Dentre as muitas novas e atualizadas normas contábeis emitidas nos últimos anos, mudanças significativas foram feitas na forma como as empresas tratam os contratos de serviços. Por um lado, a nova orientação contábil de leasing levou as organizações a reexaminarem os contratos de serviços que podem conter arrendamentos, adicionando complexidade à interpretação e aos relatórios sobre esses contratos. Por outro lado, novas regras de contabilidade para certos contratos de software esclarecem como os contabilistas devem abordar esses contratos.
Ler para aprender sobre as novas mudanças e acessar ferramentas gratuitas para ajudá-lo a simplificar a conformidade.
- Contabilização das locações incorporadas em contratos de serviços
- As licenças de software são consideradas contratos de serviço sob a ASC 842, IFRS 16, ou GASB 87?
- Contabilidade de software como um contrato de serviço – o que mudou
- Acordos de tecnologia da informação baseados em assinatura para entidades governamentais
- IFRS e contratos de computação em nuvem
- Olhando para o futuro
Contabilização das locações incorporadas em contratos de serviços
De acordo com as novas normas de contabilidade de locação ASC 842, IFRS 16 e GASB 87, as organizações devem examinar seus contratos de serviços (como logística, segurança e armazenamento de dados) e avaliar se esses contratos contêm alguma locação incorporada.
Não existem atalhos para identificar as locações incorporadas. Os contratos de serviço raramente conterão os termos “locação” ou “aluguel”, tornando o processo um empreendimento complexo, particularmente para empresas com grandes volumes de contratos a serem avaliados. Numa pesquisa da KPMG divulgada durante o período em que as empresas públicas estavam em transição para o novo padrão, os entrevistados relataram que identificar arrendamentos embutidos era um dos aspectos mais desafiadores da transição.
Para maior clareza sobre como os arrendamentos podem ser embutidos nos contratos, vamos dar um exemplo.
A empresa A tem um contrato de serviços de segurança com a ABC Security. A ABC Security fornece câmeras, monitores e keypads para as instalações da Empresa A. O contrato estabelece que a Empresa A terá pleno uso do equipamento de monitoramento da ABC Security. O contrato lista cada item, juntamente com um número de identificação, que será usado para este contrato.
A empresa A terá controle total sobre o equipamento de monitoramento, e obterá substancialmente todos os benefícios econômicos do equipamento de segurança. A parte do equipamento deste contrato cumpre todos os padrões exigidos para um arrendamento incorporado:
- Os activos subjacentes estão especificamente identificados.
- A empresa A tem o controlo dos activos subjacentes.
- A empresa A obtém substancialmente todos os benefícios económicos dos activos subjacentes.
Se estiver à procura de um ponto de partida ao avaliar os seus contratos, segurança, logística e contratos de armazenagem, normalmente contêm locações incorporadas.
LeaseQuery oferece um teste de arrendamento embutido para avaliar cada um dos seus contratos de arrendamento embutido:
Se você encontrar um contrato que contenha um arrendamento, use nosso rastreador de ativos de arrendamento para manter um registro detalhado. Também temos um rastreador de ativos de leasing especificamente para entidades governamentais.
As licenças de software são consideradas contratos de serviço sob a ASC 842, IFRS 16, ou GASB 87?
As novas regras de contabilidade de leasing levantam questões sobre o tratamento de despesas relacionadas a taxas de software como serviço (SaaS) e licenças de software. Muitos contratos de software concedem aos clientes o direito de usar um ativo intangível. Devido à linguagem do “direito de uso”, existe confusão sobre se esses contratos podem ser considerados contratos de arrendamento. De acordo com o US GAAP, o ASC 842 declara claramente que os ativos intangíveis não atendem às qualificações para um arrendamento. O GASB 87 também exclui ativos intangíveis.
De acordo com a IFRS 16, ativos intangíveis (e portanto licenças de software) podem satisfazer as qualificações para um arrendamento. Como tal, o tratamento para os custos associados a essas licenças varia de acordo com os US GAAP. Para as empresas que se reportam sob IFRS, é vital trabalhar com seus auditores para garantir a interpretação correta das orientações.
Contabilidade de software como um contrato de serviço – o que mudou
Uso de software baseado em nuvem já estava em ascensão antes da pandemia. Na esteira da COVID-19, SaaS tornou-se um recurso vital para o trabalho, a escola e até mesmo o entretenimento. Com tantas organizações investindo em computação baseada em nuvem, é importante se atualizar sobre a orientação para a contabilidade desses contratos.
