Considerar um Emprego de Gestor de Escritório?
“Um gestor de escritório é responsável por tudo e qualquer coisa que possa afectar a qualidade de vida no escritório”, diz Jase Bergen, gestor de escritório de uma empresa de entretenimento em Nova Iorque. “Se estiver quebrado, é melhor consertá-lo, sem desculpas”. Apenas conserte. E quando seis coisas quebram de uma vez, você tem que manter a calma e ter a presença da mente para descobrir o que tem que ser consertado primeiro”.
Poucos papéis são tão importantes para um escritório como o do gerente do escritório. Responsáveis pela circulação de informações por toda a organização, bem como pela coordenação dos esforços dos fornecedores, da gerência e do suporte, os gerentes de escritório garantem que todos estejam trabalhando em conjunto para o sucesso geral da empresa. Você poderia estar pronto para a tarefa?
A descrição de um cargo de gerente de escritório muitas vezes inclui o preço do material de escritório, a gestão da folha de pagamento, o controle do dinheiro pequeno, a supervisão do pessoal de apoio e a entrevista de candidatos a emprego. Um gerente de escritório deve exercer um bom julgamento todos os dias, e qualquer lapso pode significar rescisão.
Considerar as Pessoas
Equipamento não é a única coisa que precisa de manutenção e suporte regulares em uma organização. Uma grande parte do trabalho de um gerente de escritório é motivar e coordenar outros para assegurar que todos estejam trabalhando juntos de forma produtiva para um objetivo comum.
“O truque para ser um bom gerente de escritório é ganhar o respeito das pessoas”, diz Bergen. Isto significa que sua equipe e gerentes devem saber que podem contar com você em um aperto para fazer a coisa certa para todos, vez após vez. Às vezes isso se traduz em defender o que você sabe que é certo, mesmo que um colega de trabalho – ou seu chefe – discorde de sua decisão.
“Sua reputação é tudo”, explica Bergen.
Gratificação imediata
Apesar de um gerente de escritório muitas vezes trabalhar sob grande pressão porque suas responsabilidades são tão grandes no escopo, seu nível de satisfação também é alto. Em uma pesquisa realizada pela Associação Internacional de Profissionais de Administração (IAAP) em 2004, os gerentes de escritório relataram que poder ver os resultados de seu trabalho refletidos no aumento da produtividade e eficiência do escritório imediatamente é o que eles mais gostaram em seu trabalho.
O gerente de escritório ideal
Jack Deal, um psicólogo comportamental especializado em questões de negócios, compilou a seguinte lista de habilidades indispensáveis para o gerente de escritório ideal.
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- Competências informáticas de primeira linha.
- Excelente comportamento ao telefone.
- Competências verbais: Se um gerente oficial não consegue falar bem, que tipo de impressão ela vai projetar? Em muitas empresas, a fluência no idioma estrangeiro também é uma vantagem.
- Boas Habilidades Escritas: A capacidade de usar uma gramática, sintaxe e lógica adequadas quando se escreve é crucial.
- Boas Habilidades de Organização: Não ser capaz de encontrar ou acessar informações importantes de forma eficiente pode prejudicar um negócio.
- Qualidades de Liderança: Os gerentes de escritório devem ser capazes de supervisionar os outros e ter vontade de usar mas não usar mal o poder.
- Uma Boa Ética de Trabalho: Aparecer a tempo e ficar até o trabalho estar completo também é importante.
- Habilidades de Trabalho em Equipe: A capacidade de compartilhar informações onde for relevante e ajudar a fazer melhorias.
Breaking In
Se você é um assistente administrativo interessado em se tornar um gerente de escritório, verifique com seu departamento de recursos humanos se há algum programa de treinamento interno disponível. De acordo com o IAAP, muitas grandes empresas oferecem cursos de formação e desenvolvimento profissional para ajudar a prepará-lo para a gestão do escritório.
O Gerente Autodidata
Admins também podem desenvolver habilidades de gestão por conta própria, e muitos aprendem essas habilidades no trabalho, de acordo com Annette Dubrouillet, presidente e proprietária da Continuum em Springfield, Virginia.
Um consultor, palestrante e personal coach que trabalha regularmente com profissionais administrativos, Dubrouillet aconselha os administradores a desenvolverem habilidades de autocapacitação. “Os administradores têm de ser responsáveis pelo seu próprio desenvolvimento profissional, pela sua própria saúde mental dentro dos seus empregos e pelas suas próprias competências, seja através de redes de contactos, seminários educativos ou encontrar um coach”, diz ela.
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