que possam ser resolvidos através de um e-mail. Em casos desta natureza, dê as sugestões necessárias sobre como resolver as questões levantadas pelo remetente. O remetente pode ser solicitado a vir até a empresa ou conhecer alguém. Tais sugestões devem ser claramente indicadas.

Exemplo II – Reconhecendo um Email Profissionalmente

Dear John,

Lamentamos que você tenha tido problemas com a transferência de dinheiro que enviamos para a sua conta bancária. Você pode ter que visitar o seu banco para resolver este problema. Peça ao seu agente de contas para nos escrever através do nosso e-mail de apoio ao cliente, e ele ou ela deve citar o seu ID de afiliado para nos permitir verificar a sua identidade.

Se isto não resolver este problema, por favor informe-nos para que possamos tomar outras medidas. Obrigado.

Regards,

7 – Responda as perguntas

Existem e-mails repletos de perguntas. Você pode confirmar o recebimento de tais e-mails dando respostas a essas perguntas sem isentar nenhuma. Se você não puder responder prontamente a essas perguntas, basta dar um prazo para que as respostas sejam enviadas.

Por vezes, há perguntas que requerem respostas urgentes. Para perguntas desta natureza, as respostas devem ser dadas sem demora.

8 – Envolva o Remetente

Há alguns e-mails que requerem que você envolva o remetente. Isto porque o remetente contribuiu para você de forma positiva e você deseja confirmar o recebimento de sua contribuição positiva. Envolvê-los dando-lhes oportunidades de fazer perguntas em e-mails subsequentes ou fazer algumas solicitações é uma forma de envolver o remetente.

Você também pode envolver o remetente, informando-os de que eles podem enviar seus comentários sobre as atividades para as quais contribuíram através do e-mail que você recebeu.

Exemplo III – Reconhecendo um e-mail Profissionalmente

Hi James,

Obrigado por uma resposta rápida. Estou feliz que você tenha achado a aplicação web muito útil. Com certeza você vai descobrir mais funcionalidades nos próximos dias.

Fique à vontade para me contatar para um pedido, sugestão ou reclamação a qualquer momento. Terei muito prazer em ajudar de qualquer forma.

Best regards,

9 – Highlight the Uniqueness of Your Sender

Você pode receber um e-mail que mostra as habilidades do remetente, por exemplo, um e-mail que lida com a candidatura de emprego com o currículo do remetente anexado a ela. Seu reconhecimento de tal e-mail deve indicar as realizações profissionais do remetente para apontar o fato de que o currículo do remetente foi verificado e a empresa respeita as realizações do remetente.

Exemplo III – Reconhecendo um e-mail Profissionalmente

Dear Ruth,

Estamos felizes que você esteja interessado em trabalhar com nossa empresa. Estamos encantados que você tenha completado seu MBA em uma idade tão jovem.

Seu currículo foi passado para o nosso departamento de recursos humanos. Você pode nos contatar se você não receber uma mensagem deles nos próximos cinco dias úteis.

Desejamos o melhor na sua inscrição.

Regards,

10 – Informações Detalhadas

Detalhes devem ser fornecidos em informações de reconhecimento para evitar confusão. Você deve reconhecer o e-mail do remetente fornecendo algumas informações detalhadas, como datas em que os procedimentos necessários serão realizados.

Por exemplo, um reconhecimento para uma entrevista de emprego deve fornecer informações detalhadas sobre a data da entrevista, a hora e o local.

Após uma empresa ter enviado e-mails aos seus clientes solicitando o nível de satisfação de seus clientes sobre seus bens e serviços, um cliente pode enviar um e-mail de reconhecimento para apreciar os serviços da empresa. O cliente deve fornecer informações adequadas como produtos específicos que fazem com que os serviços da empresa mereçam o e-mail de agradecimento.

Conclusão

Em conclusão, tenha em mente que a importância do reconhecimento profissional dos e-mails não pode ser enfatizada demais. Fazer isso o tempo todo ajudará você a se destacar do pacote de concorrentes e manter seus clientes voltando.