A orientação atualizada, FASB Subtopic ASC 350-40, Customer’s Accounting for Implementation Costs Incurred in a Cloud Computing Arrangement That Is a Service Contact (ASC 350-40), entrou em vigor em 1 de janeiro de 2020 para as empresas públicas. As entidades não públicas são obrigadas a seguir as novas orientações para todos os períodos anuais de relato iniciados após 15 de dezembro de 2020.
Prior à emissão da ASC 350-40, existiam dois tratamentos contábeis diferentes para contratos de software:
- Contratos contendo uma licença de software: as organizações poderiam capitalizar o custo da licença de software e seus custos de implementação.
- Contratos de software somente de serviços: a orientação era um pouco mais obscura.
Com contratos de cloud computing, muitas vezes o comprador está comprando um serviço, e não uma licença. Devido à falta de clareza nas orientações, era comum tratar todos os custos relacionados a esses contratos como despesas incorridas, levando as organizações a perder a oportunidade de capitalizar certas taxas.
Como resultado, comprar software no local parecia ser uma decisão mais atraente para o resultado final de uma empresa. Mas a compra de um produto SaaS pode ter benefícios de longo alcance que eclipsam as preocupações da demonstração de resultados. O FASB, parcialmente em reconhecimento de como a falta de clareza na norma estava a afectar injustamente estas decisões de compra, emitiu o ASC 350-40. A nova orientação esclarece o tratamento dos arranjos de computação em nuvem – aqueles que incluem e não incluem as licenças de software. Leia nosso blog fornecendo uma explicação mais profunda da nova orientação, bem como um exemplo passo a passo da contabilidade dos contratos de serviços, incluindo lançamentos contábeis.
Acordos de tecnologia da informação baseados em assinatura para entidades governamentais
Semelhante às organizações privadas, as entidades governamentais variam muito em sua abordagem de contabilidade para contratos de computação em nuvem. Em 2020, o GASB lançou a Declaração No. 96, Acordos de Tecnologia da Informação baseados em Assinaturas, (GASB 96) que é a primeira orientação para os relatórios dos governos estaduais e locais sobre contratos de software. As novas regras são efetivas para todos os períodos iniciados após 15 de junho de 2022.
A orientação delineia a definição de um acordo de tecnologia da informação baseado em assinatura (SBITA) como “um contrato que transmite o controle do direito de usar o software de TI de um fornecedor SBITA, sozinho ou em combinação com ativos de capital tangível (os ativos de TI subjacentes), conforme especificado no contrato por um período de tempo em uma transação de troca ou similar à troca”. Para determinar facilmente se seus contratos atendem à definição, use nossa ferramenta de identificação gratuita SBITA.
Os requisitos de relatórios descritos no GASB 96 refletem os do GASB 87, a orientação governamental para relatórios sobre locações. As entidades governamentais são obrigadas a registrar um ativo de subscrição de direito de uso e a correspondente obrigação de subscrição. A norma também fornece orientação para despesas de caixa, tais como taxas de implementação, para evitar futuras disparidades na forma como as entidades governamentais relatam os custos não-subscrição.
IFRS e contratos de computação em nuvem
Desse modo como o FASB e o GASB, o IASB decidiu não adicionar a definição de uma nova norma para contratos de computação em nuvem ao seu plano de trabalho. O Comitê de Interpretações do conselho determinou que a orientação atual oferecida no IAS 38, IFRS 15 e IAS 1 fornece orientação suficiente para lidar com contratos SaaS, incluindo custos de customização e configuração. Esta é uma decisão provisória da agenda, e o Comitê de Interpretações está aceitando comentários até 15 de fevereiro de 2021.
Olhando para o futuro
As alterações FASB e GASB para a contabilidade de arranjos de computação em nuvem devem oferecer algum alívio para os contadores. Como mais software está hospedado na nuvem, essas atualizações permitem que as organizações tomem decisões informadas sobre possíveis investimentos em software sem serem prejudicadas pela confusão sobre o tratamento contábil da compra.
Conversamente, o tratamento de locações incorporadas em uma base contínua exigirá mais trabalho de perna. Você precisará implementar processos que lhe permitam avaliar novos contratos e identificar os custos de locação e não locação.
Os novos padrões para computação em nuvem oferecem simplicidade e clareza, enquanto os padrões para locações tornam as coisas mais complicadas. Os Conselhos de Administração dão um pouco e eles tiram um pouco.